Mit der xentral Boss App kann sich schnell ein Überblick über die wichtigsten KPI's verschafft werden.
Die App ist sowohl für IOS als auch für Android verfügbar.
Die App richtet sich an den Geschäftsführer.
Im ersten Schritt muss ausgewählt werden, ob Daten von Xentral Home oder Demo Daten verwendet werden sollen. Letzteres ist dann sinnvoll, wenn noch kein Xentral Account vorhanden ist und sich erst einmal ein Überblick verschafft werden soll, welche Funktionen es in der App gibt.
Im nächsten Schritt wird nach dem Namen und einem Passwort gefragt sowie Datenschutzeinstellungen getätigt. Wurde angegeben, dass die Daten aus Xentral verwendet werden sollen, dann müssen diese noch mit der App synchronisiert werden, wofür ein QR Code in Xentral zu scannen ist.
Der QR Code befindet sich in Xentral in den persönlichen Einstellungen. Um zu diesen zu gelangen, klicke auf der Startseite rechts oben auf deinen Nutzernamen und auf Profil bearbeiten. In den persönlichen Einstellungen klickst du unter Mobile Apps auf Zugang aktivieren. Es erscheint ein QR-Code, den du mit dem Handy in der Xentral App unter Registrieren scannen musst.
Die Xentral Boss App hat vier Tabs:
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Home-Tab
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Finanz-Tab
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Belege-Tab
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Einstellungs-Tab
In der linken oberen Ecke erscheint beim Laden ein Kreis, bei einem Fehler erscheint ein rotes Router Symbol. Wird darauf geklickt, erscheint die Fehlermeldung. In der rechten oberen Ecke befindet sich eine Glocke. Diese benachtichtigt über Push-Benachrichtigungen, wie z.B. wenn eine neue Version erscheint.
Im Home-Tab erscheinen die wichtigsten KPI's auf einen Blick.
Der Umsatzgraph in der oberen Hälfte des ersten Tabs zeigt den Umsatz pro 14-Tage, für die letzten 14 Wochen, für die letzten 12 Monate, oder für die letzten 10 Jahre an. Der Umsatz wird hierbei gebildet aus allen Rechnungen, abzüglich der Gutschriften für die jeweilige Periode, deren Status ungleich “angelegt” ist. Auf dem Graphen sind Kreise, welche den Tag sowie den Umsatz anzeigen, wenn darauf geklickt wird.
In der unteren Hälfte des Tabs befinden sich vier Kacheln:
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Die Aufträge-Kachel zeigt die Anzahl aller Aufträge mit dem heutigen Datum.
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Die Umsatz-Kachel zeigt den Summe des “Umsatz Netto” aller Rechnungen für den aktuellen Tag, bei denen der Status ungleich “angelegt” ist.
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Die Pakete-Kachel zeigt die Anzahl der Einträge in der Versand-Tabelle am aktuellen Tag.
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Die “Aufträge Heute”-Kachel zeigt die Summe des Gesamtsumme-Feldes aller Aufträge für den aktuellen Tag, bei denen der Status ungleich “angelegt” ist.
Im zweiten Tab befinden sich die wichtigsten Finanz-KPI's, wie z.B. Umsätze, Verbindlichkeiten, Bankkontostand.
Umsatz aktueller Monat (netto) Die Kachel zeigt die Summe des umsatz_netto-Feldes aller Rechnungen für den aktuellen Monat, abzüglich des umsatz_netto-Feldes aller Gutschriften, des aktuellen Monat an. Es werden nur Rechnungen und Gutschriften berücksichtigt, deren Status ungleich “angelegt” ist.
Umsatz letzter Monat (netto) Die Kachel zeigt die Summe des umsatz_netto-Feldes aller Rechnungen für den letzten Monat, abzüglich des umsatz_netto-Feldes aller Gutschriften, des letzten Monat an. Es werden nur Rechnungen und Gutschriften berücksichtigt, deren Status ungleich “angelegt” ist.
Umsatz vorletzter Monat (netto) Die Kachel zeigt die Summe des umsatz_netto-Feldes aller Rechnungen für den vorletzten Monat, abzüglich des umsatz_netto-Feldes aller Gutschriften, des vorletzten Monat an. Es werden nur Rechnungen und Gutschriften berücksichtigt, deren Status ungleich “angelegt” ist.
Offene Verbindlichkeiten (brutto) Die Kachel zeigt die Summe des betrag-Feldes aller Verbindlichkeiten, deren Status nicht “bezahlt” oder “storniert” ist.
Offene Aufträge (netto) Die Kachel zeigt für alle Auftragspositionen, bei welchen die gewünschte Liefermenge noch nicht erreicht wurde oder der Zustand “geliefert” noch nicht erreicht wurde und der zugehörige Auftrag weder den Status “abgeschlossen”, “storniert” oder “angelegt” hat, die Summe aller Auftragspositionen Mengen mulipliziert mit den Auftragspositionen Preisen, unter Berücksichtigung des Rabattes, an.
Mahnwesen (brutto) Die Kachel zeigt die Summe der Differenzen von Soll- und Ist-Wert aller Rechnungen für Projekte in denen das Mahnwesen aktiviert ist UND bei den Rechnungen das Feld Zahlungsstatus “offen”, das Feld Mahnwesen nicht den Wert “forderungsverlust”, das Feld Belegnummer einen Wert enthält, das Feld Mahnwesen einen Wert enthält, das Feld Mahnwesen_gesperrt den Wert 0 hat und das Feld Mahnwesenfestsetzen nicht gleich 1 ist. Also alle ausstehenden Forderungen, die wir noch nicht abgeschrieben haben.
Zeit Gebucht Die Kachel zeigt die Summe aller Einträge in der Zeiterfassung für den aktuellen Monat in Stunden.
Abolauf nächsten Monat (brutto)
Bankkonten Gesamt
Gesamtumsatz laufendes Jahr (netto) Die Kachel zeigt die Summe des umsatz_netto-Feldes aller Rechnungen für das aktuelle Jahr, abzüglich des umsatz_netto-Feldes aller Gutschriften, des aktuellen Jahrs an. Es werden nur Rechnungen und Gutschriften berücksichtigt, deren Status ungleich “angelegt” ist.
In diesem Tab werden die Belegarten Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften als Kacheln dargestellt. Wird auf eine Kachel geklickt, erscheinen die einzelnen Belege der Belegart mit Datum, Nr., Name, Status und Betrag. Auch auf diese kann jeweils geklickt werden um in den einzelnen Beleg zu springen. Hier werden noch detailliertere Informationen angezeigt, wie z.B. Die Adresse des Namens, die Versandart, die Bezahlart, die einzelnen Artikel, die Auftragsampel und das Protokoll.
In den Einstellungen kann die Anmelde-PIN sowie der Name geändert werden.
Registrierung
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Registrierung neu durchführen → Die App ist mit der Xentral-Installation zu verbinden, indem der APP-QR-Code gescannt wird
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Registrierung löschen → Auflösen der Registrierung mit der Xentral-Installation
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Auf Werkseinstellungen zurücksetzten → Auflösen der Registrierung mit der Xentral-Installation und Entfernung des gesetzten PINs
Support
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Version
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Sie brauchen Unterstützung? → Informationen zur Einrichtung und Benutzung
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Im Web unter → Link zur Xentral-Website
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Telefonischer Support → Telefonsupport von Xentral
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E-Mail Support → E-Mail Support von Xentral
Rechtliche Hinweise
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Impressum
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Allgemeine Geschäftsbedingungen
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Leistungsbeschreibung
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Datenschutzerklärung
Datenschutz Möglichkeit zur Aktivierung oder Deaktivierung von Firebase Analytics & Performance und von Benachrichtigungen.
Für die Verbindung zur Xentral REST-API muss eine Weiterleitung des Authorization Headers von Apache zu PHP konfiguriert werden. Hierzu müssen folgende Zeilen in der PHP-FPM-Konfigurationsdatei eingefügt werden:
<IfModule setenvif_module> SetEnvIfNoCase ^Authorization$ "(.+)" HTTP_AUTHORIZATION=$1 </IfModule>
Ohne diese Einstellung ist die PHP-Variable $_SERVER['HTTP_AUTHORIZATION'] nicht gesetzt. Es gibt auf PHP-Seite auch keine andere Möglichkeit an die Login-Daten zu kommen. Auf PHP-Seite sieht es also immer so aus als ob kein Login stattgefunden hat (Fehler 7411).
Xentral stellt ein Testskript zur Verfügung, welches auf dem eigenen Server die korrekte Weiterleitung des Authorization Headers überprüft. Das Testskript findet sich im GitHub-Downloadbereich von Xentral, die Datei heißt authtest.php.
Anleitung für Test mit dem Testskript:
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Datei an einem Platz innerhalb des Xentral-Verzeichnisses www ablegen. Der genaue Speicherort ist nicht relevant, der Dateiname ist ebenfalls nicht relevant, die Datei muss nur über den Browser aufrufbar sein.
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Datei im Browser aufrufen. Beim ersten Aufruf erscheint ein Eingabefeld für die Zugangsdaten. Beliebige Zugangsdaten eingeben, es wird alles akzeptiert.
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Bei korrekter Webserver-Konfiguration erscheint eine grüne Meldung "Authorisation-Header vorhanden". Bei fehlerhafter Konfiguration erscheint das Login-Fenster immer wieder. Anschließend kann einfach auf "Abbrechen" klicken.
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Datei nach den Tests vom Server löschen.
In der Xentral Boss App werden keinerlei Belege ausgegeben und durch einen Klick auf das "rote Antenne"-Icon wird deutlich, dass ein Netzwerkfehler vorliegt. Das kann u.a. daran liegen, dass fehlende Rechte in Xentral vorliegen. Dieses Problem wird gelöst, wenn die App über den QR-Code des Admin-Users verbunden ist.
Falls die App über den QR-Code des Admin-Users verbunden ist und der Admin auch eingeloggt ist, kann das Problem auch in den fehlenden Rechten für die Belege bei den API-Permissions liegen.
Mögliche Lösung: Rechte-Vergabe für Belege
Dazu ist in der SuperSearch nach API-Accounts zu suchen und das Modul zu öffnen. Dort sind die API-Accounts für die Xentral Boss App aufzurufen. Wenn die API für die App aufgerufen wird, sind folgende Haken zu setzen:
Pro Beleg sind die Haken bei den "get" und "list" Rechten ausreichend. Falls dies nicht funktioniert, sind alle Rechte für die Belegart zu setzen und ein weiteres Mal zu probieren.
Falls andere Belegarten nicht angezeigt werden und der API-Account nur für die BOSS-APP genutzt wird, sind alle Rechte zu setzen. Weitere Belegarten, in denen die Rechte für die Belege gesetzt werden können, sind delivery note, quote und supply orders.
In der Xentral Boss App wird der Versanddienstleister in den Belegarten Auftrag und Lieferschein nicht angeben. Zudem erscheint unter Standardversand die falsche Adresse auf jedem Lieferschein bzw. es wird immer die Adresse "Fuggerstraße 11, 86150 Augsburg" angegeben.