Legacy-Modul
Das in diesem Artikel beschriebene Modul wurde als Legacy-Modul gekennzeichnet. Dies bedeutet Folgendes:
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Wir entwickeln keine neue Funktionalitäten oder beheben Bugs für dieses Modul.
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Das Modul ist in Xentral-Instanzen nicht mehr verfügbar, die nach dem 28. Sept. 2022 erstellt wurden. Dies gilt sowohl für Demo-Instanzen als auch für lizenzierte Instanzen. Solltest du als Neukunde spezielle Anforderungen haben, die nur durch dieses Modul erfüllbar wären, kontaktiere bitte unser Kundensupport-Team, um mögliche Lösungen zu besprechen.
Für weitere Informationen siehe auch Warum stuft Xentral einige Module als veraltet ein (Legacy-Module) und was bedeutet das für dich?
Du kannst deine Xentral-Umgebung an die CRM-Plattform Pipedrive anbinden. Die Anbindung erlaubt dir, Kontaktpersonen, Firmen und Deals zwischen Xentral und Pipedrive zu synchronisieren.
Um die Anbindung an Pipedrive einzurichten, gehe wie folgt vor:
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In deiner Pipedrive-Anwendung, navigiere zu Einstellungen > Persönliche Einstellungen > API.
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Kopiere den API-Schlüssel aus dem Feld Dein persönlicher API Token in die Zwischenablage. Du wirst ihn später benötigen.
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In Xentral öffne das -Modul aus dem App Center oder über die Smart Search.
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Gehe zum Reiter Einstellungen in der Ansicht Pipedrive Einstellungen und füge den API-Schlüssel aus der Zwischenablage in das Feld API-KEY unter PipeDrive API konfigurieren ein.
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Klicke auf Speichern.
Die benötigte Konfiguration wird automatisch in Xentral eingerichtet und der Erstimport der Daten aus Pipedrive beginnt automatisch.
Der Erstimport der Kontaktpersonen, Firmen und Deals aus Pipedrive beginnt automatisch.
Alle Kontaktpersonen und Firmen aus Pipedrive werden importiert und im Adressen-Modul in Xentral gespeichert. Sie werden der automatisch eingerichteten Kontaktgruppe Pipedrive zugeordnet. Sie erhalten außerdem die Rolle Kunde, sodass sie eine Kundennummer in Xentral zugewiesen bekommen.
Alle Deals werden automatisch in das Wiedervorlagen-Modul in Xentral importiert. Standardmäßig werden die Deals im Pipedrive-Board mit denselben Deal-Phasen wie in Pipedrive angezeigt.
Standardmäßig werden alle Kontaktpersonen und Firmen in Xentral, die zur Pipedrive-Kontaktgruppe gehören, alle 10 Minuten synchronisiert. In diesem Kontext bedeutet Synchronisation Folgendes:
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Neue Kontaktpersonen oder Firmen in Pipedrive werden in Xentral angelegt, erhalten die Rolle Kunde und werden der Kontaktgruppe Pipedrive zugeordnet.
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Der Importer prüft nicht auf bereits vorhandene Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse, welche nicht zur Pipedrive-Gruppe gehören. Aus diesem Grunde können beim Erstimport Duplikate entstehen.
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Jede Kontaktperson oder Firma in Xentral, die du der Pipedrive-Kontaktgruppe hinzufügst, wird auch in Pipedrive angelegt.
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Wenn die Kontaktdaten in einem System geändert wurden, werden sie auch im anderen System entsprechend angepasst. Dies bezieht sich natürlich nur auf Xentral-Adressen, die die Rolle Kunde haben und die zur Pipedrive-Kontaktgruppe gehören.
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Alle Löschungen in einem der Systeme werden im jeweils anderen System nicht durchgeführt. Ebenso gilt: Wenn eine Kontaktperson oder eine Firma aus der Pipedrive-Kontaktgruppe in Xentral entfernt wird, wird er oder sie nicht aus Pipedrive gelöscht und es wird auch kein Duplikat der Adresse in Xentral nach der nächsten Synchronisation angelegt.
Standardmäßig werden alle Deals automatisch denselben Deal-Phasen wie in Pipedrive zugeordnet.
Die Deals werden im Wiedervorlagen-Modul im eigens vorhandenen Pipedrive-Board angezeigt.
Die folgenden Eigenschaften der Deals werden zwischen Pipedrive und Xentral synchronisiert, sodass eine Änderung in dem einen System entsprechend im anderen System bei der nächsten Synchronisation nachgezogen wird.
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Titel des Deals
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Erstellungsdatum und -zeit
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Betrag
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Phasen
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Wahrscheinlichkeit
Du kannst die Zuordnung von Deal-Phasen in Xentral an deine Bedürfnisse anpassen.
Um eigene Deal-Phasen zuzuordnen, gehe wie folgt vor:
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Im Reiter Einstellungen der Ansicht Pipedrive Einstellungen wähle Manuell zuordnen im Bereich Pipedrive Einstellung aus.
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Im Bereich Deal-Phasen wähle die gewünschte Deal-Phase in Xentral aus der Dropdown-Liste der Standard-Deal-Phasen aus.
Anmerkung
Die neue Deal-Phase wird nur für Deals verwendet, die nach der Neuzuordnung synchronisiert werden. Vorhandene unveränderte Deals behalten ihre derzeitigen Phasen in Xentral bei.
Im Wiedervorlagen-Modul findest du die Standard-Deal-Phasen im Pipedrive Board. Falls du die Zuordnung der Deal-Phasen zwischen Pipedrive und Xentral verändert hast, wird die neue Deal-Phase möglicherweise in einem anderen Board angezeigt. Du kannst jedoch die Verteilung der Phasen auf die Boards so anpassen, dass alle Phasen, die du mit Pipedrive-Deals verknüpft hast, im Pipedrive Board angezeigt werden.
Um die Phasen auf ein anderes Board im Wiedervorlagen-Modul zu verschieben, gehe wie folgt vor:
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Navigiere zum Wiedervorlagen-Modul:
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Navigiere zum Reiter Stages und scrolle zur Zeile derjenigen Phase, die du ins Pipedrive-Board verschieben möchtest.
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Klicke auf
ganz rechts in der Zeile.
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Das Dialogfenster Bearbeiten öffnet sich. Klicke dort im Feld Board auf
und wähle das Board Pipedrive aus.
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Trage eine ganze Zahl in das Feld Reihenfolge ein, um die Position dieser Phase innerhalb der Phasenreihung im Board zu bestimmen.
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Klicke auf Speichern.
Die automatisch erzeugte Standardkonfiguration in Xentral ist wie folgt:
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Ein auf Adressen bezogenes Freifeld namens Pipedrive-Label wurde automatisch in den Grundeinstellungen hinzugefügt. Dieses wird für die Synchronisation der Kontakte zwischen Pipedrive und Xentral benötigt. Du darfst dieses Feld nicht verändern oder löschen!
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Es wurde automatisch eine Kontaktgruppe namens Pipedrive erstellt. Diese wird verwendet, um die Kontakte zu identifizieren, die mit Pipedrive synchronisiert werden sollen. Wir empfehlen, die Einstellungen für diese Kontaktgruppe so zu belassen. Falls nötig kannst du jedoch den Namen der Kontaktgruppe wie unten beschrieben anpassen.
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Der Prozessstarter Pipedrive Process Queues wurde automatisch gestartet. Dieser löst die periodische Synchronisation von Kontaktpersonen, Firmen und Deals zwischen Pipedrive und Xentral aus. Standardmäßig ist eine Periode von 10 Minuten eingestellt. Du kannst die Periode bei Bedarf anpassen.
Anmerkung
Beachte bitte, dass der Bereich Sync Einstellungen auf der Pipedrive Einstellungen-Seite keinen Einfluss auf die tatsächliche Synchronisationsperiode hat.
Wenn du die Verbindung mit Pipedrive einrichtest, wird automatisch eine neue Kontaktgruppe namens Pipedrive im Gruppe-Modul erstellt. Alle Kontakte, die aus Pipedrive importiert werden, werden dieser Gruppe automatisch zugewiesen.
In den meisten Fällen ist diese Standardkonfiguration ausreichend. Falls du jedoch den Namen der Kontaktgruppe ändern möchtest, die für die Synchronisation zwischen Pipedrive und Xentral genutzt wird, dann kannst du wie folgt vorgehen:
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Optional: Halte den Prozessstarter Pipedrive Process Queues an.
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In Xentral NextGen wähle
in der Navigation, um zur Einstellungen-Seite zu gelangen.
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Bei den Einstellungen, aktiviere den Schalter
Erweiterte Einstellungen und navigiere zu Administration > Prozessstarter.
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Bewege dich durch die Liste der Prozessstarter zu Pipedrive Process Queues und klicke
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Im Bearbeiten-Dialogfenster, das sich geöffnet hat, entferne das Häkchen bei Aktiv.
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Klicke auf Speichern.
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Öffne das Gruppe-Modul über die Smart Search oder über das App Center und ändere dort den Namen der Gruppe:
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Klicke
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Im Dialogfenster Bearbeiten, das sich geöffnet hat, trage den gewünschten Gruppennamen in das Feld Bezeichnung ein.
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Klicke auf Speichern.
Die Änderung wird automatisch an allen entsprechenden Stellen in der Anwendung durchgeführt. Die Kontakte bleiben mit dieser Gruppe unter ihrem neuen Namen verknüpft.
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Öffne das Modul Pipedrive über das App Center oder über die Smart Search und ändere dort ebenfalls den Gruppennamen.
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Falls du anfangs den Prozessstarter Pipedrive Process Queues angehalten hast, navigiere nun zu den Prozessstartern und starte diesen Prozessstarter wieder, indem du das Häkchen bei Aktiv setzt und die Änderung speicherst.
Falls nötig kannst du die Standardsynchronisationsperiode von 10 Minuten verändern. The Synchronisationsperiode wird im Prozessstarter Pipedrive Process Queues festgelegt. (Dieser Prozessstarter wird durch den Parameter pipedrive_process definiert.)
Um die Synchronisationsperiode anzupassen, gehe wie folgt vor:
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In Xentral NextGen wähle
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In Dein System einrichten aktiviere den Schalter
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Scrolle durch die Liste der Prozessstarter und suche nach Pipedrive Process Queues. Klicke auf
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Im Dialogfenster Bearbeiten, das sich geöffnet hat, trage den gewünschten Wert in das Feld Periode ein. Dieser ganzzahlige Wert versteht sich in Minuten.
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Klicke auf Speichern.