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Hubspot ist eine Software für Sales, CRM, Inbound Marketing usw. aus dem Bereich Vertrieb und Marketing. Die Schnittstelle von xentral zu Hubspot erlaubt die Synchronisierung von Kontakten (Adressen), bestimmten Kontaktdaten und Deals (Wiedervorlagen) zwischen Hubspot und xentral. Um zu steuern, welche Kontakte zwischen xentral und Hubspot übertragen werden sollen, wird eine eigene Gruppe für die Hubspotkontakte (s.u.) angelegt.

Features

Synchronisation von Kontakten

• Wenn ein Kontakt bei Hubspot angelegt, registriert, hinzugefügt oder bearbeitet wird, dann wird diese Änderung in xentral synchronisiert
• Wenn ein Lead Kontakt in xentral angelegt, registriert, hinzugefügt oder bearbeitet wird, dann wird die Änderung ebenfalls in Hubspot synchronisiert
• Kontakte werden in eine Gruppe importiert. Der Name der automatisch angelegten Default-Gruppe lautet "Hubspot"

Synchronisation von Deals

• Wenn ein Deal bei Hubspot angelegt/registriert/hinzugefügt/bearbeitet wird, dann wird diese Änderung in xentral synchronisiert
• Wenn eine Wiedervorlage in xentral angelegt/registriert/hinzugefügt/bearbeitet wird, dann wird die Änderung ebenfalls in Hubspot als Deal synchronisiert, wenn diese sich in dem dafür vorgesehenen View befindet
• Die Deals-Phasen bzw. Stages können in xentral manuell angepasst werden, um zum Beispiel die vorhandenen Stages mit Hubspot zu verbinden

Anbindung

Um Hubspot und xentral zu verbinden, wird im Hubspot-Backend auf das eigene Profil geklickt. Dort kann zu Profil & Einstellungen > Integrationen > API-Keys navigiert werden. Der dort verfügbare API-Key wird im xentral-Modul Hubspot im Feld API-Key eingetragen und gespeichert. Damit ist die Schnittstelle einsatzbereit.

Einstellungen

Im Modul Hubspot in xentral können alle relevanten Einstellungen getätigt werden.

Hubspot API Konfiguration 

Wie im Abschnitt Anbindung beschrieben, ist der API-Key von Hubspot in das gleichnamige Feld einzutragen. Nach einem Klick auf den Speichern-Button erscheint diese Meldung: 

• Api Key für Hubspot wurde erfolgreich aktualisiert.

Das heißt, der API-Key ist korrekt und Stages und Deals können nun von Hubspot automatisch importiert werden.

Sync Einstellungen

In den Sync Einstellungen wird festgelegt, ob Deals, Kontakte oder beides übertragen werden soll.

Folgende Felder können dafür verwendet werden:

• Kontakte: Durch Anklicken werden beidseitig die Kontakte synchronisiert
• Startzeit für Kontakte Synchronisation: Optional ist anzugeben, ab welchem Zeitpunkt die Kontakte synchronisiert werden sollen. Dadurch werden Kontakte vor diesem Zeitpunkt nicht synchronisiert. Wird die Datumsangabe frei gelassen und nichts eingetragen, werden alle Kontakte synchronisiert
• Lead-Status für Kontakte Synchronisation: Durch Auswahl des Lead-Status aus dem Drop-Down Menü können nur relevante Kontakte mit einem bestimmten Status synchronisiert werden. Dafür ist zuvor festzulegen, zu welcher Stage ein Kunde zugeordnet wird
• Deals: Durch Anklicken wird die Deals Synchronisation aktiviert

Hubspot Einstellungen

Es können weitere Einstellungen vorgenommen werden. 

• Gruppe für Kontakte: Adressen, die in xentral zu dieser Gruppe gehören, werden bei der Synchronisation mit Hubspot berücksichtigt. Die Bezeichnung ist frei wählbar
• Automatisch: Stages/Hubspot Deals werden 1:1 in xentral übernommen
• Benutzerdefiniert: Stages der Wiedervorlagen in xentral werden manuell den Phasen der Deals in Hubspot zu geordnet. Nach der Auswahl "Benutzerdefiniert" erscheint rechts der Bereich "Deal-Phasen", der eine manuelle Zuordnung der Stages mithilfe des Drop-Down Menüs ermöglicht

Custom Deal-Phase/Lead-Status

Im Hubspot Modul > Einstellungen kann im Abschnitt Custom Deal-Phase/Lead-Status auf der rechten Seite die Synchronisation dieser manuell angestoßen werden. Durch einen Klick auf den Aktualisieren/Synchronisieren-Button werden die Custom-Deal-Phasen und der Lead-Status von Hubspot zu xentral geholt. 

Die Synchronisation bzw. der Abgleich der Kontakte beginnt sobald der API-Key eingegeben wurde. Das konkrete Verhalten kann in den Sync Einstellungen gesteuert werden, also ab wann die Synchronisation stattfinden soll, welche Kontakte sie einschließen soll usw.. xentral synchronisiert Kontakte nur dann zu Hubspot, wenn die Kontakte der im Hubspot-Modul angegebene Gruppe für Kontakte zugeordnet sind. Alle Kontakte von Hubspot gehen automatisch in die zuvor genannte Gruppe. 

Falls neue Kontaktdaten umgekehrt von Hubspot zu xentral importiert werden, wird eine neue Adresse mit neuer ID angelegt. Bereits existierende Kontaktdaten wie bspw. die E-Mail-Adresse werden dabei nicht überschrieben

Hinweis: Werden Deals (Wiedervorlagen) importiert, ist es wichtig zu wissen, welche Stage verwendet werden soll, um Deal dem entsprechenden Board korrekt zuzuordnen. Bestehende Deals werden beim Import nicht angetastet bzw. überschrieben, da die Deals parallel funktionieren. Die doppelte Anlage von Deals ist nicht möglich, es werden lediglich die Daten wie z.B. der Betrag aktualisiert bzw. angepasst. 

Zusätzliche Einstellungen

Damit der Status eines Kontakts in der Adresstabelle korrekt angezeigt wird, ist zunächst zu Administration > Einstellungen > System > Grundeinstellungen > Einstellungen > Freifelder zu navigieren. 

In der Übersicht Bezeichnung Adresse Freifelder sind mindestens zwei Freifelder freizuhalten, da Hubspot diese für eine erfolgreiche Installation benötigt. Sind alle Freifelder leer, wird nach der Eingabe des API-Keys inkl. Speicherung das System automatisch angelegt und zwei Freifelder folgendermaßen angelegt: 

Danach ist in den Untertab System zu navigieren und unter Zusatzfelder Adresstabelle Spalte  1 und 2 entsprechend der vorigen Angaben auszufüllen. Dazu ist aus dem Drop-Down-Menü die exakte, dem Freifeld entsprechende, Bezeichnung auszuwählen. Diese Verknüpfung bewirkt, dass die Bezeichnungen später so in der Adresstabelle auftauchen.

 Nach erfolgreicher Eingabe sind die Angaben in der Adresstabelle einsehbar: 

Prozessstarter bei Hubspot

Mit der Eingabe des API-Keys werden diese drei Prozessstarter automatisch im Modul Prozessstarter angelegt:

• Hubspot Process Queues: Exportiert Änderungen von xentral nach Hubspot
• Hubspot Synchronize Contacts: Synchronisiert Kontakte zwischen xentral und Hubspot
• Hubspot Synchronize Deals: Synchronisiert Deals zwischen xentral und Hubspot

Diese Prozesse werden regelmäßig ausgeführt. Die Perioden sind dabei frei wählbar. Als Standardwerte sind 10 Minuten für die Process Queues und 60 Minuten für die beiden Synchronisations-Prozessstarter empfohlen. In jedem Fall müssen die Prozessstarter aktiviert sein, sonst ist eine Synchronisation, egal in welche Richtung, unmöglich. Für den Export der Kontakte aus xentral musst du einen Status definieren, der übertragen werden soll. Der Status wird über die Freifelder der Adressen vorgegeben, welche bei der Initialisierung angelegt wurden.

Hinweis: Bei der Ausführungsfrequenz ist zu beachten, dass das System nicht durch eine zu kurze Laufzeit bzw. zu hohe Frequenz überlastet wird.  Der Prozessstarter sollte genügend Zeit bekommen, um alle Informationen aus Hubspot abzuholen, ansonsten werden weitere Prozesse oder ein weiterer Abholversuch für diesen Prozessstarter gestoppt.