Unter dem Menüpunkt Controlling befinden sich verschiedene Statistiken, die dabei helfen die unternehmerische Rentabilität stets im Auge zu behalten. Zu beachten ist, dass hierbei sämtliche Daten auf den Belegen beruhen, die freigegeben wurden, d.h. entscheidend ist nicht der Zeitpunkt, an dem ein Dokument versendet, sondern zu dem ein Beleg freigegeben wurde, damit es in den Statistiken erscheint.
In xentral werden im Management Board Statistiken zu Aufträgen und Bestellungen, zum Cashflow und den Finanzen, zur Liquidität und zu Angeboten und Aufträgen erstellt. Voraussetzung zur Erstellung und Aktualisierung der Statistiken ist der Prozessstarter "Umsatzstatistiken" welcher zuvor aktiviert werden muss.
Besonders relevant ist dieses Modul, wenn ein Überblick über die genannten Punkte erreicht werden soll oder das Controlling diese Statistiken benötigt und auswertet.
In diesem Reiter befinden sich 6 Statistiken: Auftragseingänge, Bestellungen, Auftragseingang Projekte im Jahr, Auftragseingang Projekte im Monat, Mitarbeiter und Top 5 Artikel der letzten 90 Tage.
Hier befindet sich eine tagesaktuelle Übersicht über die Aufträge:
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x-Achse → An der x-Achse können die Zeit abgelesen werden, wobei hier Datenpunkte der letzten drei Monate abgebildet werden; indem mit der Maus über die Achse gefahren wird, können auch die spezifischen Daten für die einzelnen Tage eingesehen werden
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y-Achse links - Blaue Kurve → Hier ist die Anzahl freigegebener Aufträge für jeden einzelnen Tag dargestellt, wird mit der Maus über die blaue Kurve gefahren
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y-Achse rechts - Grüne Kurve → Hier wird das Netto Auftragsvolumen angezeigt, wird mit der Maus über die grüne Kurve gefahren
Bei den Bestellungen erfolgt die Darstellung in derselben Weise wie bei den Aufträgen, d.h. Sie sehen für jeden Tag die Anzahl der aufgegebenen Bestellungen und welche Nettokosten Ihnen aus diesen entstanden sind. Analog ist auch die Achsenbeschriftung zu interpretieren:
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x-Achse → Zeit
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y-Achse links - blaue Kurve → Anzahl der Bestellungen
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y-Achse rechts - grüne Kurve → Nettovolumen dieser Bestellungen
Hier wird ersichtlich, wie sich der Nettoumsatz prozentual auf die einzelnen Projekte verteilt - einmal für das gesamte Geschäftsjahr und einmal für den aktuellen Monat. Die Farben, die für die Darstellung der einzelnen Projekte verwendet werden, können in den Projekteinstellungen individuell festlegen.
In dieser Grafik wird die prozentuale Verteilung der Mitarbeiter auf die Projekte ersichtlich, wobei das in den Stammdaten hinterlegte Hauptprojekt maßgeblich für diese Zuordnung ist. Die Farben entsprechen wiederum der Auswahl, die in den Projekteinstellungen festgelegt wurden.
In diesem Reiter befinden sich auf der linken Seite zwei Diagramme und auf der rechten Seite eine Tabelle, aus denen Informationen zu den Finanzen bzw. dem Cashflow abgelesen werden können.
In diesem Bereich ist es möglich, das Jahr auszuwählen, für welches die Statistiken berechnet werden sollen. Zudem kann unter "Vergleichsjahr" ein Vergleichsjahr ausgewählt werden, um so die Zahlen mit diesem zu vergleichen. Das zu vergleichende Jahr erscheint in gestrichelten Linien im Diagramm.
Die zwei Diagramme unterscheiden sich dahingehend, dass im ersten Diagramm die Werte für die einzelnen Monate gesondert angezeigt werden, wohingegen sich im unteren Diagramm die kumulierten Werte befinden.
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Angebote - grün → Hier wird der Nettobetrag der Angebote angezeigt, die je Monat erstellt wurden
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Aufträge - hellblau → Nettovolumen der Aufträge je Monat
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Rechnungen - orange → Hier wird das Nettovolumen der Rechnungen widergegeben, wobei nicht der Zahlungseingang relevant für die Statistik ist, sondern die Rechnungsstellung an sich, d.h. jede Rechnung fließt in die Berechnung mit ein, auch wenn diese sich im Mahnwesen befinden sollte, es sei denn es wurde eine Stornierung vorgenommen
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Gutschriften - dunkelblau → Bei den Gutschriften werden ebenfalls die Nettobeträge mit dem Zeitpunkt der Freigabe erfasst
Im unteren Diagramm sind die selben Datenpunkte ersichtlich, allerdings erfolgt hier eine kumulierte Betrachtung, sodass stets überprüft werden kann, wie die Entwicklung im aktuellen Geschäftsjahr bisher verläuft, bspw. um die Erreichung von Zielvorgaben zu überprüfen.
Hier befinden sich diverse Daten, die einen Überblick über die Liquiditätssituation des Unternehmens zum aktuellen Zeitpunkt anzeigen, aber auch die Verhältnisse der letzten zwei Monate berücksichtigen, sodass auch Entwicklungen abgeleitet werden können.
Die Live Monitor Liquidität beschäftigt sich primär mit dem aktuellen Zeitpunkt.
Offene Rechnungen (brutto)
Hier steht die Summe aus Soll - Ist von allen Rechnungen mit Belegnummer und einem zugewiesenen Projekt.
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Im zugewiesenem Projekt muss die Einstellung ‘Mahnwesen aktiv’ aktiviert sein.
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Innerhalb der Rechnungen darf die Einstellung ‘Alle Einstellungen manuell festsetzen’ nicht aktiviert sein
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Der ‘Zahlungsstatus’ muss ‘offen’ sein
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Die ‘Mahnstufe’ darf nicht auf ‘Forderungsverlust’ stehen
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Außerdem darf die ‘Sperre’ für das Mahnwesen nicht aktiviert sein
Offene Verbindlichkeiten (brutto)
Summe des Betrags aller Verbindlichkeiten, die nicht storniert und deren Zahlungsstatus ('Aktion') ‘offen’ ist.
Offene Aufträge (netto)
Dieses Feld zeigt die Summe von Menge * Preis - Rabatt der Auftragspositionen aller Aufträge, die ein zugewiesenes Projekt und eine zugewiesene Adresse haben. Das heißt, hier wird das Nettovolumen aller Aufträge, die zwar freigegeben, aber noch nicht (vollständig) ausgeliefert wurden, angezeigt.
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Der 'Status' des Auftrags muss auf ‘freigegeben’ stehen
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Die gelieferte Menge der Auftragsposition muss kleiner als die Menge der Auftragsposition sein und darf nicht geliefert sein
Mahnwesen (brutto)
Hier steht die Summe aus Soll - Ist von allen Rechnungen mit Belegnummer und einem zugewiesenem Projekt.
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Im zugewiesenem Projekt muss die Einstellung ‘Mahnwesen aktiv’ aktiviert sein
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Innerhalb der Rechnungen darf die Einstellung ‘Alle Einstellungen manuell festsetzen’ nicht aktiviert sein
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Der ‘Zahlungsstatus’ muss ‘offen’ sein
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Die ‘Mahnstufe’ darf nicht auf ‘Forderungsverlust’ oder einem leeren Wert stehen
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Außerdem darf die ‘Sperre’ für das Mahnwesen nicht aktiviert sein
Die zweite Zeile betrachtet jeweils ausschließlich den aktuellen Monat hinsichtlich Rechnung/Gutschrift, Verbindlichkeiten, Kontenrahmen Ausgaben und Bankkonten Saldo.
Rechnung/Gutschrift (netto)
Hier findest du die Summe des Nettoumsatzes aller Rechnungen minus die Summe des Nettoumsatzes aller Gutschriften, die nicht den ‘Status' ‘angelegt’ haben und deren Monat und Jahr des 'Rechnungsdatum’ mit dem aktuellen Monat und Jahr übereinstimmt.
Verbindlichkeiten (brutto)
Hier steht die Summe des Betrags aller Verbindlichkeiten, die nicht storniert sind und deren Monat und Jahr des ‘Rechnungsdatum’ mit dem aktuellen Monat und Jahr übereinstimmt.
Kontenrahmen Ausgaben (brutto)
Hier findest du die Summe von ‘Haben’ minus die Summe von 'Soll' aller Kontoauszüge, die einem Kontorahmen der Art ‘Aufwendungen’ zugewiesen sind ('Gegenkonto' des Kontoauszugs = ‘Konto’ des Kontorahmens) und bei denen kein Importfehler vorliegt. Außerdem müssen Monat und Jahr des Kontoauszugsdatum mit dem aktuellen Monat und Jahr übereinstimmen.
Bankkonto Saldo (brutto)
Hier steht das Saldo der Summe von ‘Haben’ und der Summe von 'Soll' aller Kontoauszüge, bei denen kein Importfehler vorliegt. Außerdem müssen Monat und Jahr des Kontoauszugsdatum mit dem aktuellen Monat und Jahr übereinstimmen.
Die dritte Zeile betrachtet jeweils ausschließlich den letzten Monat hinsichtlich Rechnung/Gutschrift, Verbindlichkeiten, Kontenrahmen Ausgaben und Bankkonten Saldo.
Rechnung/Gutschrift (netto)
Hier steht die Summe des Nettoumsatzes aller Rechnungen minus die Summe des Nettoumsatzes aller Gutschriften, die nicht den ‘Status' ‘angelegt’ haben und deren Monat und Jahr des 'Rechnungsdatum’ mit dem vorherigen Monat und (aktuellem) Jahr übereinstimmt.
Verbindlichkeiten (brutto)
Hier steht die Summe des Betrags aller Verbindlichkeiten, die nicht storniert sind und deren Monat und Jahr des ‘Rechnungsdatum’ mit dem vorherigen Monat und (aktuellem) Jahr übereinstimmt.
Kontenrahmen Ausgaben (brutto)
Hier steht die Summe von ‘Haben’ minus die Summe von 'Soll' aller Kontoauszüge, die einem Kontorahmen der Art ‘Aufwendungen’ zugewiesen sind ('Gegenkonto' des Kontoauszugs = ‘Konto’ des Kontorahmens) und bei denen kein Importfehler vorliegt. Außerdem müssen Monat und Jahr des Kontoauszugsdatum mit dem vorherigen Monat und (aktuellem) Jahr übereinstimmen.
Bankkonto Saldo (brutto)
Hier steht das Saldo der Summe von ‘Haben’ und der Summe von 'Soll' aller Kontoauszüge, bei denen kein Importfehler vorliegt. Außerdem müssen Monat und Jahr des Kontoauszugsdatum mit dem vorletzten Monat und (aktuellem) Jahr übereinstimmen.
Die dritte Zeile betrachtet jeweils ausschließlich den letzten Monat hinsichtlich Rechnung/Gutschrift, Verbindlichkeiten, Kontenrahmen Ausgaben und Bankkonten Saldo.
Rechnung/Gutschrift (netto)
Hier steht die Summe des Nettoumsatzes aller Rechnungen minus die Summe des Nettoumsatzes aller Gutschriften, die nicht den ‘Status' ‘angelegt’ haben und deren Monat und Jahr des 'Rechnungsdatum’ mit dem vorherigen Monat und (aktuellem) Jahr übereinstimmt.
Verbindlichkeiten (brutto)
Hier steht die Summe des Betrags aller Verbindlichkeiten, die nicht storniert sind und deren Monat und Jahr des ‘Rechnungsdatum’ mit dem vorherigen Monat und (aktuellem) Jahr übereinstimmt.
Kontenrahmen Ausgaben (brutto)
Hier steht die Summe von ‘Haben’ minus die Summe von 'Soll' aller Kontoauszüge, die einem Kontorahmen der Art ‘Aufwendungen’ zugewiesen sind ('Gegenkonto' des Kontoauszugs = ‘Konto’ des Kontorahmens) und bei denen kein Importfehler vorliegt. Außerdem müssen Monat und Jahr des Kontoauszugsdatum mit dem vorherigen Monat und (aktuellem) Jahr übereinstimmen.
Bankkonto Saldo (brutto)
Hier steht das Saldo der Summe von ‘Haben’ und der Summe von 'Soll' aller Kontoauszüge, bei denen kein Importfehler vorliegt. Außerdem müssen Monat und Jahr des Kontoauszugsdatum mit dem vorherigen Monat und (aktuellem) Jahr übereinstimmen.
In dieser Zeile findest du eine Statistik über die Aufträge im aktuellen Monat. Es wird die Anzahl der Aufträge, der Umsatz (netto), DB in EUR (netto) und DB in % angezeigt.
Anzahl der Aufträge
Gibt die Anzahl der Aufträge zurück, die nicht storniert sind und nicht den ‘Status’ ‘angelegt’ haben. Der Monat und das Jahr des Auftragsdatum müssen mit dem aktuellen Monat und Jahr übereinstimmen.
Umsatz (netto)
Dieses Feld summiert den Umsatz netto aller Aufträge, die nicht storniert sind und nicht den ‘Status’ ‘angelegt’ haben. Der Monat und das Jahr des Auftragsdatum müssen mit dem aktuellen Monat und Jahr übereinstimmen.
DB in EUR (netto)
Dieses Feld zeigt summiert den Erlös netto aller Aufträge, die nicht storniert sind und nicht den ‘Status’ ‘angelegt’ haben. Der Monat und das Jahr des Auftragsdatum müssen mit dem aktuellen Monat und Jahr übereinstimmen.
DB in %
Der DB in % wird berechnet aus 100 * ‘DB in EUR (netto)’ / ‘Umsatz (netto)’.
In der Zeile "Zeit gebucht" befindet sich ein Überblick über die Zeiterfassung der Mitarbeiter über die letzten zwei Monate.
Aktueller Monat
Summiert die Differenz in Stunden der ‘Von’ und ‘Bis’ Zeit aller Zeiterfassungseinträge, bei denen Monat und Jahr der ‘Von’ Zeit mit dem aktuellen Monat und Jahr übereinstimmt.
Letzter Monat
Summiert die Differenz in Stunden der ‘Von' und ‘Bis’ Zeit aller Zeiterfassungseinträge, bei denen Monat und Jahr der ‘Von’ Zeit mit dem vorherigen Monat und (aktuellem) Jahr übereinstimmt.
Aktueller Monat abr. (abrechenbar)
Summiert die Differenz in Stunden der ‘Von’ und ‘Bis’ Zeit aller Zeiterfassungseinträge, bei denen Monat und Jahr der ‘Von’ Zeit mit dem aktuellen Monat und Jahr übereinstimmt. Zusätzlich muss bei diesen Zeiterfassungseinträgen die Option ‘Abrechnen’ aktiviert sein.
Letzter Monat abr.
Summiert die Differenz in Stunden der ‘Von’ und ‘Bis’ Zeit aller Zeiterfassungseinträge, bei denen Monat und Jahr der ‘Von’ Zeit mit dem vorherigen Monat und (aktuellem) Jahr übereinstimmt. Zusätzlich muss bei diesen Zeiterfassungseinträgen die Option ‘Abrechnen’ aktiviert sein.
In der Zeile "Gesamt" befindet sich ein Überblick über den Abolauf des nächsten Monats und der Stand des Bankkontos.
Abolauf nächsten Monat
Für die Berechnung muss das Modul ‘Abolauf’ vorhanden sein, ansonsten wird der Wert 0 angezeigt.
Wichtig
Ist im Modul ‘Abolauf’ in den Einstellungen die Option ‘Vergangenes Datum für Abrechnungserstellung’ aktiviert, wird für die Berechnung das dazugehörige Datum dieser Option verwendet. Ist die Option ‘Vergangenes Datum für Abrechnungserstellung’ nicht aktiviert, wird für die Berechnung das heutige Datum verwendet.
Berechnet wird der Wert aus der Summe der Preise abzüglich der Rabatte der Aboartikel. Der Preis setzt sich wie folgt zusammen:
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Ist es ein ‘Preis für x Monate’, wird der Wert des Felds ‘Preis’ * der Wert des Felds ‘Menge’ verwendet
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Ist es ein ‘Jahrespreis’, wird der Wert des Felds ‘Preis’ * der Wert des Felds ‘Menge’ * der Wert des Felds ‘Zahlungszyklus’ verwendet
Ist es ein ‘Preis für x Monate’ oder ein ‘Jahrespreis’, wird zusätzlich geprüft, ob das Datum im Feld ‘Erstes Startdatum’ kleiner als der 01. des aktuell nächsten Monats ist. Sollte die Option ‘Vergangenes Datum für Abrechnungserstellung’ aktiviert und befüllt sein, wird der nächste 01. dessen Datums verwendet.
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Ist es ein ‘Wochenpreis’, wird der Wert des Felds ‘Preis’ * der Wert des Felds ‘Menge’ * cyclescount verwendet
Sollte es sich um einen ‘Wochenpreis’ handeln, wird zusätzlich geprüft, ob das Datum im Feld ‘Erstes Startdatum’ - 6 Tage kleiner als das heutige Datum ist. Sollte die Option ‘Vergangenes Datum für Abrechnungserstellung’ aktiviert und befüllt sein, wird dieses Datum verwendet.
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Ist es ein ‘30 Tage’ Preis, wird der Wert des Felds ‘Preis’ * der Wert des Felds ‘Menge’ * cyclescount verwendet
Ist es allerdings ein ‘30 Tage’ Preis, wird zusätzlich geprüft, ob das Datum im Feld ‘Erstes Startdatum’ - 30 Tage kleiner als das heutige Datum ist. Sollte die Option ‘Vergangenes Datum für Abrechnungserstellung’ aktiviert und befüllt sein, wird dieses Datum verwendet.
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Ist es ein ‘einmaliger’ Preis, wird der Wert des Felds ‘Preis’ * der Wert des Felds ‘Menge’ * der Wert des Felds ‘Zahlungszyklus’ verwendet
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Ist es ein ‘Monatspreis’, wird (der Wert des Felds ‘Preis’ * der Wert des Felds ‘Menge’ * cyclescount ) - ( ‘Preis’ * ‘Menge’ * ‘Anteil restlicher Tage’) verwendet
Es werden hier jedoch nur die Aboartikel zur Berechnung verwendet, bei denen das Datum des Felds ‘Abgerechnet bis’ kleiner als der 01. des aktuell nächsten Monats ist. Sollte die Option ‘Vergangenes Datum für Abrechnungserstellung’ aktiviert und befüllt sein, wird der nächste 01. dessen Datums verwendet.
Zusätzlich muss das Datum aus dem Feld ‘Enddatum’ ‘00.00.0000’ entsprechen oder größer oder gleich als der 01. des aktuell nächsten Monats sein. Sollte die Option ‘Vergangenes Datum für Abrechnungserstellung’ aktiviert und befüllt sein, wird der nächste 01. dessen Datums verwendet. Sollte das nicht der Fall sein, muss das Enddatum größer oder gleich als das heutige Datum sein.
Außerdem muss das Datum des Felds ‘Erstes Startdatum’ den Wert ‘00.00.0000’ haben oder kleiner oder gleich der 01. des aktuell nächsten Monats sein oder sich um einen ‘Preis für x Monate’, ‘Jahrespreis’, ‘Wochenpreis’ oder ‘30 Tage’ Preis handeln. Sollte die Option ‘Vergangenes Datum für Abrechnungserstellung’ aktiviert und befüllt sein, wird der nächste 01. dessen Datums verwendet.
Bankkonten Gesamt
Es werden alle Geschäftskonten zur Berechnung herangezogen. Die Geschäftskonten sind nicht gelöscht und haben ein Projekt zugewiesen, für welches du Rechte besitzt.
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Wenn die Option ‘Summieren’ im Geschäftskonto aktiviert ist, wird der ‘Betrag Saldo' des Geschäftskontos + (Haben - Soll) der Kontoauszüge hergenommen, bei denen das Kontoauszugsdatum größer oder gleich dem ‘Datum Saldo’ des Geschäftskontos ist und kein Importfehler vorliegt.
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Die Kontoauszüge müssen mit dem Geschäftskonto verknüpft sein
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Ist die Option ‘Summieren’ im Geschäftskonto nicht aktiviert, wird eine 0 für dieses Geschäftskonto aufsummiert
Der Reiter Liquidität bietet eine Übersicht über die Belege Rechnungen, Gutschriften und Bestellungen sowie Sonstige Kosten.
Die Übersicht zeigt alle für die Liquidität des Betriebs relevanten Belege. Über den Filter rechts können die einzelnen Belegarten ein- und ausgeblendet werden. Im Feld für jeden Tag ist das Saldo eingetragen. Es ist rot, falls es sich um ein negatives Saldo handelt oder grau, wenn der Saldo positiv ist.
In der Übersicht kann zwischen den Anzeigemodi Monat, Woche oder Tag gewechselt werden.
Anmerkung
Bestellungen, Rechnungen, Gutschriften und sonstige Kosten können in der Übersicht gruppiert darstellen. Dazu ist einfach die entsprechende Checkbox "Kosten gruppieren" anzuhaken. Außerdem verhalten sich die Belege in Bezug auf die Liquiditätsanzeige wie folgt:
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Bestellungen werden mit dem Bestelldatum eingeplant bis eine zugehörige Verbindlichkeit existiert. Ab dann wird für die Planung das Datum der Rechnungsstellung der Verbindlichkeit und nicht mehr das der Bestellung verwendet. Sollte in einer Verbindlichkeit zusätzlich das Datum "Zahlbar bis" gefüllt sein, wird dieses Datum verwendet.
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Aufträge werden so lange als "Auftrag ohne Rechnung" eingeblendet bis eine zugehörige Rechnung existiert. Bis dahin wird für die Liquiditätsplanung der Lieferzeitpunkt oder das Standard-Zahlungsziel verwendet.
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Rechnungen werden zum Fälligkeitsdatum eingeplant.
Die sonstigen Kosten können direkt in der Unterkategorie "Sonstige Kosten" angelegt werden. Die sonstigen Kosten dienen dazu, Kosten mit in die Übersicht aufzunehmen, die nicht bereits zu einer der Belegarten (Rechnung, Gutschrift, Bestellung) gehören.
Hinterlegt werden dann eine Bezeichnung, um was für Kosten es sich handelt, sowie der Betrag und das Datum, an dem die Kosten angefallen sind. Wenn es sich um regelmäßig anfallende Kosten handelt, kann eine bestimmte Periode ausgewählt werden (Termin, monatlich, alle 2 Monate, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich). Die Kosten werden dann in diesen Abständen wieder in der Übersicht angelegt.