Wichtig
Ab Version 20.1 wurde das Backup Modul umgebaut. Backups müssen direkt über den Server laufen und können nicht in Xentral direkt über die Oberfläche eingespielt werden. Dieses ist nur für den Serverumzug gedacht.
Im Backup-Modul können regelmäßig Sicherungen des Gesamtsystems vorgenommen werden. Dies gilt unabhängig davon, ob ein System in der Xentral Cloud, auf einem Root- oder Shared-Server oder On Premises gehostet wird. Sie finden das Modul unter Administration > Backup. Nachdem ein Backup erstellt und heruntergeladen wird, kann dieses auch auf einem anderen System wieder eingespielt werden. So ist der Umzug eines Systems von einem Server auf den anderen möglich.
Folgende Funktionen sind verfügbar:
-
Sicherung des Backups und Speicherung auf dem Server
-
Download des Backups auf einen lokalen Computer
-
Upload des Backups auf einen entfernten Server
-
Einspielen eines zuvor erstellten Backups
Im Gegensatz zu früheren Versionen des Backup-Moduls ist noch genau eine Form des Backups verfügbar, die bislang als System-Backup bekannt war. Diese Backup-Form sichert die Datenbank mit allen Dokumenten-, Bild- und PDF-Dateien. So wird sichergestellt, dass für jede einzelne Datensicherung alle Dateiverknüpfungen gültig sind und auch bei mehrfacher Rücksicherung im System keine Inkonsistenzen entstehen können. Durch die Form der Sicherung als Gesamtsicherung kann die Backup-Datei unter Umständen größer werden. Daher läuft der Sicherungsprozess im Hintergrund. Aus diesem Grund ist es notwendig, den Prozessstarter (backup) im System zu aktivieren. Während des Sicherungsprozesses werden die verschiedenen Schritte der Datensicherung im Browser angezeigt.
Anmerkung
Um innerhalb eines Backups einen konsistenten Datenbestand zu erhalten, werden zu Beginn der Backup-Erstellung alle laufenden Prozessstarter abgeschaltet. Es werden also keine Abfragen über Schnittstellen, keine Lagerbestandsupdates oder Auftragseingänge bearbeitet.
Empfehlung zur Datensicherheit:
-
Bitte sichern Sie regelmäßig Ihren Datenbestand durch ein Systembackup.
-
Bitte laden Sie regelmäßig gesicherte Backups von ihrem Server herunter und sichern diesen Datenbestand auf physisch gesicherten Speichermedien (z.B. auf externen Festplatten in einem feuerfestem Tresor oder Bankschließfach).
-
Bitte prüfen Sie das Backup regelmäßig, indem Sie ein erstelltes Archiv herunterladen und entpacken. Im Archiv finden Sie die Inhalte der Xentral-Datenbank und einen Ordner userdata mit vielen Verzeichnissen (nur im Systembackup). Bitte prüfen Sie, ob dort alle Daten vorhanden sind.
Empfehlung zur Datensicherheit:
Ein Backup enthält sämtliche - auch sensitive - Daten Ihres Systems, d.h. neben buchhalterischen Daten auch z.B. Personal-, Kunden-, und Accountdaten. Bitte stellen Sie sicher, dass die gesicherten Backup-Dateien an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, der nur berechtigten Personen den Zugriff erlaubt. Dazu gehören insbesondere potentiell öffentliche Server, Datenspeicherdienste ohne ADV oder im Büro zugängliche IT-Hardware wie externe Festplatten oder offen zugängliche Netzwerkspeichergeräte (sog. RAID-Systeme).
Ein Backup wird unter Administration > Backup durch Klick auf die Schaltfläche +NEU erstellt.
Anmerkung
Während der Sicherung darf nicht (auch nicht von anderen Nutzern) am System gearbeitet werden.
Zunächst können Sie Ihr Backup benennen. Es ist nicht notwendig, hier Datums- und Zeitinformationen einzugeben, diese werden dem Backup automatisch hinzugefügt.
Anschließend wird das Backup im Hintergrund erstellt. Ein Backup zu erstellen kann u.U. eine längere Zeit in Anspruch nehmen. Durch die Anzeige auf der Seite sehen Sie die einzelnen Stadien des Backups. Am Ende erhalten Sie eine Nachricht, dass der Backup-Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde.
Ein erstelltes Backup wird zunächst auf dem Server gespeichert und kann von dort wieder eingespielt werden. Es kann jedoch zu Sicherungszwecken auch auf einen lokalen Rechner heruntergeladen werden. Dazu wird in der Übersicht des Backup-Moduls auf die Download-Schaltfläche geklickt:
Datei Speichern wählen und die Datei herunterladen. Die Datei ist im Downloadbereich des Browsers oder im Download-Ordner des Rechners zu finden.
Über den Tab Importer kann eine lokale Backup-Datei auf einen entfernten Server geladen werden. Dabei besteht keine Größenbeschränkung für einen Import und auch sehr große Dateien können problemlos hochgeladen werden, sofern auf dem Server genügend Speicherplatz für die Speicherung bereitsteht. Erst nach dem Upload ist das Einspielen der Datei möglich.
Beim Upload sollte folgendes beachtet werden:
-
Die Datei muss vom Typ .zip (ZIP-Archiv) sein und die erwartete Dateistruktur enthalten.
-
Die hochgeladene Datei sollte im System noch nicht existieren, ansonsten ist die Speicherung nicht möglich.
Anmerkung
Optional könnte für jedes Backup eine Meta Datei angehängt werden. Hierbei ist folgendes zu beachten: wenn der Datei-Name "mein-letztes-backup.zip" heißt, sollte auch die Meta-Datei "mein-letztes-backup.meta" heißen. Falls eine Meta-Datei verfügbar ist, werden zusätzliche Checks nach der erfolgreichen Wiederherstellung ausgeführt. So könnten entsprechende Meldungen angezeigt werden, wenn z.B. der IST-Stand einer Tabelle Abweichungen gegenüber dem SOLL-Stand aufweist.
Der Upload wird im Tab Importer durch Auswahl der hochzuladenden Datei gestartet. Anschließend kann der Upload abgebrochen oder durch Klick auf Hochladen gestartet werden.
Der Fortschritt des Uploads wird fortlaufend angezeigt. Nach dem Upload wechselt das System selbstständig auf die Übersichtsseite.
Die Datenrücksicherung ist durch Klick auf den rückwärtigen Pfeil möglich.
Anmerkung
Während der Rücksicherung darf nicht (auch nicht von anderen Nutzern) am System gearbeitet werden.
Im Folgenden werden Sie durch die Anzeige des laufenden Prozesses im Hintergrund durch regelmäßige Status-Updates informiert.
Nach dem erfolgreichen Einspielen eines Backups werden die abgeschalteten Prozesse wieder initiiert, dazu gehören auch Prozessstarter. Sollte unmittelbar nach dem Einspielen ein Prozessstarter Änderungen am System vornehmen, kann es zu Abweichungen in der Vergleichsroutine kommen. In diesem Fall würde durch eine oder mehrere Meldungen in der folgenden Form angezeigt werden, welche Daten betroffen sind (im folgenden Fall ein Update durch einen Abruf von Zahldaten bei einem Zahlungsanbieter, der regelmäßig durchgeführt wird): In der Regel sind diese Meldungen unkritisch, da sie sich durch die laufenden Prozesse im System erklären lassen.
