Mit dieser Schnittstelle kannst du xentral mit dem WordPress-basierten Online-Shop WooCommerce verbinden, um Aufträge in xentral zu importieren.
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Aufträge abholen und Auftragsstatus an WooCommerce zurückmelden
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Artikel von xentral an WooCommerce übertragen
Anmerkung
Bitte prüfe in der Featurematrix im Artikel Online-Shops, ob die Features, die du benötigst, von der Shop-Schnittstelle unterstützt werden.
Einige Features wie Varianten, Bilder und Freifelder werden momentan nicht von der WooCommerce-Schnittstelle unterstützt.
Hier erfährst du, wie du deinen WooCommerce Shop an xentral anbinden kannst.
Zunächst musst du im Backend deines WooCommerce-Shops einen REST-API Account anlegen. Das machst du unter Einstellungen → Erweitert → REST-API → Schlüssel hinzufügen. Der Benutzer sollte ein Administrator sein. Die xentral API benötigt in jedem Fall die Berechtigungen Lesen und Schreiben.
Im Anschluss werden die API-Zugangsdaten generiert, die du in xentral eintragen musst. Der Consumer Key entspricht dem API Key in xentral, das Consumer Secret dem API Secret.
Wichtig: Diesen Daten siehst du nicht mehr, sobald du die Seite schließt. Trage die Daten also direkt in der WooCommerce-Schnittstelle in xentral ein. Wie das geht, erfährst du im nächsten Abschnitt.
Unter Administration → Shop Schnittstelle → Übersicht → NEU legst du einen neuen Shop an und wählst das Modul WooCommerce aus.
Anmerkung
Bis Version 21.1 unter Administration → Einstellungen → Online-Shops / Marktplätze → NEU.
Nachdem du WooCommerce ausgewählt hast, kannst du im nächsten Schritt die nötigen Daten für die Verbindung der beiden Systeme eintragen.
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API Key → "Consumer Key" aus dem WooCommerce-Backend
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API Secret → "Consumer Secret" aus dem WooCommerce-Backend
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API URL → URL deines Shop-Frontends
Sobald du die Daten eingetragen hast, kannst du die Verbindung zwischen beiden System über folgenden Button prüfen.
Wenn die Verbindung erfolgreich war, erhältst du die graue Meldung "success". Sollte die Verbindung nicht erfolgreich hergestellt werden, dann wird dir in einer roten Meldung die Ursache dafür mitgeteilt. In diesem Fall sind wahrscheinlich die Zugangsdaten falsch und müssen noch einmal überprüft werden.
Um schnellstmöglich loszulegen sind nur ein paar Einstellungen und Aktionen erforderlich. Was für einen Quickstart mit Auftragsimport, Lagerzahlenabgleich und Rückmeldung von Trackingnummern notwendig ist erfährst du hier.
In diesem Abschnitt werden dir die möglichen Einstellungen in der Shop-Schnittstelle erklärt.
Wenn du die Einstellungen der WooCommerce Schnittstelle öffnest, landest du zunächst im Tab Details → Schnittstelle.
Einstellungen:
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Demo (zum Testen) → Der Auftragsstatus im Shop nicht umgestellt, keine Artikel oder Lagerzahlen übertragen
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Manuell (mit Importzentrale) → Die Aufträge werden erst abgeholt, wenn der Button Aufträge abholen geklickt wird
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Automatisch (per Prozessstarter) → Die Aufträge werden regelmäßig automatisch vom Shop abgeholt. Hierfür wird der Prozessstarter Shopimporter benötigt
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Nettopreis zurückrechnen → Der Preis der einzelnen Positionen wird so berechnet, als sei die in der API übergebenen Gesamtsumme der Nettopreis
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Bruttopreis zurückrechnen → Der Preis der einzelnen Positionen wird so berechnet, als sei die in der API übergebenen Gesamtsumme der Bruttopreis
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Bezeichnung → Name frei wählbar für den Shop (wird z.B. im Artikel und im Import-Menü angezeigt)
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Aktiv → Haken setzen, damit die Schnittstelle aktiv ist. Nicht mehr benötigte Schnittstellen kannst du auf inaktiv setzen
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Projekt → Verknüpfung des Shops auf ein Projekt. Im Projekt kannst du die Logistikeinstellungen vornehmen
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Abholmodus → Hier hast du die Optionen nach Status oder Nummer abzuholen. Der Abholmodus ab Nummer ist nur zum Testen und nicht für den regulären Import. Für den regulären Import stelle bitte nach Status ein
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Import-Modus → Legt fest, ob die Aufträge aus dem Shop manuell (per Knopfdruck) oder automatisch importiert werden sollen
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Nur 1 Auftrag pro Anfrage → Es wird nur 1 Auftrag pro Anfrage vom Shop übertragen
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Aufträge in Zwischentabelle → Beim Abholen der Aufträge werden die Aufträge nicht direkt angelegt, sondern erstmal zum Durchschauen in einer Zwischentabelle gespeichert. Hier kannst du entscheiden, welche Aufträge angelegt und welche erst später importiert werden sollen
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Anzahl abholen begrenzen → Möglichkeit, um eingehende Aufträge auf einmal zu begrenzen. Steht nichts (0) drin gilt die Default-Begrenzung von 100
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Protokollierung im Logfile → Durch Setzen des Hakens aktivierst du den Logfile und die Informationen werden in diesem protokolliert
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Rabattbezeichnung immer aus Artikel beziehen → Wenn du den Haken setzt, wird die Bezeichnung aus dem Rabattartikel in xentral übernommen, sonst wird der Gutscheincode aus dem Auftrag übernommen
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API Key → "Consumer Key" aus dem WooCommerce-Backend
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API Secret → "Consumer Secret" aus dem WooCommerce-Backend
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API URL → URL deines Shop-Frontends
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Statusname Bestellung offen → Aufträge in diesem Status werden vom Shop nach xentral importiert
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Statusname Bestellung in Bearbeitung → Diesen Status erhält die Bestellung, nachdem sie von xentral abgeholt worden ist
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Statusname Bestellung fertig → diesen Status erhält die Bestellung, nachdem der Auftrag in xentral versendet worden ist
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Preisberechtigungsgrundlage bei Auftragsimport → Da es beim Auftragsimport aus WooCommerce sein kann, dass über die API keine Informationen darüber bereitgestellt werden, ob es sich beim Gesamtbetrag um dem Brutto- oder Nettopreis handelt, kannst du das mit dieser Einstellung auswählen
Aktion:
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Verbindung prüfen → Prüft die Verbindung zwischen beiden Systemen
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Aufträge abholen → Holt die Aufträge aus deinem Shop ab.
Anmerkung
Außerdem solltest du darauf achten, dass die Statusmeldungen für Statusname Bestellung offen, Statusname Bestellung in Bearbeitung und Statusname Bestellung fertig eindeutig sind. Es darf nicht der selbe Status an mehreren Stellen verwendet werden.
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Shopimport Zwischentabelle → Springt zur Zwischentabelle der Aufträge vom Shop. Die Zwischentabelle wird nur im manuellen Importmodus befüllt und wenn die Option Aufträge in Zwischentabelle aktiviert ist.
In der Zwischentabelle wählst du in der linken Spalte zwischen "Import", "Müll" und "Später" aus.
Import: Auftrag wird direkt importiert
Müll: Auftrag landet im Müll und kann kein zweites Mal importiert werden
Später: Auftrag kann zu einem späteren Zeitpunkt importiert werden
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Alte Aufträge importieren → Alte Aufträge werden in die Zwischentabelle geladen, wo du wieder entscheiden kannst ob die Aufträge importiert werden sollen
Mehr zur Verwendung der einzelnen Aktionen erfährst du im Abschnitt Workflows.
Informationen zu diesem Tab findest du hier.
Informationen zu diesem Tab findest du hier.
Informationen zu diesem Tab findest du hier.
Informationen zu diesem Tab findest du hier.
Informationen zu diesem Tab findest du hier.
Über die Verwendung von Smarty erfährst du mehr in diesem Helpdesk Artikel: Smarty im Shopimporter.
Wie du Artikel von WooCommerce zu xentral importierst, erfährst du hier.
Anmerkung
In WooCommerce wird die SKU für den Artikelabgleich verwendet.
Um Artikel von xentral zu WooCommerce zu übertragen, kannst du in der Schnittstelle im Reiter Artikel Übertragung alle Artikel mit Shopverknüpfung exportieren oder einzelne Artikel der Übertragung hinzufügen. Damit die Artikel Übertragung stattfinden kann, muss die Einstellung "Artikel Übertragung erlauben" gesetzt sein und der Prozessstarter Artikel Übertragen muss aktiv sein.
Mehr zum Artikelexport erfährst du hier.
Wie du die Lagerzahlen synchronisieren kannst, erfährst du hier.
Um Aufträge aus WooCommerce zu importieren, benutzt du die Schaltfläche Aufträge abholen in der Schnittstelle.
Du kannst Aufträge anhand des Status und der Nummer aus WooCommerce übertragen lassen.
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nach Status → Holt alle Aufträge des angegebenen Status ab (siehe nächster Punkt)
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nach Nummer → Hier kannst du eine Bestellnummer eingegeben. Wichtig: Die Bestellnummer ist nicht die gleiche wie in der Bestellungs-Übersicht in WooCommerce. Du findest die Nummer heraus, indem du auf die gewünschte Bestellung klickst und dann die Order-Nummer aus der URL nimmst: z.B. ... wp-admin/post.php?post=105075&action=edit
Hier kannst du mehrere Auftragsstatus angeben, die importiert werden sollen. Diese musst du mit Semikolon trennen.
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Statusname Bestellung offen → Aufträge in diesem Status werden vom Shop nach xentral importiert
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Statusname Bestellung in Bearbeitung → Diesen Status erhält die Bestellung, nachdem sie von xentral abgeholt worden ist
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Statusname Bestellung fertig → Diesen Status erhält die Bestellung, nachdem der Auftrag in xentral versendet worden ist
Sollten diese Angaben nicht passen, trage bitte folgende Status ein:
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Zahlung ausstehend |
pending |
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In Bearbeitung |
processing |
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In Wartestellung |
on-hold |
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Fertiggestellt |
completed |
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Storniert/Abgebrochen |
cancelled |
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Rückerstattet |
refunded |
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Fehlgeschlagen |
failed |
Achte darauf, dass der Status von offenen Aufträgen und in Bearbeitung nicht identisch ist. Die in der Tabelle stehenden Bezeichnungen sind nur beispielhaft. Du musst die Statusmeldungen der Aufträge angegeben, wie sie auch in deinem tatsächlichen WooCommerce-Shop verwendet werden. Dies hängt primär von der eingestellten Sprache ab.
Beim Auftragsimport aus WooCommerce kann es sein, dass über die API keine Informationen darüber bereitgestellt werden, ob es sich beim Gesamtbetrag um dem Brutto- oder Nettopreis handelt. In der Schnittstelle kann deswegen die Einstellung "Preisberechnungsgrundlage bei Auftragsimport" vorgenommen werden.
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Nettopreis zurückrechnen → Der Preis der einzelnen Positionen wird so berechnet, als sei die in der API übergebenen Gesamtsumme der Nettopreis
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Bruttopreis zurückrechnen → Der Preis der einzelnen Positionen wird so berechnet, als sei die in der API übergebenen Gesamtsumme der Bruttopreis
Um auf den tatsächlichen Artikelpreis zu kommen mit dem WooCommerce rechnet ist es daher notwendig von der Gesamtsumme einer Position über die Menge auf die Einzelkosten zurückzurechnen. Über den Nettopreis funktioniert die Berechnung genauer, weil Rundungen bei der Steuer keine Rolle spielen und damit nicht so schnell eine Diskrepanz auftritt. Wenn das nicht möglich ist, weil zum Beispiel der Shop über die API keine Nettopreise zurückgibt, kannst du auf die Bruttopreise zurückfallen.
Welche Option für welchen Shop die Richtige ist, weißt du leider erst nach dem ersten Auftragsimport, da im Backend des Shops nicht ersichtlich ist was über die API zurückgegeben wird und welches Plug-In sich eventuell auf die Rückmeldung auswirkt.
Geschenkgutscheine bei WooCommerce sind in xentral derzeit nicht umgesetzt. Für Rabattartikel musst du eine der anderen drei Rabattarten wählen.