Jede Shopschnittstelle von Xentral erlaubt einen manuellen oder automatischen Auftragsimport. Die betreffenden Einstellungen sind unter Stammdaten > Import/Export Center > Import (Export) > Pfeil-Icon für den jeweiligen Shop möglich.
Anmerkung
Beim Import von Aufträgen übernimmt Xentral die Steuersätze aus den Einstellungen des Shops und nicht aus den Stammdaten in Xentral.
Einstellungen für den Import-Vorgang und die Synchronisation mit dem Online-Shop werden in diesem Artikel näher erklärt.
Sobald du deinen Shop über die Schnittstelle angebunden hast, kannst du mit dem Import beginnen.
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Öffne das Menü Stammdaten > Import/Export Zentrale > Import (Online-Shop). Hier werden alle Shops aufgeführt, die du an Xentral angebunden hast.
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Klicke auf Alle importieren oder alternativ auf Import bei einem deiner angebundenen Shops.
Dadurch gelangst du in folgende Ansicht, in der alle Aufträge aufgelistet werden, die in deinen Online-Shops den Bestellstatus "offen" haben.
Grundsätzlich werden alle Aufträge, die im Shopbackend den Status "offen" haben, in Xentral importiert. Je nach Shopschnittstelle ist es manchmal auch möglich, den abzuholenden Status selbst festzulegen. Ein erfolgreicher Import oder die Sortierung des Auftrages in den Müll stellt den Status im Shop automatisch um. Diese Aufträge werden zukünftig nicht mehr abgeholt. Eine erneute Abholung ist nur möglich, wenn der Status im Shop wieder manuell auf "offen" bzw. den eingestellten abzuholenden Status zurückgestellt wird.
Beim Import werden die neuen Aufträge automatisch auf bestehende Kunden gebucht, bzw. neue Kunden angelegt. Anhand der farblichen Markierung ist erkennbar, ob ein Kunde bereits in der Datenbank existiert, oder ein ähnlicher Kunde gefunden wurde, dessen E-Mail-Adresse mit einem importierten Auftrag übereinstimmt.
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Ist die Internetbestellnummer rot: Dieser Auftrag ist bereits einmal importiert worden.
Wichtig
Rote Shopbestellnummer: Der Auftrag wurde bereits abgeholt, in diesem Fall steht der Auftrag auf später.
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Sind Name, Straße, E-Mail Adresse, PLZ und Ort violett/ rot: Der Kunde wurde anhand seiner E-Mail Adresse (oder falls diese nicht vom Shop übertragen wird) anhand seines Namens, der Straße sowie PLZ und Ort als Bestandskunde erkannt. Allerdings stimmt die übertragene Kundennummer nicht mit der Kundennummer aus seinen Stammdaten überein, sodass du hier der Sache auf den Grund gehen solltest.
Wichtig
Die farbigen Markierungen bedeuten Folgendes:
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Grün: Kunde eindeutig gefunden. Die Daten sind identisch zu den in den Stammdaten gespeicherten Werten.
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Lila: Kunde anhand der Mail Adresse gefunden, allerdings hat der Kunde eine andere Adresse eingegeben (zumindest liegt eine Abweichung vor).
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Rot: Der Kunde hat seine Kundennummer im Shop eingegeben (sofern der Shop das unterstützt). Diese Nummer sollte ggf. manuell geprüft werden.
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Sind obige Angaben grün: Der Kunde konnte aufgrund der übertragenen Angaben eindeutig einer Adresse aus den Stammdaten zugeordnet werden. Die Kundennummer wird daher aus den Stammdaten übernommen.
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Du kannst nun für jeden einzelnen Auftrag auswählen, wie mit diesem verfahren werden soll. Dabei stehen dir drei Möglichkeiten zur Verfügung:
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Import: Der Auftrag wird importiert.
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Später: Der Auftrag verbleibt im System. Damit verschiebst du die Entscheidung, was mit dem Auftrag geschehen soll auf einen späteren Zeitpunkt, d.h. bis zum nächsten Auftragsimport.
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Müll: Der Auftrag wird verworfen. Diese Aufträge werden auch bei einer Statusumstellung nicht wieder abgerufen, erst wenn sie auch in der Tabelle Shopimportaufträge gelöscht werden.
Um deine Aufträge mit der Stapelverarbeitung, d.h. dem Autoversand in Xentral zu bearbeiten, öffnest du das Menü Verkauf > Auftrag. Dort findest du eine Übersicht aller Aufträge im System.
Hinter jedem Auftrag siehst du dabei ein Live Monitoring, bei dem die Aufträge mithilfe des Ampelsystems hinsichtlich unterschiedlicher Kriterien geprüft werden.
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Artikelverfügbarkeit
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Der Lagerbestand mindestens eines Artikels ist nicht ausreichend
Alle Artikel sind in ausreichender Anzahl im Lager vorhanden
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Portoprüfung
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Entweder hast du deinen Logistikprozess so eingestellt, dass keine Portoprüfung erforderlich ist oder ein Portoartikel befindet sich im Auftrag, sodass die Versandkosten (wie vorgesehen) berechnet werden können
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Die Berechnung des Portos wurde vergessen, d.h. es wurde kein Versandkostenartikel eingefügt
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Prüfung der USt-ID
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Entweder ist keine Prüfung notwendig, bspw. weil es um die Bestellung eines Privatkunden im EU Raum geht oder die Prüfung wurde bereits von dir durchgeführt
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Die Prüfung ist entweder fehlgeschlagen oder muss noch von dir durchgeführt und im Auftrag bestätigt werden
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Zahlungseingang
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Die Zahlung für einen Auftrag mit der Zahlungsweise Vorkasse ist bereits eingetroffen
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Der Auftrag sollte mit Vorkasse bezahlt werden, die Zahlung ist aber noch nicht eingetroffen
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Nachnahmegebühr
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Die Nachnahmegebühr wurde wie vorgesehen berechnet oder ist nicht notwendig
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Die Berechnung der Nachnahmegebühr wurde vergessen
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Freigabe für den Logistikprozess
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Für Logistikprozesse freigegeben
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Für Logistikprozesse gesperrt (nur manuelles Weiterführen möglich)
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Kundenprüfung
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Du hast eingestellt, dass eine manuelle Prüfung notwendig ist, bspw. weil ein Altersnachweis o.ä. überprüft werden soll und diese Prüfung bereits durchgeführt oder es ist keine derartige Prüfung notwendig
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Kundenprüfung wurde noch nicht durchgeführt
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Datumsprüfung
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Entweder handelt es sich um eine terminierte Lieferung, die jetzt verschickt werden sollte oder es ist keine Prüfung notwendig
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Liefertermin liegt noch in Zukunft
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Kreditlimit
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Entweder wurde in den Stammdaten des Kunden gar kein Kreditlimit gesetzt oder dieses ist noch nicht überschritten
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Kreditlimit überschritten (auf Basis der aktuell unbezahlten Rechnungen)Liefersperre
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Liefersperre
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Hier liegt keine Liefersperre vor, d.h. die Lieferung ist erlaubt
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Du hast eine Liefersperre gesetzt
Sobald du nun das Tab Versandübergabe öffnest, kannst du per Klick auf Auto-Versand berechnen den ersten Schritt der Stapelverarbeitung starten.
Wechsele nun in das Tab Versandzentrum.
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Hier werden alle Aufträge aufgeführt, die von der Auftragsampel zum Versand freigegeben wurden. Du siehst also auch, wie viele Teile je versandbereitem Auftrag benötigt werden. Ebenfalls kannst du Aufträge ausschließen, wenn du diese erst zu einem späteren Zeitpunkt versenden möchtest.
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Klicke anschließend auf Auto-Versand starten, um die Aufträge an den Auto-Versand zu übergeben.
Je nachdem, welche Logistikprozesse in deinen Projekten hinterlegt sind, unterscheidet sich der nachgelagerte Arbeitsablauf, wobei einer der Vorteil des Autoversands darin besteht, dass du auch unterschiedliche Logistikprozesse mit der Stapelverarbeitung abarbeiten kannst.
Im Folgenden gehen wir davon aus, dass du deinen Logistikprozess so eingestellt hast, dass neben dem Lieferschein auch eine Rechnung ausgedruckt wird und eine E-Mail mit Tracking-Informationen an den Kunden versendet wird. Beim Klick auf Auto-Versand starten werden sowohl die Lieferscheine als auch Rechnungen erzeugt.
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Die Lieferscheine mit den aufgedruckten Lagerplätzen werden automatisch ausgedruckt.
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Die Lagerbestände werden aktualisiert.
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Du kannst nun damit beginnen, die Artikel für deine Lieferungen zu verpacken.
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Nachdem du damit fertig bist, deine Sendungen soweit zu verpacken, dass nur noch die Rechnungen fehlen, wechselst du in das Menü Lager > Versandzentrum.
Hier kannst du entweder den Lieferschein scannen, die Lieferscheinnummer eintippen oder den grauen Pfeil anklicken, um einen bestimmten Auftrag zu öffnen.
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Daraufhin wird die zugehörige Rechnung ausgedruckt, sodass du sie dem Paket beilegen kannst. Außerdem wird die Paketmarke am entsprechenden Drucker ausgedruckt.
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An dieser Stelle hast du außerdem die Gelegenheit, eine weitere Paketmarke und einen weiteren Lieferschein auszudrucken, zum Beispiel weil der Auftrag auf mehrere Pakete verteilt werden muss.
Durch das Scannen der Paketmarke im Versandzentrum in Xentral wird der Status des Shops auf versendet bzw. abgeschlossen gestellt.
Damit ist dein Auftrag abgeschlossen. Der Auftragsstatus in deinem Online-Shop wird geändert. Deine Lagerbestände werden aktualisiert. Du hast die richtige Rechnung, den richtigen Lieferschein und die entsprechende Tracking E-Mail an deinen Kunden übermittelt.