Im Xentral NextGen Design: 
Einstellungen > Zahlung & Buchhaltung > DATEV.
Im Classic Design: App Center > Buchhaltung > Datevconnect online.
Die Anbindung an den DATEV Rechnungsdatenservice ermöglicht es Rechnungen, Gutschriften und Verbindlichkeiten direkt zu DATEV zu exportieren, ohne dass die Dateien zuvor als PDFs und XMLs lokal abgespeichert werden müssen.
Österreich: Für unsere Anwender in Österreich bieten wir den BMD Buchungshaltugsexport als Alternative an.
Xentral unterstützt die Anbindung zur Version 1.0 des DATEV Rechnungsdatenservice. Die neuere Version 2.0 ist derzeit nicht kompatibel.
Der Aufruf in Xentral erfolgt über das App Center (oder die globale Suchleiste 🔍 ). Mit Klick auf den Tab Einstellungen gelangst du zur Authentifizierung. Anschließend klickst du auf die Schaltfläche Authentifizierung und es öffnet sich ein neues Browser-Fenster zu Datev.
Nach Auswahl des Anmeldeverfahren (wie empfehlen DATEV SmartLogin), erscheint ein QR Code. Dieser kann mit der Smartphone-App “DATEV SmartLogin” per Smartphone fotografiert werden. Wird der SmartLogin ausgewählt, erscheint ein QR Code, der mit der App DATEV SmartLogin online gescannt werden kann.
Nach der durchgeführten Authentifizierung ist die Einrichtung des DATEV Rechnungsdatenservice zur online Belegübermittlung in Xentral erfolgreich abgeschlossen.
In der App können nach erfolgreicher Anbindung die Belege (Rechnungen, Gutschriften, Verbindlichkeiten) aus Xentral direkt zu Datev exportiert werden. Dazu wählst du zunächst die gewünschte Belegart und den Zeitraum. Mit einem Klick auf Export wird die Übertragung gestartet.
Anmerkung
Ab Xentral Version 22.1.x wird der Export von Datev nicht mehr direkt durchgeführt, sondern im Hintergrund vorbereitet, um die Performance zu schonen. Nach einem Klick auf Export erscheint die Meldung Exportiere… im Log. Nach einer gewissen Zeit - diese hängt von der Anzahl an Belegen ab - erscheint eine Meldung, die über den Erfolg informiert. Die so erstellten Export-Dateien enthalten maximal 100 Belege. Werden also z.B. 150 Belege exportiert, werden zwei Export-Dateien (eine Datei mit 100 und eine mit 50 Belegen) und auch zwei Log-Einträge erstellt.
Der Export ist immer für maximal einen Monat möglich. Start- und End-Datum müssen den gleichen Monat des gleichen Jahres besitzen. Im Regelfall werden Belege vom ersten bis zum letzten Tag eines Monats exportiert.
Für jeden erfolgten Export wird der Zeitraum mit Zeitstempel und Status in den Belegtabellen protokolliert. Dies dient der Verwaltung in Xentral. Diese Protokollierung gibt jedoch keine Auskunft über die weitere Verarbeitung in DATEV selbst.
Anmerkung
Datev unterstützt nur Kundennummern, welche mind. 6-stellig sind und nicht mit einer "0" beginnen.
In der Oberfläche kannst du dies über Adresse > Zahlungskonditionen/Besteuerungen verändern. Nach der Änderung werden die Referenzen in den Belegen abgeändert, so dass diese anschließend erfolgreich exportiert werden können.
Voraussetzungen:
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Es wird der DATEVRechnungsdatenservice 1.0 (vormals DATEVconnect online) benötigt. Weitere Informationen findest du hier.
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Der in den Einstellung (Finanzbuchhaltungsexport) eingetragene Steuerberater benötigt auf Seiten von Datev Administrationsrechte, ansonsten wird nach der Verbindung ein Fehler angezeigt, dass ein Autorisierungsfehler vorliegt (“falsche Mandaten- oder Steuerberaternummer”). Eine weitere Dokumentation, wie der Zugang bei Datev eingestellt werden muss, findest du hier.
Dokumente werden jetzt, nachdem du sie exportiert hast, als exportiert gekennzeichnet. So ist es möglich durch einen weiteren Export desselben Zeitraums nur die Dokumente zu exportieren, die seit dem letzten Export neu zu diesem Zeitraum hinzugefügt wurden.
Anmerkung
DATEV beschränkt die Übermittlung von Belegdaten auf max. 20 MB je Beleg.
Wenn dir eine Fehlermeldung angezeigt wird, so gibt es verschiedene Maßnahmen, welche du durchführen kannst:
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Prüfe Beraternummer und Mandantennummer unter Finanzbuchhaltungsexport > Einstellungen. Authentifiziere anschließend erneut und versuche dich mit dem DATEV Rechnungsservice zu verbinden .
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Prüfe die Einstellungen in DATEV selbst. Hier sollten alle Berechtigungen korrekt gesetzt sein (z.B. Steuerberater). Manchmal hilft es auch wenn du die Berechtigungen in DATEV löschst und erneut vergibst .
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Kürze den Exportzeitraum, z.B. auf einen Tag. Manchmal können bei längeren Zeiträumen Probleme auftreten.
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Erneuere den Access Token. Der Token der DATEV API ist aus Gründen der Datensicherheit nur wenige Stunden gültig. Daher kann die Fehlermeldung angezeigt werden, dass die Zugangsdaten nicht korrekt sind (bzw. "Error: invalid Grant") .
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Erhältst du die Fehlermeldung: "Fehler: In DATEV Unternehmen online ist kein Bestand angelegt oder Wirtschaftsjahr vorhanden", sollte der für DATEV verantwortliche Mitarbeiter oder dein Steuerberater den DATEV Rechnungsservice 1.0 für Xentral aktivieren. In DATEV können sie dies auf die folgende Weise umsetzen:
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DATEV akzeptiert bis zu 5000 Dateien pro Export. Der kleinste Zeitraum der aus Xentral exportiert werden kann, ist ein Tag. Daraus folgt, dass du maximal 5000 Dateien pro Tag zu DATEV hochladen kannst. Exportierst du deine Belege in mehrere Dateiformate, wie XML und PDF, verringert dies die Anzahl der Belege, die du hochladen kannst, da pro Beleg mehrere Dateien benötigt werden.
Ein Workaround für dieses Problem ist, die Belege herunterzuladen, in Gruppen kleiner als 5000 einzuteilen und sie manuell über die App Finanzbuchhaltung Export hochzuladen. Du kannst die Belege in der App im Bereich Datev Unternehmen Online links unten hochladen.