Durch die Verwendung des Moduls PDF Archiv (im Appstore als PDF Archivierung zu finden) ist es möglich alle Belegarten über einen gewählten Zeitraum in einem Archiv zu sammeln und aus xentral zu exportieren (zip-Datei). Die Abholung der Belege erfolgt auf Basis eines hinterlegten Prozessstarters, dessen Abholungsintervall frei gewählt werden kann (Administration → Einstellungen → System → Prozessstarter pdfarchiv_app). Auch nach dem Exportieren sind die hinterlegten Dateien im PDF Archiv weiterhin vorhanden und können nicht gelöscht werden.
In der Übersicht in dem Tab "Archivierung" sind alle PDF Dokumente aufgelistet, die archiviert wurden.
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Aktivierung des Prozessstarters (Administration → Einstellungen → System → Prozessstarter pdfarchiv_app).
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PDF-Archivierung aufrufen.
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Eine neue PDF Archivierung anlegen, Dokumente aus Datumsbereich auswählen (Haken setzen) und speichern.
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Der Download wird nach Durchlaufen des Prozessstarters und der Archivierung der PDF Dokumente zum Download angezeigt.
Erst wenn das Download-Icon erscheint, ist der Prozess abgeschlossen, dies kann je nach Einstellungen im Prozessstarter und der Menge der zu erzeugenden Dokumente unterschiedlich lange dauern. Idealerweise kann der Cronjob auch immer außerhalb der Betriebszeiten durchlaufen. Für sofortige Bereitstellung der Daten muss der Cronjob dann in einer kürzeren Periode, z.B. alle 10 Minuten eingestellt werden.
Über "+Neu" lassen sich neue Archivierungsvorgänge für die Belegarten anlegen. Nach Fertigstellung wird die Datei als Download angezeigt und kann heruntergeladen werden.
Mit Auswahl des Expertenmodus, können zusätzliche Einstellungen zu den Standardeinstellungen getroffen werden.
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Generiere noch nicht archivierte PDFs: Das ist die Standardeinstellung
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Alle PDF-Versionen: Wenn du diesen Haken setzt werden alle PDF-Versionen generiert
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Generiere alle Dokumente neu: Wenn du diesen Haken setzt werden alle Dokumente neu generiert
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PDFs in einzelne Tage bündeln: Bündelt die PDFs von einzelnen Tagen
Wenn dein PDF-Archiv (Mein Bereich > Meine Apps > PDF Archivierung) nicht ausgeführt wird bzw. du keine PDFs herunterladen kannst, dann steht dir folgende Option zur Lösung des Problems zum tageweise Aufsplitten von Zip-Dateien zur Verfügung:
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Navigiere zum Modul PDF Archivierung.
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Klicke auf +NEU um einen neuen Eintrag anzulegen.
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Hake das Feld "Experteneinstellungen" unter "Expertenmodus" an.
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Hake das Feld PDFs in einzelne Tage bündeln an.
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Klicke abschließend auf Speichern.
Anmerkung
Es ist wichtig, dass der Prozessstarter "pdfarchiv_app" aktiviert ist.