Im Xentral NextGen Design: 
Einstellungen > Dein System einrichten > E-Mail Konten.
Im klassischen Design: Administration > System > E-Mail Accounts.
Neben der Standard-E-Mail-Adresse, die du in den Grundeinstellungen konfigurierst, kannst du zusätzliche E-Mail-Adressen und die dazugehörigen Einstellungen im Modul E-Mail Accounts definieren. Diese E-Mail-Adressen kannst du dann zur direkten Kommunikation, im Ticketsystem oder zur Archivierung der E-Mails von Mitarbeiterkonten verwenden.
Um ein E-Mail-Konto anzulegen, gehst du wie folgt vor:
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In NextGen Design: Navigiere zum E-Mail Accounts -Fenster und klicke auf +Konto hinzufügen.
Im klassischen Design: Klicke im Modul E-Mail Accounts auf +NEU.
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Gib im Bereich E-Mail Konto die folgenden Informationen ein:
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E-Mail Adresse
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Verbinden mit - Wähle je nach Provider und Konfiguration die passende Option aus den angezeigten Optionen. Mehr Informationen zum Thema Microsoft OAuth-Authentifizierung findest du im Artikel Microsoft 365 E-Mail-Accounts über OAuth Authentifizierung mit Xentral verbinden.
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Angezeigter Name
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Nur sichtbar für Mitarbeiter - Wähle Mitarbeiter aus, die dieses E-Mail-Konto sehen können. Lässt du dieses Feld leer, ist es für alle Xentral-Benutzer sichtbar.
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Du musst deine IMAP-Einstellungen einrichten, um E-Mails in Xentral zu erhalten und zu verwalten. Dir stehen dabei folgende IMAP-Optionen und -Einstellungen zur Verfügung:
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Benutzername - Anmeldedaten für dieses E-Mail-Konto. Im Allgemeinen ist dies die E-Mail-Adresse oder ein Kontoname.
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Interne Beschreibung - Kurze Beschreibung zum Zweck dieses E-Mail-Kontos.
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Passwort - Passwort des E-Mail-Kontos.
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IMAP-Server - IMAP-Server der E-Mail-Adresse. Dieser hängt von deinem Anbieter ab.
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IMAP-Port - IMAP-Port der E-Mail-Adresse. Im Allgemeinen ist dies 143 (ohne Verschlüsselung) oder 993 (mit Verschlüsselung über SSL).
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Versendetordner aktivieren - Setze zur Nutzung dieses Features ein Häkchen bei E-Mails in Ausgangsordner kopieren, gib den Namen deines Versandordners in das Feld IMAP Gesendet Ordner ein und klicke auf Speichern.
Die Einstellungen in diesem Bereich sind optional und du solltest sie nur dann definieren, wenn du E-Mails aus Xentral versenden möchtest. Die entsprechenden SMTP-Einstellungen werden auf die gleiche Weise in Xentral gespeichert wie die IMAP-Einstellungen. E-Mail-Adresse, Benutzername und Passwort werden automatisch aus den Einstellungen im Bereich Einstellungen Empfangen IMAP übernommen.
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SMTP-Server - SMTP-Server des E-Mail-Anbieters.
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SMTP-Port - SMTP-Port des E-Mail-Anbieters. Im Allgemeinen ist dies 25 (ohne Verschlüsselung) oder 465 (mit Verschlüsselung über SSL).
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SMTP-SSL - Wähle entweder SSL oder TLS.
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SMTP-Authentifizierung - Du kannst hier zwischen Standard, Google OAuth und OAuth Account wählen.
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SMTP-DEBUG aktivieren - Setze hier ein Häkchen, um diese Funktionalität für das E-Mail-Konto zu aktivieren.
Du kannst ein zusätzliches E-Mail-Konto in Xentral anlegen, welches als Kundensupport-Konto fungiert. Wie du ein E-Mail-Konto als Kundensupport-Konto anlegst, kannst du im Artikel Ticketsystem einrichten nachlesen.
Im Bereich E-Mail-Archiv kannst du auswählen, ob die E-Mails deiner spezifischen E-Mail-Adresse archiviert werden sollen und für wir lange. Wähle im Dropdown-Menü des Feldes Auswahl die Option Archivierung aktivieren, um die Archivierung für dein E-Mail-Konto zu aktivieren. Im Feld E-Mails löschen definierst du die Anzahl der Tage, nach denen E-Mails aus Xentral gelöscht werden. Gibst du hier den Wert 0 ein, werden E-Mails nicht gelöscht.
Anmerkung
Beim Löschen von E-Mails aus dem Archiv werden diese nur aus Xentral entfernt, sie sind jedoch weiterhin im E-Mail-Konto verfügbar.
Im Bereich Autoresponder kannst du automatische Antworten für den Posteingang einrichten. Der Autoresponder sendet dann eine vordefinierte E-Mail an Kunden, die dich kontaktieren. Du kannst Variablen für den Betreff {BETREFF} und die Ticketnummer {TICKET} eingeben. Hier ist ein Beispiel für eine automatische Antwort über den Autoresponder:
Anmerkung
Um die automatische Zuweisung der Folge-E-Mails im Ticketsystem zu gewährleisten, musst du das Rautezeichen # vor die {TICKET}-Variable im Betreff schreiben.
Du kannst für jede E-Mail-Adresse und jedes Projekt eine eigene Signatur erstellen. Definierst du keine E-Mail-Adresse, verwendet Xentral die Signatur, die du in den Grundeinstellungen festgelegt hast. Neben Standardtext kannst du hier auch Bilder und HTML-Elemente hinzufügen.
Beim Hinzufügen von Bildern gibt es einige Einschränkungen:
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Das Bild muss auf einem externen Server gespeichert sein.
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Du kannst kein Bild verwenden, das in Xentral gespeichert ist.
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Du kannst kein Bild aus Shopify verwenden, da der Shop eine externe Integration nicht unterstützt.
Gehe wie folgt vor, um ein Bild zu einer Signatur hinzuzufügen:
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Gehe zu Administration > System > E-Mail Accounts und öffne das E-Mail-Konto, dem du eine Signatur hinzufügen möchtest.
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Klicke im Bereich Eigene Signatur auf Quellcode im Texteditor und kopiere die URL deines Bildes und den Alternativtext in deine Signatur.
<img src="url" alt="alternate text">
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Setze ein Häkchen bei Aktivieren.
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Klicke auf Speichern.
In Xentral kannst du mit verschiedenen E-Mail-Adressen für den Postausgang arbeiten. Nach dem Einloggen mit deinem SMTP-Konto (z.B. muster.max@domain.de) kannst du eine andere E-Mail-Adresse zum Versenden einer E-Mail auswählen. Einige SMTP-Konten erlauben das Versenden von E-Mails von verschiedenen E-Mail-Adressen, andere hingegen benötigen separate Konten pro Absenderadresse. Bei Letzterem muss für jede E-Mail ein separates E-Mail-Konto mit eigenen SMTP-Einstellungen eingerichtet und gepflegt werden. Dafür muss dann auch für jede Absenderadresse ein SMTP-Konto in Xentral angelegt werden. Die SMTP-Daten müssen für jedes Konto separat eingegeben werden. Xentral verwendet dann automatisch die korrekten SMTP-Konten beim Versenden.