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Neben dem Haupt-E-Mail-Account aus den Firmendaten können weitere E-Mail-Accounts angebunden werden, damit eigene Mitarbeiter auch mit anderen Accounts arbeiten können. Das ist z.B. sinnvoll, wenn die eigene Firma mehrere Mailadressen verwendet, um mit Kontakten zu kommunizieren oder wenn jeder Mitarbeiter ein eigenes Postfach hat.
Diese E-Mail Accounts werden an verschiedenen Stellen im System verwendet.
- CRM → Versenden von Korrespondenzen
- Kundenanfragen → Import von E-Mails in das zentrale Ticketsystem
- Kundensupport → Beantworten von E-Mails im zentralen Ticketsystem
- Logistik → Versenden von Belegen
- Sicherung → Archivierung der E-Mails von Mitarbeiter-Accounts
Versenden von Dokumenten
Abgeschickt werden kann ein Beleg über die Aktion "abschicken":
Dokumente können per Drucker, Fax, E-Mail, Telefongespräch oder Sonstiges verschickt werden:
Standardmäßig werden alle E-Mails mit der Standard E-Mail Einstellung versendet, die in den Grundeinstellungen einzurichten ist. Dort kann eingestellt werden, dass der Webserver entweder:
- mit der von PHP mitgelieferten Funktion mail()
- oder mit dem angegeben SMTP Account versendet
E-Mail Account neu anlegen
Beim Versenden von E-Mails kann in xentral gewählt werden, ob mit der eigenen E-Mailadresse (Benutzer) oder der E-Mail Adresse der Firma E-Mails versendet werden sollen. Im Ticketsystem wird automatisch die E-Mail Adresse als ausgehende verwendet, auf welche die E-Mail eingegangen ist. Über „+NEU“ kann ein neuer E-Mail Account angelegt werden.
Einstellungen IMAP
IMAP-Postfächer können angebunden werden, indem alle relevanten Zugangsdaten in xentral hinterlegt werden und die Einstellungen abgespeichert werden.
- Angezeigter Name → Name wird als Absender der E-Mails von diesem Account angezeigt, z.B. "Max Mustermitarbeiter"
- E-Mail Adresse → Absendeadresse. Muss mit der Postfachadresse übereinstimmen, z.B. max.mustermitarbeiter@beispiel.de
- Benutzername → Anmeldename für das Postfach. Üblicherweise die E-Mail-Adresse oder ein Accountname , z.B. p123456
- Interne Beschreibung → Interne Beschreibung des Postfachs (optional). Z.B. "Persönlicher Account Max Mustermitarbeiter" oder "Sammelaccount Sales"
- Passwort → Passwort zum E-Mail Account
- IMAP-Server → IMAP-Server des Postfachs
- IMAP-Port → IMAP-Port des Postfachs, für gewöhnlich 143 (ohne Verschlüsselung) oder 993 (mit Verschlüsselung per SSL)
- Versendetordner aktivieren → E-Mails werden in Ausgangsordner kopiert
- Verbindung testen → Beim Betätigen dieser Schaltfläche wird nur die IMAP Verbindung getestet
Einstellungen SMTP
Diese Einstellungen sind optional. Sollen von diesem E-Mail-Account auch Mails verschickt werden können, muss zusätzlich SMTP aktiviert werden. Die dazu gehörenden SMTP-Einstellungen werden in xentral analog zu den IMAP-Einstellungen hinterlegt. Die E-Mail-Adresse, der Benutzername sowie das Passwort werden automatisch aus den Einstellungen im Bereich "Einstellungen IMAP" übernommen.
- SMTP-Server → SMTP-Server des Postfachs
- SMTP-Port → SMTP-Port des Postfachs, für gewöhnlich 25 (ohne Verschlüsselung) oder 465 (mit Verschlüsselung per SSL)
- SMTP-SSL → Verschlüsselung per TSL oder SSL hinterlegen
- SMTP-Authentifizierung → Die Authentifizierung ist auch per PHPMailer 6.1 oder Google OAuth möglich
- SMTP-Debug aktivieren → Das Debugging für diesen SMTP-Account wird aktiviert
- Sender E-Mailadresse → Ist die E-Mailadresse mit der versendet werden soll, abweichend von der IMAP E-Mailadresse, kann diese hier gepflegt werden
- Sender Name → Ist die Sender Name mit der versendet werden soll, abweichend vom IMAP Angezeigter Name, kann dieser hier gepflegt werden
- Client Alias → Client Alias, sofern verwendet, hier eintragen
Meistens genügt es, hierfür nur einen SMTP Account anzugeben, da es viele E-Mail-Server zulassen auch mit anderen E-Mail Adressen der gleichen Domain (über einen Zugang) E-Mails zu versenden. Erlaubt dies der Server nicht, muss ein extra SMTP Account für jede ausgehende E-Mail Adresse angelegt werden.
Ticketsystem
- Auswahl → xentral Ticketsystem für diesen Account aktivieren oder deaktivieren
- Standard-Projekte → Standard-Projekt, dem die E-Mails zugewiesen werden sollen
- Standard-Warteschlange → E-Mails werden automatisch der Warteschlange zugeordnet
- Ab Datum → Datum ab dem die E-Mails abgeholt werden
- Ausgehende E-Mailadresse → Immer die eingehende E-Mailadresse als ausgehende verwenden
- E-Mails auf Server löschen → E-Mails werden unwiderruflich nach Empfang vom Server gelöscht. Ist diese Einstellung nicht aktiviert, werden die E-Mails nicht durch xentral gelöscht
- Ticket als abgeschlossen markieren → Automatisch bei Import als abgeschlossen markieren
E-Mail Archiv
Unter E-Mail Archiv können Emails archiviert oder nach einer bestimmten Anzahl von Tagen automatisch gelöscht werden.
- Auswahl → Mit einem Dropdown können die Möglichkeiten „deaktiviert“ oder „Archivierung aktivieren“ ausgewählt werden
- E-Mails löschen → Anzahl der Tage nach denen die E-Mails gelöscht werden. Der Wert 0 oder leer bedeutet, dass die E-Mails nie gelöscht werden. Die E-Mails sollten entweder nie gelöscht oder vorher für die Archivierung an ein Postfach weitergeleitet werden, sodass die gesetzliche Archivierung vollständig im Webmail Postfach parallel vorgenommen werden kann.
Hinweis: Wenn Nachrichten im E-Mail Archiv gelöscht werden, werden diese nur in xentral gelöscht. Die Nachrichten bleiben weiterhin im E-Mail Account bestehen.
Mitarbeiter
Hier kann der Mitarbeiter zugeordnet werden, dem der E-Mail Account zugeordnet werden soll.
- Mitarbeiter → hier kann der Mitarbeiter ausgewählt werden, der diesem Mail Account zugeordnet ist
Autoresponder
Für E-Mail Adressen kann ein Autoresponder eingeschaltet werden. Der Autoresponder kann z.B. genutzt werden, um Kunden eine Rückmeldung zur Anfrage über ein Kontaktformular auf der Webseite zu geben. Sofern dies über den online Shop geschieht, kann auch der Autoresponder vom Shop verwendet werden. Diese E-Mail Adressen können in xentral im Ticketsystem zentral in einen Pool abgeholt werden. Je nach E-Mail Adresse kann der Autoresponder aktiviert werden.
Hinweis: Sie sollten den Autoresponder auf "nur eine E-Mail pro Tag" einstellen, um zu verhindern, dass andere Autoresponder auf Ihre Mail antwortet.
- Auto-Responder → der Autoresponder kann hier aktiviert werden
- nur eine Mail pro Tag → idealerweise hier auf "nur einmal pro Tag einstellen, dann geht an diese Adresse auch nur eine Mail raus, auch bei erneuter Antwort
- Betreff → Betreff der Autoresponder Mail
- Text → Text der Autoresponder Mail
Folgende Variablen können im Autoresponder Text verwendet werden:
- {TICKET} = Ticketnummer (in Betreff und Text)
- {BETREFF} = Betreff der eingehenden E-Mail
Eigene Signatur
Eigene Signaturen können für jede Mail Adresse oder auch für ein Projekt eingestellt werden. Ist in diesen beiden Bereichen keine Signatur eingestellt, so wird die zentrale Signatur aus den Grundeinstellungen gezogen. Hier können auch Footer mit Bild und HTML Elementen eingefügt werden.
<img src="url" alt="alternatetext">
- aktivieren → die eigene Signatur kann hier aktiviert werden (Info: die Signatur kann auch im Projekt bei den Logistikeinstellungen für ein Projekt aktiviert werden (Logistikeinstellungen ganz unten))
- Signatur → Textfeld, um die eigene Signatur einzustellen
Signaturen sollten zentral oder über die Mail Adresse festgelegt werden. (Eine Signatur direkt in der Geschäftsbriefvorlage (z.B. Text Vorlage beim Absenden einer Rechnung) ist zwar möglich. Allerdings muss dann jeweils die einzelne Vorlage bei Änderungen bearbeitet werden und die Formatierungsmöglichkeiten für die Signatur sind hier nur im Textformat möglich) In der Signatur können die Variablen {MITARBEITER},{MITARBEITER_TELEFON},{MITARBEITER_MOBIL}, {MITARBEITER_EMAIL} und {MITARBEITER_TELEFAX} verwendet werden.
Mit verschiedenen ausgehenden E-Mailadressen arbeiten
In xentral ist es möglich, mit verschiedenen ausgehenden E-Mailadressen zu arbeiten. Nach der Anmeldung mit dem SMTP Account, z.B. muster.max@domain.de können E-Mails auch über andere E-Mail-Accounts versendet werden, z.B. über meier@domain.de.
Manche SMTP Account ermöglichen es, mit mehreren verschiedene E-Mail-Versenderadressen zu versenden, andere wiederum verlangen, dass es für jede Versenderadresse auch einen eigenen SMTP Account gibt. Im zweiten Fall muss für jede E-Mail einen eigener E-Mail Account angelegt werden und es müssen jeweils eigene SMTP Einstellungen gepflegt werden. Dann muss auch in xentral für jede versendende E-Mailadresse ein SMTP Account hinterlegt werden. Pro Account müssen dann die SMTP Daten separat angegeben werden. xentral nutzt dann beim Versenden automatisch die korrekten SMTP Accounts.
Gesendete E-Mails im Gesendet Ordner anzeigen
Über xentral versendete E-Mails können im "Versendet" Ordner des E-Mail Programms angezeigt werden. Hierzu ist im jeweiligen E-Mail Account der Ordner einzustellen. Zuerst muss "IMAP Ausgang aktiv" ausgewählt werden, damit sich im Anschluss eine neue Zeile mit "IMAP Ordner gesendet" erscheint.
Google Mail (OAuth)
Viele neuere Google Mail Adressen unterstützten das Versenden von E-Mails nur noch über das sogenannte OAuth Verfahren. Um dieses Verfahren zu ermöglichen muss zunächst eine Verbindung zur Google API hergestellt werden.
Hinweis zu Google Accounts: Für jeden Google-Mail-Account muss die "Bestätigung in zwei Schritten" aktiviert sein und zusätzlich noch ein "Anwendungsspezifisches Passwort" erstellt werden, welches dann als Passwort für den Mail-Account in der Mail-Konfiguration hinterlegt wird.
Google Mail Account einrichten
Ein Google Mail Account funktioniert mit den folgenden SMTP Einstellungen:
- SMTP-Server: smtp.gmail.com
- SMTP-Port: 587
- SMTP-SSL: TLS
- SMTP-Authentifizierung: Google OAuth
- Sender Email Adresse: Google Mail Adresse
Der Benutzer, dem der Google Mail Account gehört, muss nun noch xentral zum Zugriff auf Google Mail autorisieren. Dies geschieht in den persönlichen Einstellungen des Benutzers. Dazu erstellt du zunächst ein Konto für die Google API und trägst die Daten dann im Modul Google API ein. Auf der Startseite ganz unten kannst du dann das Mailkonto autorisieren.
- Mitarbeiter in den Email-Accounts (Hierfür muss die verknüpfte Adresse die Rolle "Mitarbeiter" haben)
- Email-Adresse in der Adresse
- Email-Adresse in der Benutzereinstellung