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Sendcloud anbinden

  • Aktualisiert

In diesem Artikel findest du alle wichtigen Informationen zur Anbindung der Versandplattform Sendcloud an Xentral.

Verfügst du bereits über bestehende Verträge mit einem oder mehreren Versanddienstleistern? Dann kannst du Sendcloud nutzen, um diese Verträge gebündelt an einer Stelle zu hinterlegen und den Versandprozess mit Sendcloud abzuwickeln. Aber auch, wenn du ohne Direktverträge neue Versanddienstleister nutzen möchtest, kannst du dies ganz unkompliziert mithilfe der verschiedenen Tarife bei Sendcloud umsetzen.

Die Anbindung von Sendcloud an Xentral funktioniert ganz einfach, indem du in Xentral eine Versandart anlegst und sie mithilfe deiner Zugangsdaten von Sendcloud konfigurierst. Wenn du später Versandlabels mit der Versandart Sendcloud erstellst, fordert Xentral das Versandetikett bei der Sendcloud-API an. Es dauert nur wenige Sekunden, bis dir das Versandlabel direkt in Xentral vorliegt und ausgedruckt werden kann! Anschließend nimmst du die restliche Versandabwicklung wie gewohnt in Xentral vor.

sendcloud_xentral_process.jpg

Anmerkung

Arbeitest du bislang noch nicht mit Sendcloud zusammen oder möchtest du dir einen Überblick über den Funktionsumfang und die Vorteile dieser Lösung verschaffen? Dann schau hier bei Sendcloud vorbei, um mehr über eine mögliche Zusammenarbeit zu erfahren und eine kostenlose Testversion zu erhalten. Du benötigst zwingend einen Zugang zu Sendcloud, um die Schnittstelle in Xentral zu nutzen.

Wann sollte ich Sendcloud verwenden?

Im Folgenden haben wir einige Gründe gesammelt, die je nach deinen eigenen Workflows und den Anforderungen deines Business für die Anbindung von Sendcloud an Xentral sprechen können.

  • Vielzahl von Versanddienstleistern: Verfügst du bereits über direkte Verträge mit zwei oder mehr Versanddienstleistern? Dann kannst du dir mithilfe der Anbindung an Sendcloud die Übersicht erleichtern. Bei Sendcloud sind all deine bereits bestehenden Verträge, Produkte und Versandlabels übersichtlich in einem Dashboard zusammengefasst und jederzeit für dich zugänglich.

  • Unkomplizierte Erweiterungsmöglichkeiten: Weißt du bereits heute, dass du in Zukunft mit zusätzlichen Versanddienstleistern zusammenarbeiten möchtest? Dann kannst du über Sendcloud jederzeit ganz einfach die Produkte weiterer Dienstleister hinzubuchen, ohne umständlich weitere Direktverträge abschließen zu müssen.

  • Flexible Konditionen und Internationalisierung: Bei Sendcloud profitierst du je nach Sendungsvolumen von flexiblen Preisplänen, beispielsweise für Startups. So bindest du ganz einfach und ohne Risiken oder Direktverträge weitere Versanddienstleister an. Für deine Zukunftspläne stellt Sendcloud außerdem den Zugriff auf eine Vielzahl von internationalen Versanddienstleistern bereit, wann immer du ihn benötigst.

  • Nahtlose Integration in Xentral: Du musst die Versandart Sendcloud nur ein einziges Mal in Xentral anlegen und nicht mühsam für jeden Versanddienstleister einzeln Einstellungen vornehmen.

Sendcloud an Xentral anbinden

Um Sendcloud in Xentral zu nutzen, legst du zunächst eine neue Versandart an. Anschließend verwendest du deine Zugangsdaten von Sendcloud, um die Versandart einzurichten.

Wichtig

Für die Anbindung von Sendcloud benötigst du einen aktiven Vertrag mit Sendcloud. Nur dann verfügst du über die Zugangsdaten, die zwingend für die Einrichtung in Xentral benötigt werden. Diese Zugangsdaten bestehen aus dem Public Key und dem Secret Key. Im Folgenden erklären wir dir genau, wie du beides generierst.

Zugangsdaten in Sendcloud generieren

Im ersten Schritt generierst du die Zugangsdaten, die du für die Einrichtung der Schnittstelle zu Sendcloud in Xentral benötigst. Gehe dazu wie folgt beschrieben vor.

  1. Logge dich in das Sendcloud-Kundenportal ein. Folge dazu diesem Link.

  2. Klicke unten links auf den Menüpunkt Einstellungen und dann auf Integrationen.

    sendcloud_settings_1-de.png

  3. Wähle die Option Sendcloud API aus und klicke auf Verbinden.

    sendcloud_settings_2-de.png

  4. Gib einen Namen für die Integration ein.

  5. Klicke auf Speichern.

    Der Public Key und der Secret Key werden angezeigt.

  6. Kopiere die Zugangsdaten und lege sie an einem sicheren Ort ab, auf den du später noch Zugriff hast.

    Warnung

    Befolge diesen Schritt besonders sorgfältig. Die Zugangsdaten werden nur ein einziges Mal im Sendcloud-Kundenportal angezeigt. Du kannst sie später nicht mehr einsehen.

Versandart anlegen und Grundeinstellungen vornehmen

Im nächsten Schritt legst du eine neue Versandart in Xentral an und gibst dabei die Zugangsdaten ein, die du wie oben beschrieben im Sendcloud-Kundenportal generiert hast.

  1. Suche mithilfe der Smart Search nach Versandarten.

  2. Klicke oben rechts auf +NEU.

  3. Klicke auf Sendcloud.

  4. Gib die Zugangsdaten Public Key und Secret Key ein, die du zuvor im Sendcloud-Kundenportal generiert hast.

    sendcloud_1-de.png

  5. Klicke auf Weiter.

  6. Nimm im nächsten Schritt folgende Einstellungen vor:

    • Projekt-Filter (optional): Gib ein Projekt an, wenn du pro Verkaufskanal einen anderen Drucker für das Versandlabel verwenden möchtest.

    • Drucker: Wähle den gewünschten Drucker für das Versandlabel aus.

    • Export Drucker: Wähle den gewünschten Drucker für die Zolldokumente bei Exportsendungen aus.

    sendcloud_2-de.png

  7. Klicke auf Weiter.

    Die Versandart wird nun in Xentral gespeichert.

Nachdem du die oben beschriebenen Einstellungen vorgenommen hast, kannst du nun entweder zusätzliche Einstellungen vornehmen oder direkt einen Lieferschein aufrufen, um zu Testzwecken ein Versandlabel zu drucken.

Zusätzliche Einstellungen vornehmen

Wenn du Sendcloud bereits als Versandart angelegt hast oder die oben beschriebenen Grundeinstellungen für deine Anforderungen nicht ausreichen, kannst du die im Expertenmodus zusätzliche Einstellungen für die Versandart vornehmen.

  1. Suche mithilfe der Smart Search nach Versandarten.

  2. Klicke bei der Versandart, für die du Einstellungen vornehmen möchtest, rechts auf das Stift-Symbol.

  3. Wähle für die Option Versender-Adresse aus, welche Absender-Adresse auf dem Versandlabel abgedruckt werden soll. Es stehen die Adressen zur Auswahl, die du im Sendcloud-Kundenportal unter Einstellungen > Adressen angelegt hast.

  4. Aktiviere im Bereich Experte die Option Zusätzliche Einstellungen anzeigen.

  5. Nimm die Einstellungen vor. Die Tabelle unten enthält detaillierte Informationen zu den verfügbaren Optionen.

  6. Klicke anschließend auf Speichern.

Einstellung

Erläuterung

Bezeichnung

Hier findest du die Bezeichnung der Versandart, wie sie in Xentral beispielsweise bei der Auftragsbearbeitung angezeigt wird. Die Bezeichnung ist nur für dich und deine Mitarbeiter sichtbar.

Achte darauf, dass jede Bezeichnung nur einmal in Xentral vorkommt, damit die Versandart stets eindeutig identifiziert werden kann.

Typ

Dies ist eine interne Feldbezeichnung, die für die Zuordnung bei deinen Online-Shops und anderen Verkaufsplattformen benötigt wird. Verändere diese Bezeichnung nicht!

Modul

Gib hier das passende Xentral Modul an. In diesem Fall handelt es sich um Sendcloud. Es ist auch möglich, der Versandart ein anderes Modul zuweisen. Beachte jedoch, dass dabei bereits gesetzte Einstellungen verloren gehen und der Modulname in nicht schreibgeschützten Belegen aktualisieren wird, falls du hier eine Änderung vornimmst.

Projekt

Gib optional eine Projektzuordnung an. Diese wird benötigt, wenn du die Versandart auf einen bestimmten Verkaufskanal oder ein Projekt (beispielsweise eine spezifische Niederlassung) beschränken möchtest. Ist dies nicht der Fall, bleibt dieses Feld leer und gilt somit für alle Projekte und Benutzergruppen.

Aktiv

Aktiviere diese Option, sobald du alle benötigten Einstellungen für die Versandart vorgenommen hast.

Anmerkung

Nicht mehr verwendete Versandarten kannst du später deaktivieren. Beachte jedoch, dass deaktivierte Versandarten nur noch in bereits erstellten Belegen angezeigt werden. In neu erstellten Belegen und in Benutzerflächen wie der Auftragsübersicht oder in den Kundendaten steht eine deaktivierte Versandart nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung. Du kannst Versandarten auch löschen. Dadurch wird jedoch auch die Versandhistorie gelöscht. Deshalb solltest du nur fälschlicherweise angelegte Versandarten löschen, die du nicht produktiv genutzt hast.

Kein Portocheck

Nutze diese Option, um den Porto-Check im Auftrag für die Versandampel zu deaktivieren. Bleibt der Porto-Check aktiv, wird für Aufträge ein rotes Ampel-Icon erzeugt, sobald nicht mindestens ein Portoartikel in den Auftragspositionen enthalten ist. So wird normalerweise verhindert, dass bei manuell angelegten Aufträgen der Portoartikel vergessen wird.

Überlege anhand deiner eigenen Workflows und Arbeitsweise mit Xentral, ob du diese Option aktivieren oder deaktivieren willst. Legst du typischerweise viele Aufträge manuell in Xentral an, kann es sinnvoll sein, diese Option nicht zu aktivieren, sodass gerade bei hochpreisigen Artikeln oder internationalen Sendungen das Porto immer zuverlässig am Auftrag hinterlegt wird.

Drucker Paketmarke

Wähle aus dem Dropdown-Menü den Drucker aus, der standardmäßig für die Versandlabels genutzt werden soll. Beachte, dass hier nur Drucker auswählbar sind, die du bereits in Xentral eingerichtet hast. Je nachdem, wie und wo der Versandprozess in deinem Unternehmen abläuft, kannst du hier genau den Drucker auswählen, den du benötigst - egal ob direkt am Schreibtisch oder am Packtisch im Lager.

Drucker Export

Wähle aus dem Dropdown-Menü den Drucker aus, der standardmäßig für Zollpapiere (CN23) genutzt werden soll.

Anmerkung

Beachte, dass diese Einstellung nur für dich relevant ist, wenn du über einen der in Sendcloud angebundenen Versanddienstleister, mit denen du zusammenarbeitest, Exportsendungen in Drittländer versendest.

Versand-E-Mail

Lege hier fest, nach welchen Regeln Versandbenachrichtigungen per E-Mail an deine Kunden verschickt werden sollen, sobald sich die Sendung auf dem Weg befindet. Die folgenden drei Optionen stehen dir zur Verfügung:

Standardverhalten: Die Logistikeinstellungen aus dem Projekt werden verwendet. Diese Einstellungen nimmst du im Menü Einstellungen > Grundeinstellungen > Projekte > Projekt öffnen > Tab: Einstellungen > Tab: Logistik / Versand vor. In den Bereichen Stufe 1 (Pick/Kommissionierung) und Stufe 2 (Pack) definierst du über die Checkboxen namens E-Mail, bei welchen Schritten deine Kunden über den Stand der Auftragsbearbeitung informiert werden.

Keine Versandmail: Für diese Versandart wird keine Versandinformation per E-Mail versendet.

Eigene Textvorlage: Für diese Versandart wird die ausgewählte Textvorlage per E-Mail versendet. Diese Vorlage musst du vorab im Menü Einstellungen > Grundeinstellungen > Belege > Textvorlagen erstellen. Anschließend wählst du die gewünschte Vorlage im Dropdown-Menü Textvorlage aus. Durch diese Auswahl werden die Logistikeinstellungen des Projekts für diese Versandart nicht genutzt.

Lieferungen unterstützt

Bei der Einrichtung der Versandart Sendcloud wird diese Option standardmäßig aktiviert. Sobald du alle weiteren benötigten Einstellungen vorgenommen und die Versandart auf Aktiv gestellt hast, kannst du die Versandart in Aufträgen, Lieferscheinen und im Versandzentrum auswählen. So kannst du die Versandart bei allen wichtigen Schritten der Auftragsabwicklung in Xentral manuell auswählen.

Retouren unterstützt

Aktiviere diese Option, um die Erstellung von Retouren für Aufträge zu erlauben, die ursprünglich mit der Versandart Sendcloud erstellt wurden.

Bevorzugte Rücksendemethode

Wähle eine bevorzugte Versandart für Retouren aus. Wenn du in Xentral eine Retoure zu einem Auftrag mit der Versandart Sendcloud anlegst, wird die hier gewählte Versandart automatisch im Retourenauftrag vorausgewählt. Diese Einstellung bezieht sich auf Fälle, in denen du Retouren manuell Xentral erstellst und auch die Retourenmarke selbst erzeugst und an deine Kunden sendest.

Standardhöhe / Standardbreite / Standardlänge (in cm)

Gib die Standardabmessungen deiner Sendungen in cm ein. Diese Werte werden dann später bei der Erstellung des Versandlabels im so genannten Paketmarkendialog automatisch eingesetzt.

Standardgewicht

Gib das Standardgewicht deiner Sendungen in kg ein. Dieser Wert wird dann später bei der Erstellung des Versandlabels im so genannten Paketmarkendialog automatisch eingesetzt, falls in den Artikelstammdaten keine ausreichenden Gewichtsangaben vorhanden sind, um das Sendungsgewicht zu ermitteln.

Gewicht anpassen in

Zur Erstellung des Versandlabels wird eine genaue Berechnung des Gesamtgewichts der Sendung inklusive Verpackungsmaterial benötigt. Xentral berechnet das Sendungsgewicht automatisiert im Hintergrund, indem das Gesamtgewicht der im Auftrag enthaltenen Positionen addiert wird. Mit der vorliegenden Option wird diesem Gewicht ein von dir festgelegtes Gewicht hinzugefügt. So entsteht ein Gesamtwert für die Versandanmeldung, der bei der Erstellung des Versandlabels berücksichtigt und automatisch an den Versanddienstleister gemeldet wird. Entscheide, ob das zusätzliche Gewicht des Verpackungsmaterials in kg oder % angegeben werden soll. Mithilfe der folgenden Einstellung namens Gewicht anpassen um definierst du das zusätzliche Gewicht genauer.

Gewicht anpassen um

Mithilfe dieser Einstellung bestimmst du deine Angaben für die Einstellung Gewicht anpassen in näher. Gib hier das zusätzliche Sendungsgewicht je nach vorheriger Auswahl in Kilogramm oder Prozent ein. Für welche Berechnungsart und welche konkreten Werte du dich entscheidest, hängt von der Verpackungsart deiner Produkte und deinen verwendeten Verpackungsmaterialien ab.

Produkt

Wähle das Produkt für das entsprechende Gewicht aus dem Dropdown-Menü aus. Die verfügbaren Versandprodukte kannst du im Sendcloud-Kundenportal einsehen. Alternativ kannst du das Produkt bei jedem Druck eines Versandlabels in Xentral neu auswählen, indem du die Option Auswahl im Paketmarkendialog auswählst. Diese Option solltest du ebenfalls auswählen, wenn du keinen separaten Vertrag mit einem spezifischen Versanddienstleister hast, sondern lediglich mit Sendcloud zusammenarbeitest.

Tracking-Nr. ab Position

Damit die Tracking-Nummer korrekt übernommen wird, musst du in der Versandart Sendcloud die richtige Position der Tracking-Nummer angeben. Die hier angegebene Anzahl an Zeichen wird am Anfang der Tracking-Nummer abgeschnitten (z.B. bei 4 und abcdef bleibt ef übrig).

Wichtig

Wenn du über einen separaten Vertrag mit DPD verfügst und diesen Versanddienstleister über die Versandart Sendcloud anbindest, musst du in diesem Feld zwingend den Wert 8 eintragen.

Tracking-Nr. Länge

Gib die Anzahl der Stellen der Tracking-Nummer ein. Wenn du das Feld leer lässt, wird die Tracking-Nummer vollständig, also mit allen Stellen übernommen.

Tracking übernehmen

Aktiviere diese Option, um die Tracking-Nummer nach der Erstellung des Versandlabels direkt im dazugehörigen Auftrag in Xentral zu speichern. So bleibt die Tracking.Nummer dauerhaft in deinem System vermerkt und du musst das Versandlabel nach der Erstellung nicht erneut scannen, um diese Daten in Xentral zu erfassen.

Zusätzliche Versicherung deaktivieren

Aktiviere diese Option, um bei der Erstellung des Versandlabels im so genannten Paketmarkendialog in Xentral auf Wunsch alle versicherungsrelevanten Auswahlfelder für eine zusätzliche Versicherung der Sendung auszublenden. Bleibt die Option deaktiviert, kannst du diese Felder bei Bedarf nutzen, um bei der Sendungsanmeldung Details über die Versicherungssumme an den Versanddienstleister zu übermitteln.

JIT Komponenten von CN22 ausschließen

Aktiviere diese Option, um die einzelnen Komponenten von Just-in-Time -Stücklisten nicht auf dem CN22-Formular aufzuführen, falls derartige Artikel in der Sendung enthalten sind. Wenn diese Option aktiviert ist, wird nur der Kopf- bzw. Hauptartikel der Stückliste aufgeführt. Stelle sicher, dass in diesem Fall alle benötigten zollrelevanten Daten (Zolltarifnummer, Herkunftsland, Gewicht) korrekt in den Stammdaten dieses Hauptartikels gepflegt sind, da es ansonsten zu Fehlern bei der Erstellung des Versandlabels kommt. Weitere Informationen zum Thema Just-in-Time-Stücklisten findest du in diesem Artikel.

Versandlabel drucken

Sobald du alle Einstellungen wie oben beschrieben vorgenommen hast, kannst du den Paketmarkendruck im Versandzentrum oder auch in einem einzelnen Lieferschein testen. Gehe dazu wie folgt vor.

  1. Öffne per Klick auf das Stift-Symbol rechts einen Lieferschein im Menü Lager > Lieferschein.

  2. Öffne das Tab Details.

  3. Scrolle nach unten, bis du den Bereich Lieferschein erreichst.

  4. Wähle die Versandart Sendcloud aus dem Dropdown-Menü Versandart aus.

  5. Klicke auf Speichern. Anschließend wirst du direkt in das Tab Paketmarke des Lieferscheins weitergeleitet. Passe, falls nötig, die Adressdaten an.

    sendcloud-versandlabel_1-de.png

  6. Falls du für die Einstellung Produkt der Versandart die Option Auswahl im Paketmarkendialog gewählt hast: Wähle im Feld Produkt das passende Versandprodukt aus.

    Anmerkung

    Hier werden nur Produkte vorgeschlagen, die du vertraglich beim jeweiligen Versanddienstleister oder über einen Sendcloud-Tarif gebucht hast. Außerdem ist die Auswahl der Produkte je nach Gewicht deiner Sendung eingeschränkt. Falls du nicht die Option Auswahl im Paketmarkendialog aktiviert hast, sondern eigene Sendcloud-Versandarten pro Versanddienstleister in Xentral angelegt hast (z.B. "Sendcloud DHL" oder "Sendcloud DPD"), wählst du bereits im oben beschriebenen Schritt 4 das konkrete Versandprodukt aus. Anschließend ist das entsprechende Produkt im Paketmarkendialog vorausgewählt.

    sendcloud-versandlabel-2-de.png

  7. Klicke auf Paketmarke drucken.

  8. Lade das Versandlabel herunter. Anschließend kannst du es öffnen und auf etwaige Fehler prüfen.

Wichtig

Nachdem dein Testdruck abgeschlossen ist, solltest du im Anschluss die Paketmarke direkt in deinem Sendcloud-Konto stornieren. Gehe dazu wie folgt vor.

  1. Logge dich in das Sendcloud-Kundenportal ein.

    Du befindest dich automatisch im Menü Eingehende Bestellungen.

  2. Öffne das Tab Erstellte Labels.

  3. Aktiviere die Checkbox links, um ein oder mehrere Versandlabels für die Stornierung auszuwählen.

  4. Klicke oben links auf das Pfeil-Symbol direkt neben der Schaltfläche Label drucken.

    sendcloud-cancel-label-de.png

  5. Klicke auf Abbrechen.

    Du siehst einen Hinweis, der dich über die Bedingungen für die Erstattung der Kosten für das Versandlabels und die Stornierungsfristen informiert. Bestätige die Stornierung per Klick auf Ok, stornieren.

    sendcloud-cancel-dialogue-de.png

Häufige Fehlermeldungen und Lösungen

In diesem Kapitel haben wir die Fehlermeldungen aufgelistet, die bei der Verwendung der Versandart Sendcloud in Xentral auftreten können.

Fehlermeldung

Erläuterung und Lösung

parcel_items: ",,,,,,,"

Diese Fehlermeldung wird direkt von Sendcloud an Xentral übergeben und tritt auf, wenn in den Artikelstammdaten keine oder eine fehlerhafte Angabe zum Herkunftsland vorhanden ist. Auch eine fehlende Gewichtsangabe in den Artikelstammdaten kann diesen Fehler verursachen, sodass die Erstellung eines Versandlabels nicht möglich ist.

Öffne das Menü Verkaufen > Artikel > Artikel öffnen > Tab: Details. Stelle sicher, dass im Feld Herkunftsland (ISO Code) des Bereichs Hersteller der korrekte ISO-Code des Herkunftslandes angegeben ist. Der Code ist in der Regel zweistellig. Das Artikelgewicht trägst du im Feld Gewicht (in kg) im Bereich Lager/Abmessungen ein.

Wichtig

Das Herkunftsland muss zwingend als ISO-Code angegeben werden, da ansonsten immer wieder die gleiche Fehlermeldung auftritt.

Quantity must be at least 1

Diese Fehlermeldung tritt bei der Erstellung des Sendcloud-Versandlabels auf, wenn sich im Lieferschein Positionen mit der Menge 0 befinden. Entferne die entsprechenden Positionen aus dem Lieferschein, indem du die nicht lieferbaren Positionen in eine Teillieferung oder einen Teilauftrag überführst. Anschließend kannst du das Versandlabel wie gewünscht erstellen.

Für diese Lieferscheinkonfiguration ist kein Versandprodukt verfügbar.

Diese Fehlermeldung tritt auf, wenn Abmessungen und/oder Gewicht deiner Sendung zu keinem deiner in Sendcloud gebuchten Versandprodukte passen, also beispielsweise zu groß sind. Überprüfe zunächst im Sendcloud-Kundenportal, welche Produkte du gebucht hast und welche Limitierungen gelten. Wende dich im Zweifel an den Xentral Support, um Unterstützung bei der Klärung zu erhalten.

User not allowed to announce

Diese Fehlermeldung wird direkt von Sendcloud an Xentral übergeben. Sie tritt auf, wenn die Einrichtung deines Sendcloud-Kontos noch nicht vollständig abgeschlossen wurde, oder du noch keine Zahlungsmethode für die Abrechnung und Zahlung deiner Versandlabels bei Sendcloud hinterlegt hast. Überprüfe zunächst den Status deines Kontos, indem du dich im Sendcloud -Kundenportal einloggst. Mehr zur Lösung findest du auch in den Sendcloud API FAQs.

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