Zum Hauptinhalt gehen

Benutzer erstellen und ihre Rechte verwalten

  • Aktualisiert

Einstellungen createbookmark_x21.png > Grundeinstellungen > Benutzerverwaltung > Benutzer verwalten

Jeder Nutzer in Xentral benötigt ein eigenes Nutzerkonto, welches im Modul Benutzer verwaltet wird. Hier kannst du neue Nutzer dazu einladen deiner Instanz beizutreten und die Rechte jedes Nutzers einstellen, sodass sensible Informationen nicht von unbefugten Personen gesehen oder bearbeitet werden können.

Momentan unterscheidet sich die Erstellung von Nutzern leicht, je nachdem welche Anmeldemethode du für deine Instanz verwendest.

Benutzer erstellen (falls du dich mit Benutzernamen einloggst)

user_newuser_oldlogin.png

Für jeden Mitarbeiter der Xentral nutzt, sollte ein eigener Nutzer erstellt werden. Gehe wie folgt vor, um einen Nutzer anzulegen:

  1. Klicke auf +NEU. Auf der linken Seite wird ein Abschnitt mit Pflichtfeldern angezeigt, die du als nächstes ausfüllen solltest.

  2. Gib einen Benutzernamen ein. Dieser Name wird im System angezeigt, z.B. in den Logs.

  3. Gib eine E-Mail an. Diese E-Mailadresse wird dazu verwendet den Nutzer einzuladen. Weiterhin werden alle vom System an diesen Nutzer adressierte E-Mails an diese E-Mailadresse gesendet. Der Nutzer kann diese E-Mail-Adresse jederzeit selbst ändern.

  4. Gib ein Passwort ein und bestätige es, indem du es erneut im Feld Passwort wdh eingibst.

    Die Stärke des Passworts wird in einem farbigen Balken unterhalb des Passworts angezeigt. Ein schwaches Passwort wird durch einen einzelnen roten Balken angezeigt, ein mittleres Passwort durch zwei gelbe Balken und ein starkes Passwort durch drei grüne Balken.

  5. Wähle einen Account-Typ. Wähle aus den folgenden Optionen:

    • Administrator - Key User, bei dem alle Rechte aktiviert sind.

    • Benutzer - Normaler Nutzer, bei dem Rechte manuell aktiviert werden müssen.

    • Light User - Limitierter Nutzer, bei dem maximal 20 Rechte aktiviert sein können

  6. Setze ein Häkchen bei Benutzer ist aktiv. Dies erlaubt dem Nutzer Xentral zu verwenden. Entfernst du das Häkchen, wird der Nutzer deaktiviert.

  7. Alle Nutzer benötigen in den Stammdaten einen Eintrag unter Adressen. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten:

    • Wenn für diesen Nutzer keine Adresse vorhanden ist, brauchst du nichts auszuwählen. Es wird automatisch eine neue Adresse angelegt und der Benutzername des Nutzers wird als Name der Adresse verwendet.

    • Wenn du bereits eine Adresse für den Benutzer unter Adressen angelegt hast, setze ein Häkchen bei Mit bestehender Adresse verbinden und wähle anschließend die Adresse im neu angezeigten Suchfeld Adresse aus Stammdaten aus.

  8. Klicke auf Speichern.

Schicke den Benutzernamen und das Passwort an den Nutzer, damit er sich einloggen kann. Anschließend kann er das Passwort selbst ändern.

Benutzer erstellen (falls du dich mit E-Mail-Adresse einloggst)

user_newuser_newlogin.png

Für jeden Mitarbeiter der Xentral nutzt, sollte ein eigener Nutzer erstellt werden. Gehe wie folgt vor, um einen Nutzer anzulegen:

  1. Klicke auf +NEU. Auf der linken Seite wird ein Abschnitt mit Pflichtfeldern angezeigt, die du als nächstes ausfüllen solltest.

  2. Gib einen Benutzernamen ein. Dieser Name wird im System angezeigt, z.B. in den Logs.

  3. Gib eine E-Mail an. Diese E-Mailadresse wird dazu verwendet den Nutzer einzuladen. Weiterhin werden alle vom System an diesen Nutzer adressierte E-Mails an diese E-Mailadresse gesendet. Der Nutzer kann diese E-Mail-Adresse jederzeit selbst ändern.

  4. Wähle einen Account-Typ. Wähle aus den folgenden Optionen:

    • Administrator - Key User, bei dem alle Rechte aktiviert sind.

    • Benutzer - Normaler Nutzer, bei dem Rechte manuell aktiviert werden müssen.

    • Light User - Limitierter Nutzer, bei dem maximal 20 Rechte aktiviert sein können

  5. Setze ein Häkchen bei Benutzer ist aktiv. Dies erlaubt dem Nutzer Xentral zu verwenden. Entfernst du das Häkchen, wird der Nutzer deaktiviert.

  6. Alle Nutzer benötigen in den Stammdaten einen Eintrag unter Adressen. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten:

    • Wenn für diesen Nutzer keine Adresse vorhanden ist, brauchst du nichts auszuwählen. Es wird automatisch eine neue Adresse angelegt und der Benutzername des Nutzers wird als Name der Adresse verwendet.

    • Wenn du bereits eine Adresse für den Benutzer unter Adressen angelegt hast, setze ein Häkchen bei Mit bestehender Adresse verbinden und wähle anschließend die Adresse im neu angezeigten Suchfeld Adresse aus Stammdaten aus.

  7. Klicke auf Speichern.

Eine E-Mail mit einem Einladungslink wird an den Nutzer gesendet. Nach einem Klick auf den Link, kann er ein Passwort wählen und sich anschließend in deiner Xentral-Instanz anmelden.

Alle aktuellen Einladungen sind im Reiter Einladungen gelistet. Möchtest du eine Einladung stornieren, klicke auf close_preview_x21.png neben der Einladung die du stornieren möchtest.

Rechte aktivieren

Rechte erlauben dir den Zugriff auf Daten für jeden Mitarbeiter entsprechende seiner Aufgaben im Unternehmen einzuschränken. Der Nutzer kann Funktionen, für die er keine Berechtigung hat, nicht in der Benutzeroberfläche sehen.

Nutzerrechte können folgendermaßen aktiviert werden:

  • Individuell für jeden Nutzer

    Nachdem ein Nutzer erstellt wurde, erscheint der Reiter Rechte. Hier kannst du alle Rechte eines Nutzers sehr detailliert bearbeiten. Weitere Informationen zu Nutzerrechten findest du hier: Benutzerrechte Vergabe (Workflow).

    Anmerkung

    Das vergebene Recht bezieht sich immer auf die Gesamtheit des verwendeten Moduls. Hat ein Nutzer z.B. das Recht edit im Rechteblock Adresse, so kann dieser in jedem Bereich der Adresse Änderungen vornehmen. Es ist nicht möglich einzelne Felder für bestimmte Nutzer zu sperren, z.B. nur das Feld Vertrieb besonders zu schützen.

  • Von anderem Nutzer kopieren

    Wähle im Bereich Rechte von Nutzer kopieren den Nutzer dessen Rechte du kopieren möchtest aus dem Dropdown-Menü aus. Der Nutzer hat dann genau dieselben Rechte wie der Nutzer, von dem kopiert wurde. Du kannst die Rechte anschließend an den Nutzer anpassen, falls die Nutzer leicht unterschiedliche Rechte haben sollen.

    Eine weitere Methode, Nutzerrechte zu kopieren ist eine Rechtedatei im Benutzer-Modul zu nutzen:

    1. Klicke im Benutzer-Modul in der Übersichtstabelle auf Download.png für den Nutzer von dem du die Rechte kopieren möchtest.

    2. Öffne den Nutzer, der die kopierten Rechte erhalten soll.

    3. Klicke im Bereich Rechtedatei heraufladen auf Datei auswählen und wähle die entsprechende Rechtedatei aus.

  • Benutzervorlagen

    Benutzervorlagen erlauben dir Rechte für eine ganze Gruppe von Nutzern zu aktivieren, z.B. für eine Abteilung. Du kannst eine Benutzervorlage unter Administration > System > Benutzer Vorlage anlegen. Weitere Informationen zu Benutzervorlagen findest du hier: Benutzer Vorlage - Benutzerrechte über Vorlagen zuweisen.

    Anmerkung

    Bei Nutzung einer Benutzervorlage können einzelne Rechte einem Nutzer zusätzlich zugeordnet werden. Rechte, die der Nutzer von einer Benutzervorlage erhalten hat, können jedoch nicht einzeln entfernt werden!

    Gehe wie folgt vor, um eine Benutzervorlage einem Nutzer zuzuordnen:

    1. Öffne den entsprechenden Nutzer im Benutzer-Modul und öffne den Unterreiter Benutzereinstellungen.

    2. Wähle eine Vorlage im Suchfeld Benutzervorlage.

    3. Klicke auf Speichern.

Alle Änderungen der Nutzerrechte werden im Reiter Historie des Moduls Benutzer dokumentiert.

Benutzereinstellungen konfigurieren

Administration > System > Benutzer > Reiter Details > Unterreiter Benutzereinstellungen

Der Unterreiter Benutzereinstellungen enthält optionale Einstellungen, die der Nutzer konfigurieren kann. Diese Einstellungen sind:

  • Interne Beschreibung: Diese Beschreibung wird in der Übersichtstabelle des Benutzer-Moduls angezeigt.

  • Eigene Kalenderfarbe: Die Termine dieses Nutzers werden in der ausgewählten Farbe im Kalender angezeigt. Du kannst aus vordefinierten Farben wählen oder einen HEX-Farbcode verwenden.

  • Zugriff aus Ferne erlauben: Dieses Feld ist nicht mehr relevant.

  • Startseite: Gib die URL einer benutzerdefinierten Startseite an, z.B. für die Pinnwand. Die URL kann folgendermaßen aussehen: https://deineinstanz.xentral.com/new/x1?module=welcome&action=pinwand.

  • Fehllogins: Dieses Feld zeigt die Anzahl der fehlgeschlagenen Logins an. Leere das Feld, um den Zähler zurückzusetzen.

  • Benutzer Vorlage: Ordne dem Nutzer eine Benutzervorlage zu. Der Nutzer erhält alle Rechte, die in der Vorlage definiert sind. Weitere Informationen zu Benutzervorlagen findest du hier: Benutzer Vorlage - Benutzerrechte über Vorlagen zuweisen.

Du kannst deine Benutzereinstellungen im Unterreiter Sonstige Einstellungen weiter konfigurieren.

Sonstige Einstellungen konfigurieren

Administration > System > Benutzer > Reiter Details > Unterreiter Sonstige Einstellungen

Der Unterreiter Sonstige Einstellungen erlaubt es dir deine Benutzereinstellungen zu verfeinern. Du kannst eigene Druckereinstellungen vornehmen, die Vorrang vor den Standardeinstellungen haben, deinen Xentral-Kalender auf einem externen Gerät abonnieren und andere Einstellungen vornehmen.

user_othersettings.png

Weitere Benutzereinstellungen vornehmen

Hier kannst du weitere Benutzereinstellungen vornehmen:

  • Projekt bevorzugen: Wähle ein bevorzugtes Projekt, welches automatisch ausgewählt wird, wenn der Nutzer Stammdaten oder Belege anlegt. Diese Einstellungen haben Vorrang vor den Standard-Projekteinstellungen.

    Anmerkung

    Das Standardprojekt für alle Nutzer legst du in den createbookmark_x21.png Einstellungen an. Aktiviere toggledeactivated_icon.png Erweiterte Einstellungen unten links und navigiere zu Dein System einrichten > Systemeinstellungen. Hier kannst du ein Hauptprojekt im Bereich Projekte auswählen.

    Du kannst diese Einstellunge nutzen, um zwischen verschiedenen Bereichen deines Unternehmens zu unterscheiden, z.B. zwischen Mitarbeitern, die hauptsächlich für B2B oder B2C verantwortlich sind. Du kannst im Projekte-Modul außerdem Projekte auf bestimmte Nutzer beschränken und dies im bevorzugten Projekt widerspeigeln. Hast du z.B. zwei Zweigstellen, eine in Berlin und eine in München, dann sollten Mitarbeiter in Berlin ihr eigenes Projekt haben und es als bevorzugtes Projekt hier einstellen.

  • Sprache: Wähle die Standardsprache für die Benutzeroberfläche für den Nutzer.

    Nutzer können die Sprache der Benutzeroberfläche jederzeit selbst ändern, wie im folgenden Artikel beschrieben: Sprache der Benutzeroberfläche in Xentral NextGen ändern.

  • Eigene E-Mail bevorzugen: Beim Versenden von E-Mails wird die E-Mail des Nutzers verwendet, anstelle der Firmen-E-Mail-Adresse.

    Diese Option ist für Vertriebsmitarbeiter interessant, die nach dem Versand eines Angebots persönlich verfügbar sein möchten.

  • Standard Fax: Wähle das Standardfax für diesen Nutzer.

  • GPS Stechuhr: Diese Funktion wird nicht mehr unterstützt.

  • Im Kalender/Chat ausblenden: Blendet den Nutzer auf dem Kalender aus. Die Chat-Funktion wird nicht mehr unterstützt.

    Diese Option kannst ist für externe Nutzer hilfreich, wie z.B. einen Steuerberater, der über einen eigenes Xentral-Konto.

  • Rolle: Du findest dieses Feld am Ende des Formulars. Hier kannst du die Rolle eintragen, die der Nutzer in deinem Unternehmen hat, z.B. Büro oder Logistik.

Standarddruckereinstellungen ignorieren

Du kannst deine Druckereinstellungen an mehreren Orten in Xentral konfigurieren. Die Einstellungen, die du im Benutzer-Modul vornimmst, haben immer Vorrang vor anderen Einstellungen. Wählst du hier keine Option, werden die Standardeinstellungen verwendet.

Diese Einstellungen erlauben dir festzulegen, an welchen Orten Dokumente für diesen Nutzer gedruckt werden sollen.

  • Standard Drucker: Dieser Drucker druckt Belege, für die kein anderer Drucker angegeben ist.

    Du kannst diesen Drucker verwenden, falls du z.B. Musterartikel aus deinem Büro versenden möchtest, die nicht im Lager vorhanden sind oder du eine Zweigstelle besuchst und deinen regulären Standarddrucker nicht benutzen kannst.

    Diese Einstellung hat Vorrang vor den Standarddrucker-Einstellungen in den Grundeinstellungen.

  • Standard Etikettendrucker: Dieser Drucker druckt Artikel- und Lageretiketten. Versandlabel können nicht über den Etikettendrucker gedruckt werden.

    Diese Einstellung hat Vorrang vor den Standard-Etikettendrucker-Einstellungen in den Grundeinstellungen.

  • Drucker Stufe (Versand): Dieser Drucker druckt im Versand benötigte Belege wie z.B. Rechnungen.

    Diese Einstellung hat Vorrang vor den Drucker Stufe (Versand) Einstellungen unter Projekte > Projekt öffnen > Einstellungen > Logistik/ Versand.

  • Drucker Stufe (Paketmarke): Dieser Drucker druckt Versandlabel.

    Diese Einstellung hat Vorrang vor den Drucker Stufe (Paketmarke) Einstellungen in den Versandarten.

Xentral-Kalender auf einem anderen Gerät abonnieren

Du kannst deinen Xentral-Kalender auf einem anderen Gerät verfügbar machen, indem du die ICS-Version des Kalenders abonnierst. Das ICS-Format wird von den meisten Kalender-Apps unterstützt. Im folgenden Beispiel abonnieren wir den Kalender mit dem Apple Kalender auf Mac.

Gehe wie folgt vor, um den Kalender zu abonnieren:

  1. Setze ein Häkchen bei ICS Kalender.

  2. Gib ein beliebiges Passwort unter ICS Kalender Passwort ein.

  3. Klicke auf Speichern.

  4. Kopiere die URL unter dem Passwortfeld, e.g., https://beispiel123.xentral.biz/index.php?module=kalender&action=ics.

  5. Öffne deine Kalender-App und abonniere einen ICS-Kalender.

    Für die Kalender-App auf Mac ist dies unter Ablage > Neues Kalenderabonnement möglich.

  6. Füge die URL in das entsprechende Feld ein. In der Apple Kalender-App klickst du jetzt auf Abonnieren.

  7. Gib deine Anmeldedaten ein. Hierfür benötigst du deinen Benutzername aus Xentral und das Passwort, welches du zuvor im Feld ICS Kalender Passwort eingegeben hast.

Du hast nun den Kalender abonniert und bekommst automatische Kalender-Updates von deiner Xentral-Instanz.

Dokumentenscanner konfigurieren

Du kannst Dokumente mit einer Scanner App, z.B. SwiftScan, auf deinem Smartphone einscannen und diese manuell oder automatisch zu Xentral übertragen. Dies ist besonders für Verbindlichkeiten hilfreich. Weitere Informationen zum Dokumentenscanner findest du in diesem Artikel: Dokumenten Scanner.

Um ein Dokument aus der App zu übertragen, musst du WebDAV konfigurieren:

  1. Setze ein Häkchen bei Docscan/WebDAV Upload.

  2. Gib ein beliebiges Passwort in das Feld Docscan/WebDAV Passwort ein.

Die restliche Konfiguration findet in deiner Scanner App statt. In diesem Beispiel benutzen wir SwiftScan:

  1. Tippe auf der Startseite auf die drei Punkte oben rechts. Das Menü öffnet sich.

  2. Wähle Einstellungen und dann Cloud Dienste.

  3. Tippe auf Dienst hinzufügen.

  4. Wähle WebDAV.

  5. Gib deine WebDAV Anmeldedaten aus Xentral ein:

    • Kopiere die URL unter dem Passwortfeld, z.B. https://beispiel123.xentral.biz/docscan/upload.php/ in das Feld WebDAV Adresse (URL) ein.

    • Gib deinen Xentral Benutzernamen in das Feld Nutzername ein.

    • Gib das Passwort, welches du unter Docscan/WebDAV Passwort  definiert hast, in das Passwort Feld ein.

WebDAV wird nun in den Einstellungen der App als angebundener Cloud Dienst angezeigt.

Verwandte Beiträge

In unserer Academy findest du Videos zu fast allen Themen


Verwandte Community Beiträge