Legacy-Modul
Das in diesem Artikel beschriebene Modul wurde als Legacy-Modul gekennzeichnet. Dies bedeutet Folgendes:
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Wir entwickeln keine neue Funktionalitäten oder beheben Bugs für dieses Modul.
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Das Modul ist in Xentral-Instanzen nicht mehr verfügbar, die nach dem 28. Sept. 2022 erstellt wurden. Dies gilt sowohl für Demo-Instanzen als auch für lizenzierte Instanzen. Solltest du als Neukunde spezielle Anforderungen haben, die nur durch dieses Modul erfüllbar wären, kontaktiere bitte unser Kundensupport-Team, um mögliche Lösungen zu besprechen.
Für weitere Informationen siehe auch Warum stuft Xentral einige Module als veraltet ein und was bedeutet das für dich?
Mit dem extra Modul „Fahrtenbuch“ können in der Zeiterfassung die Fahrtzeiten erfasst und pro Fahrzeug ausgewertet werden.
App Center → Fahrtenbuch
Im „Fahrten“ Tab wird eine Übersicht über alle zuvor in der Zeiterfassung gebuchten Fahrten dargestellt.
In der Übersicht ist einzusehen, an welchem Datum die Fahrt stattgefunden hat, wie lange sie gedauert hat, die gefahrenen Kilometer, welches Kennzeichen das verwendete Auto hatte, welcher Kunde betreut wurde, wer der Fahrer war, welche Strecke er gefahren ist und der Zweck der Fahrt.
Um einen besseren Überblick zu bekommen und die Liste einzuschränken, können Filter eingesetzt werden.
Folgende Filtermöglichkeiten stehen zur Verfügung:
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Von →Das Datum, ab welchem der Zeitraum gilt
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Bis → Das Datum, zu dem der Zeitraum des Filters enden sollend
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Kunde → Der Kunden, auf den die Zeit/Fahrt gebucht werden sollbooked
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Fahrer → Der Mitarbeiter/Bearbeiter, der die Zeit/Fahrt gebucht hattrip
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Kennzeichen → Das Kennzeichen des Fahrzeugs, das für die Zeit/Fahrt verwendet wurdetrip
Im Tab "Fahrzeuge" können alle Fahrzeuge angelegt werden, für die das Fahrtenbuch gelten soll. Dabei kann der Filter "auch inaktive" gesetzt werden, um aktive und inaktive Fahrtzeuge anzuzeigen.
Um ein neues Fahrzeug anzulegen, sind die Felder bei "Anlegen" oben rechts auszufüllen und auf die Schaltfläche „Anlegen“ zu klicken.
Dabei sind diese Angabe zum Fahrzeug zu machen:
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Bezeichnung/Name → Die Bezeichnung des Fahrzeugs ist einzugeben. Diese wird auf dem Auswertungs-PDF dargestellt
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Kilometersatz → Der Kilometersatz wird für die Berechnung des Fahrtgelds/ der Reisekosten in der Auswertung verwendet, falls ein Privatfahrzeug vorliegt
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Kennzeichen → Das Kennzeichen des Fahrzeugs ist einzugeben, dieses wird für die Zeiterfassung, die Auswertung und für den Filter benötigt
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Privatfahrzeug → Durch Anhaken wird das Fahrzeug als Privatfahrzeug markiert. In der Auswertung wird für Privatfahrzeuge das Kilometergeld anhand des Kilometersatzes berechnet und auf dem PDF ausgegeben
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Startwert KM → Es ist anzugeben, welchen Kilometerstand das Fahrzeug vor den ersten Fahrten hatte
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aktiv → Nur aktive Fahrzeuge können erfasst werden, d.h. der Haken ist in jedem Fall zu setzencase
Unter dem Tab "Auswertung“ kann für ein bestimmtes Fahrzeug eine Auswertung in einem angegebenen Zeitraum durchgeführt werden.
Für die Auswertung sind folgende Daten einzugeben:
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Datum von bis → Es ist auszuwählen, für welchen Zeitraum die Auswertung stattfinden sollplace
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Kennzeichen→ Über den Klick auf das "Lupe"-Icon ist das auszuwertende Fahrzeugkennzeichen auszuwählenevaluated
Mit einem Klick auf die Schaltfläche „PDF erstellen“, wird ein PDF mit den gebuchten Fahrten im angegebenen Zeitraum und Fahrzeug heruntergeladen. Falls das Fahrzeug als Privatfahrzeug gekennzeichnet wurde, zeigt eine zusätzliche Spalte das Kilometergeld an:
Im Tab "Vorlagen" können wiederkehrende Strecken definieren werden, die dann beim Buchen der Fahrt in der Zeiterfassung direkt ausgewählt werden können. In der Übersicht werden die bereits angelegten Vorlagen inkl. Strecke, Kilometer angezeigt und ob die jeweiligen Vorlagen buchbar und aktiv sind. Vorlagen können zudem über das "Stift"-Icon bearbeitet oder über das "Kreuz"-Icon in der Menü-Spalte gelöscht werden.
Mit einem Klick auf die „+Neue Vorlage eintragen“-Schaltfläche kann eine neue Vorlage definiert werden:
Bei der Anlage einer neuen Vorlage können folgende Informationen eingetragen werden:
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Strecke → Hier ist die Strecke, die gefahren wird, einzugeben
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Kilometer → Die Länge der Strecke ist in km anzugeben
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Buchen → Durch Anhaken wird die Vorlage buchbar
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Aktiv → Durch Anhaken wird die Vorlage aktiviert
Im Tab "Einstellungen" können für die Standort- und Distanzbestimmungen der Strecken ein API Account von openroutes und Geo-Daten des Startorts hinterlegt werden.
Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:
Zugangsdaten Openstreetmap
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API Key → Der API Key ist nach Erstellung eines API Accounts einzugeben
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Logging → Das Logging-Kästchen ist anzuhaken
Über Openstreetmap
Um die Entfernungsberechnung nutzen zu können, muss ein API Account erstellt werden. Das ist über einen Klick auf das Feld "Zum Portal für API-Key" möglich.
Optional Geodaten Startort
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Breitengrad → Der Breitengrad des Startorts ist einzugeben, um die Distanz zu berechnen
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Längengrad → Der Längengrad des Startorts ist einzugeben, um die Distanz zu berechnen
Die Breiten- und Längengrade eines Standorts sind über das Internet herauszufinden. Wenn nichts hinterlegt wurde, wird als Ausgangspunkt die Firmenanschrift in den Grundeinstellungen genommen.
Im Folgenden ist nachzulesen, wie ein API Account erstellt werden kann. Folgende Vorgehensweise ist einzuhalten:
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Profil erstellen unter https://openrouteservice.org/sign-up/
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Plan (Free) und Name auswählen. Danach auf „Create Token“-Schaltfläche klicken:
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Den erstellten API Key in Xentral eintragen
Sollen die Geodaten der Kunden für die automatische Berechnung der Kilometer einer Fahrt benutzt werden, wird ein Hintergrundprozess benötigt, der die Stammdaten mit den Geodaten befüllt. Dazu ist unter Administration → Einstellungen → System → Prozessstarter ein neuer Prozessstarter mit folgenden Werten zu erstellen:
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Bezeichnung→ Als Bezeichnung ist "Openstreetmap" einzugeben
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Art→ Aus dem Drop-Down-Menü ist als Art "periodisch" auszuwählen
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Wochentag→ Aus dem Drop-Down-Menü ist "Jeden Tag" auszuwählen
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Startzeit→ Es ist die vorgegebene Startzeit zu belassen
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Letzte Ausführung → Es ist die vorgegebene Endzeit zu belassen
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Periode→ Als Periode ist 1500 in min. anzugeben
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Typ→ Als Typ ist "Cronjob" aus dem Drop-Down-Menü auszuwählen
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Parameter→ Als Parameter ist "openstreetmap" einzugeben
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Aktiv→ Durch Anhaken wird der Prozessstarter aktiviert
Der Prozessstarter füllt nach und nach die beiden Felder "Geodaten" unter Adressen → Details → Sonstige Daten.
Anmerkung
Es werden pro Tag maximal 2500 Adressen mit dem Prozessstarter verarbeitet, da die API von Openstreetmap nur diese Anzahl erlaubt. Daher sollte der Prozessstarter auf 25 Stunden (Periode = 1500 Minuten) gestellt sein.
Unter Team → Zeiterfassung kann eine Zeit für die Fahrt gebucht werden, indem alle relevanten und zusätzlichen Felder für die Fahrt im unteren Bereich der Seite befüllt werden.
Anmerkung
Bis Version 21.1 unter Mein Bereich → Zeiterfassung.
Um die Fahrt buchen zu können, sind folgende Angaben zu tätigen:
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Buchen → Der Haken muss bei "Buchen" gesetzt sein, um sicherzustellen, dass die Fahrt im Fahrtenbuch gebucht wird
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Fahrzeug → Aus der Liste ist das Fahrzeug auszuwählen, alternativ ist ein anderes einzugeben. Jedoch sollten hier eingetragene Fahrzeuge zuvor in xentral angelegt worden sein
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Strecke → Die gefahrene Strecke mit den jeweiligen Destinationen ist einzugeben
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Kilometer → Die gefahrene Kilometerzahl ist einzugeben
Wenn im Modul "Fahrtenbuch" im Tab "Vorlagen" Einträge hinterlegt wurden, dann können diese im Feld „Strecke“ gesucht und ausgewählt werden.
Wenn ein Kunde mit vollständiger Adressangabe hinterlegt wurde, können mit einem Klick auf die „Strecke und Kilometer laden“-Schaltfläche die Strecke und Kilometeranzahl automatisch ausgefüllt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass in den Adressdaten die entsprechenden Längen- und Breitengrade gefüllt sind.
Problem: Die Tabelle unter Fahrten bleibt leer, obwohl Fahrten gebucht wurden.
Lösung: Falls dieser Fehler auftritt, fülle bitte einmal die Felder "von", "bis", "Kunde", "Fahrer" und "Kennzeichen" und leere diese wieder komplett. Danach sollte die Tabelle gefüllt sein. Dies muss pro Benutzer erfolgen.