Mit der Anbindung an unterschiedliche Versand-Labelanbieter (Carrier, Multi-Carrier bspw. DHL, UPS, Sendcloud, Shipcloud, Internetmarke, Spedition, etc.) kannst du Paketmarken aus xentral für deine Sendung/Paket/Palette drucken lassen. Die Paket- und Sendungs-Labels können direkt im Lieferschein (Lager & Logistik → Lieferschein) oder im Versandprozess (Autoversand: Lager & Logistik → Versandzentrum) erstellt und gedruckt werden.
Standardmäßig sind die gängigsten Versandarten in xentral bereits angelegt. Solltest du eine Versandart nicht in der Liste finden, kannst du auch eigene Versandart anlegen. Jede Versandart kann in xentral einem Versandmodul (DHL, DPD, Selbstabholer, Spedition etc.) zugeordnet werden.
xentral wird mit bereits angelegten Standard Versandarten ausgeliefert, welche als solche in den Grundeinstellungen eingestellt werden können. Diese kannst du direkt verwenden und in Belege einfügen. Die bloße Versandart ohne API-Anbindung an einen Carrier liefert dir grundsätzlich die Möglichkeit, die Versandart in den Beleg einzufügen und aufzudrucken. Zudem kannst du die statistische Mengen-Auswertungen der Belegübersichten nach Versandarten vornehmen. Sofern die API-Anbindung für den Paketmarkendruck aus xentral verwendet werden soll, musst du zusätzlich die Einstellungsfelder mit den Portal-Zugangsdaten ausgefüllt werden. Somit kannst du die Marken direkt aus xentral drucken und die Trackingnummer via Scanner oder automatisch in das Trackingfeld einfügen.
Es besteht die Möglichkeit, diese vor eingestellten Versandarten zu editieren. Beachte, dass der "Typ" der Versandart evtl. in Mappings für Online-Shops im xentral Standard verwendet wird, z.B. wird die Versandart "DHL" mit der gleichnamigen Typbezeichnung "DHL" für Shopware beim Mapping der Shopware-Versandart "DHL" als Gegenstück verwendet. D.h. ein Auftrag, der von Shopware die Versandart "DHL" mitgeliefert bekommt, wird in xentral dann ebenfalls auf die Versandart "DHL" eingestellt.
Versandarten, die im Shop, aber nicht in xentral vorliegen, werden beim Shopimport meist mit angelegt. Diese neu angelegte Versandart benötigt also eine Feldbezeichnung in xentral und eine Feldbezeichnung aus dem Online-Shop/E-Commerce-Anbindung. Prüfe und korrigiere ggf. daher bei der Anbindung und im Testlauf eines Shops das Versandmapping in der jeweiligen Shopschnittstelle.
Das Wichtigste zu den Versandarten:
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Voreingestellte Versandarten können direkt in Belegen ausgewählt werden
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Versandarten können editiert werden. Beachte Mappings, falls Online-Shops vorliegen oder andere Imports/Exports stattfinden
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Versandarten können optional Projekten zugewiesen werden
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Versandarten und Typbezeichnungen dürfen nie doppelt verwendet werden. Jede Versandart und der dazu gehörige Typ müssen eindeutig sein
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Neue Versandarten können mit beliebigem Modul und beliebiger Versandmail an deine Kunden hinterlegt werden, das gilt auch für bestehende Versandarten
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Versandarten können deaktiviert oder gelöscht werden. Die Deaktivierung empfiehlt sich, wenn noch nicht klar ist, ob die Einstellungen nochmal später benötigt werden
Die Versandarten bieten dir über die allgemeinen Features hinaus zusätzliche an, wie bspw. die Nachnahme. Informationen zu den einzelnen Versandarten findest du, wenn du in der Spalte "Name in xentral" auf die angegebenen Namen klickst.
Diese alphabetische Liste gibt dir einen Überblick über alle Versandarten, die du in xentral nutzen kannst:
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Versandarten bzw. Paketmarken |
Name in Xentral |
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Mit Amazon Prime Paketmarken erstellen |
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Versandarten: DHL und alle Funktionen |
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Versandarten: DHL Express und alle Funktionen |
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Versandarten: DHL (Alt) und alle Funktionen |
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Versandarten: DPD und alle Funktionen |
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Versandarten: DPD AT und alle Funktionen |
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Versandarten: DPD eSolutions und alle Funktionen |
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GLS Adressen |
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Versandarten: GLS und alle Funktionen |
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Mit der Deutschen Post Internetmarken erstellen |
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Versandarten: Österreichische Post |
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Versandarten: Schweizerische Post |
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In xentral Selbstabholer einstellen |
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Versandarten: Sendcloud und alle Funktionen |
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Versandarten: Shipcloud und alle Funktionen |
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In xentral eine Spedition anlegen |
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Versandarten: UPS und alle Funktionen |
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Eigene Adressaufkleber erstellen |
So funktioniert das Mapping von Versandarten in xentral beispielsweise für Online-Shops:
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DHL → DHL
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DPD → DPD
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express_dpd → Express DPD
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export_dpd → Export DPD
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gls → GLS
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keinversand → Kein Versand
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selbstabholer → Selbstabholer
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versandunternehmen → Sonstige
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spedition → Spedition
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post → Post
Wird keine Carrier-Anbindung benötigt, kannst du auch die Versandart "Sonstiges" oder "Adress Aufkleber" einstellen. Diese Versandarten ermöglichen dir den Abschluss der Sendung ohne Etikett oder mit eigenen Feldern, z.B nur das Trackingfeld oder nur der Button für Selbstabholer wird von dir ausgewählt. Den Adress Aufkleber bzw. Sonstige kannst du dabei individuell er- bzw. einstellen. Falls der Paketmarkendruck über eine CSV Datei erfolgen soll, kannst du die Versandarten DPD (CSV) oder GLS (CSV) verwenden. Weitere Informationen findest du hier.
Zu den vorgegebenen Standard-Versandarten können neue hinzugefügt werden (Sonderversandarten, Mapping für Online-Shops, etc.). Eine neue Versandart legst du unter Administration → Einstellungen → Versandart → Übersicht → "+NEU" an. Wähle aus der Übersicht die gewünschte Versandart aus.
Für eine komplett neue Versandart klicke auf die Versandart "Custom":
Dann erscheint folgende Übersicht:
Befülle folgende Felder:
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Bezeichnung → Gib deine frei gewählte, kurze Bezeichnung der Versandart an. Diese darf aber im System nur ein Mal existieren, da sonst Dopplungen auftreten. Diese Bezeichnung erscheint in der Softwareoberfläche bei der Auswahl der Versandart im Dokument. Ab Version 19.1 kannst du die Bezeichnungen der Versandarten zudem für die anderen Belegsprachen mit einem Klick auf das "graue Weltkugel"-Icon übersetzen
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Typ → Gib den Typ der Versandart an. Dieser darf aber im System nur ein Mal existieren, da sonst Dopplungen auftreten. Du kannst den Typ beliebig einstellen, solange es keine Anbindung für diese Versandart an eine Schnittstelle gibt und kein Mapping notwendig ist oder die Versandart nur zu Informationszwecken/als Variable auf dem Dokument benötigt wird. Bezieht sich eine Versandart auf eine Versandart aus einem Online-Shop, so ist der Typ fest vorgegeben. Einstellungen dazu nimmst du in der Shop-Schnittstelle vor. Bezieht sich eine Versandart auf eine Logistik-Paketmarken-Schnittstelle, z.B. automatischer Paketmarkendruck im Logistikprozess, musst du ebenfalls den korrekten Typ verwenden
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Modul → Aus dem Drop-Down Menü wählst du ein Modul aus. Dies ist eine Pflichtangabe! Lässt du das Feld leer, wählt Xentral automatisch das zur Versandart passende Standardmodul. Lässt du jedoch bei der Versandart Custom das Feld leer, so wird diese Versandart nicht abgespeichert
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Projekt → Ordne der Versandart optional ein Projekt zu. Bereits angelegte Projekte kannst du mit einem Klick auf das "Lupe"-Icon einsehen
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Aktiv → Durch Anhaken aktivierst du die Versandart, diese erscheint als Auswahlmöglichkeit u.a. in den Belegen und im Versandzentrum
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Kein Portocheck → Durch Anhaken deaktivierst du den Portocheck im Auftrag global. Das ist typischerweise der Fall bei der Versandart "Selbstabholer"
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Drucker Paketmarke → Aus dem Drop-Down Menü wählst du den Drucker aus, mit welchem du deine Paketmarke druckst
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Drucker Export → Aus dem Drop-Down Menü wählst du den Drucker für die Exportpapiere aus
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Versandmail → Aus dem Drop-Down Menü wählst du aus, wie die E-Mail über die versendete Sendung den Kunden aussehen soll. "Standardverhalten" bedeutet, dass eine Standard-Trackingmail versendet wird, "keine Versandmail" bedeutet, dass keine Trackingmail bei dieser Versandart versendet wird und "eigene Textvorlage" bedeutet, dass für diese Versandart eine eigene Textvorlage für die Versandbestätigung verwendet wird, unabhängig vom Projekt und Logistikprozess
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Textvorlage > Dieses Feld erscheint, wenn du im Drop-Down Menü zu Versandmail "Eigene Textvorlage ausgewählt hast. Du findest die Vorlagen in den Dokumenten Vorlagen, welche du aufrufen kannst, indem du "/index.php?module=geschaeftsbrief_vorlagen&action=list" an deinen Link anhängst
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Etikettenvorlage > Hier kannst du eine XML Vorlage für die Etiketten auswählen. Diese Vorlagen kannst du im Modul Etiketten (Administration > System > Etiketten) ansehen und bearbeiten
Klicke abschließend auf die "Speichern"-Schaltfläche unten rechts.
Die neue Versandart kann nun in xentral verwendet werden.
Wichtig
Vermeide Doppelungen zu bereits bestehenden Versandarten in Bezeichnung und Typ. Das Modul kann auch mehrfach verwendet werden, wenn du z.B. das Modul "DHL" als Bezeichnungen in xentral in verschiedenen Varianten verwenden möchtest.
Bestehende Versandarten rufst du über Administration → Einstellungen → Versandarten → Übersicht auf und editierst diese über einen Klick auf das "Stift"-Icon.
Im Folgenden findest du Informationen dazu, an welchen Orten du die Versandarten auswählen und verwenden kannst.
Du kannst eine Versandart direkt in einen Lieferschein (Lager & Logistik → Lieferschein) einfügen. Klicke hierzu in diesen und wähle im Feld "Versandart" die Versandart im Drop-Down Menü aus und klicke abschließend auf "Speichern".
Im Lieferschein, im Reiter "Paketmarke" druckst du die Paketmarke direkt aus. Voraussetzung ist, dass der Paketmarkendruck bei der gewählten Versandart vorhanden ist. Mit der "Paketmarke Drucken"-Schaltfläche startest du den Druck der Paketmarke.
Eine Paketmarke kannst du im Logistikprozess auch einzeln direkt am Packtisch drucken:
Die Paketmarken kannst du auch als Stapel beim Start des Versandprozesses ausdrucken. Die Einstellung findest du im Projekt unter Stammdaten → Projekte → Einstellungen → Logistik/Versand:
Die Funktion "Paketmarke drucken" funktioniert nur, wenn:
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Du den Prozessstarter autoversand_manuell/autoversand_plus aktiviert hast
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Du Kommissionierverfahren mit Versandzentrum verwendest
Eine Bearbeitung der Aufträge erfolgt dann für die 1. Kommissionsstufe über den Reiter "Versandübergabe". Die dort zu verarbeitenden Aufträgen kannst du markieren und über den "Auto-Versand" ausdrucken bzw. abschließen.
Eine Versandart kannst du außerdem noch direkt in eine Adresse (Stammdaten → Adressen → Editieren einer einzelnen Adresse → Details → Sonstige Daten) einfügen. Klicke hierzu in die Adresse und wähle die Versandart aus dem Drop-Down Menü aus:
Eine Versandart kannst du zudem als Standard Versandart in den Grundeinstellungen (Administration → Einstellungen → System → Grundeinstellungen → Einstellungen → Steuer/Währung) einstellen. Sofern ein Kunde keine Standard Versandart hinterlegt hat, wird diese als default beim Beleg anlegen verwendet.
Darüber hinaus werden die Versandarten auch im Versandzentrum verwendet bzw. du kannst sie dort einstellen bzw. editieren. Wenn du eine andere Versanddienstleister für den Lieferschein verwenden möchtest als ursprünglich angegeben, klicke auf die "Andere Versandart auswählen"-Schaltfläche.
Es erscheint eine Übersicht über alle, im System angelegten, Versandarten. Wähle deine Alternative aus der Liste aus und klicke auf die "Versandart wechseln"-Schaltfläche.
Eine weitere Anwendung der Versandarten findest du im Modul "Versandregeln", in welchem du angibst, welcher Versanddienstleister (Carrier) in welchen Szenarien verwendet wird. Alle weiteren Informationen dazu findest du hier.
Um eine Versandart in xentral in vollem Umfang nutzen zu können und um eine unkomplizierte Kommunikation zwischen Online-Shops und xentral zu gewährleisten, wendest du das Versandarten-Mapping an. Weitere Informationen dazu findest du hier.
Es ist mit Xentral möglich eine automatische Versandbestätigung mit Trackingnummer zu versenden. Gehe dafür wie folgt vor:
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Stelle sicher, dass du eine E-Mail-Adresse in den Grundeinstellungen hinterlegt hast.
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Setze unter Stammdaten > Projekt > Einstellungen > Logistik / Versand für dein Projekt einen Haken bei Versandbestätigung/Tracking im Bereich Stufe 2 (Pack) an Versandstation.
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Wähle unter Administration > Versandarten deine gewünschte Versandart aus und wähle dann im Feld Versandmail die Option Standardverhalten.
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Achte darauf, dass unter Administration > System > Geschäftsbrief Vorlagen eine Vorlage des Typs Versand vorhanden ist. Diese Vorlage kann nach Belieben geändert werden. Mehr Infos zu Geschäftsbrief Vorlagen findest du in diesem Artikel.
xentral verfügt über Schnittstellen zu allen gängigen Versanddienstleistern, darunter auch DHL, DHL Express, DPD, UPS, GLS, Hermes, Post AT und Post CH. Ebenso sind die Versandschnittstellen Sendcloud, SevenSenders und Shipcloud an xentral angebunden.
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Im automatischen Versandprozess (Autoversand) kannst du Paketmarken unter Lager → Versandzentrum ausdrucken. Abhängig von den Logistikeinstellungen im Projekt, erfolgt der Ausdruck automatisch oder auf Knopfdruck.
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Führst du einen manuell zum Lieferschein weiter, kannst du die Paketmarke auch aus dem Lieferschein heraus manuell ausdrucken.
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Nach dem Ausdruck der Paketmarke kannst du die Trackingnummer abscannen oder manuell eingeben, um diese im dazugehörigen Auftrag/Lieferschein zu hinterlegen. Alternativ kann xentral die Trackingnummer auch automatisch dort hinterlegen.
Die Trackingnummer kann als Variable auch auf den Lieferschein oder die Rechnung gedruckt werden, um diese dem Endkunden dort anzuzeigen.
Einstellungen in der Versandart:
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ist im Lieferschein die korrekte Versandart eingestellt (in der auch eine Anbindung zum Paketdienstleister eingestellt ist)?
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ist in der Versandart die korrekte Einstellung gespeichert? (kommt evtl. beim Druck der Paketmarke eine Fehlermeldung)
Übertragung an den Drucker:
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wird nach dem Erzeugen der Paketmarke (Button ""Paketmarke drucken"") eine Datei erstellt (im Versanddienstleister Portal überprüfen)?
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ist diese Datei dann auch im Xentral Drucker (Tab: Spooler) als PDF abgelegt?
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wenn Paketmarke im Spooler ist und nicht ausgedruckt wird, passt die Druckeranbindung nicht
Unter https://allestörungen.de/ kannst du dich schnell informieren, ob eine Schnittstelle nicht funktioniert, weil eine Störung bei einem externen System vorliegt.