Mit dieser Xentral Schnittstelle kannst du Shopify direkt anbinden, sodass Bestellungen aus deinem Shop nahtlos in Xentral importiert und die verkauften Artikel dort verwaltet werden können. Diese Integration erfolgt über eine API-Schnittstelle (Shopimporter), die den gesamten Verkaufsprozess automatisiert: Von der Erstellung und dem Versand von Lieferscheinen und Rechnungen bis hin zum Retourenmanagement. Aktualisierte Auftragsstatus, Tracking-Nummern und die Bestandszahlen werden dabei automatisch über Xentral per Prozessstarter an Shopify zurückgemeldet.
Shopify eignet sich ideal für Start-Ups und kann direkt online aktiviert werden. Shopify enthält alle grundlegenden Funktionen für den Online-Verkauf, bietet jedoch keinen integrierten Versandprozess. Genau hier kommt Xentral ins Spiel: Mit dem Auto-Versand und dem Versandzentrum von Xentral kannst du deine Kundenaufträge effizient abwickeln. Xentral übernimmt die automatische Lagerbestandsbuchung, das Erstellen von Paketmarken und sendet die aktualisierten Bestände sowie die Sendungsnummern zurück an Shopify. Diese Kombination schafft eine optimale Lösung für E-Commerce-Unternehmen.
Enthaltene Funktionalitäten
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Aufträge abholen: Automatischer Import der Kundenaufträge aus Shopify in Xentral inklusive Übernahme von Artikelbestellmengen, Kundennummer, Versandmethode und Zahlungsmethode.
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Auftragsstatus bei Versand umstellen: Aktualisierung des Auftragsstatus auf "abgeschlossen" und Rückmeldung der Tracking-Nummer an Shopify.
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Synchronisation aktueller Lagerzahlen: Automatische Aktualisierung der Bestände bei Bestandsänderungen und Rückmeldung der verknüpften Artikel an Shopify.
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Rückmeldung von Stornierungen: Übermittlung von Stornierungen zurück an Shopify.
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Artikelimport und -export zwischen Xentral und Shopify: Artikel und ihre Varianten werden zwischen den Systemen synchronisiert, einschließlich Varianten- und Matrixartikeln.
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Export von Artikeleigenschaften und -freifeldern: Übermittlung spezifischer Artikeleigenschaften von Xentral an Shopify.
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Erstübertragung der Artikelliste: Beim ersten Verbinden von Xentral und Shopify kann die Artikelliste an Xentral übertragen werden.
Folgende Funktionalitäten werden nicht oder nur mit Einschränkung unterstützt:
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Keine Darstellung gesplitteter Aufträge: Aufträge, die in Xentral aufgeteilt wurden (Teillieferungen) werden in Shopify nicht als gesplittete Aufträge angezeigt.
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Kein Export von Kategorien oder Artikelbaum: Der Export von Kategorien oder des Artikelbaums wird in der Schnittstelle zwischen Xentral und Shopify nicht unterstützt.
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Keine Übertragung von Abmessungen: Länge, Höhe und Breite werden bei der Übertragung von Xentral zu Shopify nicht übertragen.
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Nur einmaliger Export von Artikeldaten: Artikeldaten werden exportiert, aber nicht synchronisiert. Das Deaktivieren der Artikelsynchronisation entfernt Artikel somit nicht aus dem Shop.
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Nur Bildexport: Bilder können aus Xentral exportiert, aber nicht importiert werden.
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Keine Unterstützung für mehrere Lagerstandorte: Alle Bestandszahlen und Auftragsinformationen, die zwischen Xentral und Shopify synchronisiert werden, beziehen sich immer auf einen zentralen Lagerort. Bestände und Aufträge können nicht nach verschiedenen Lagerstandorten in Shopify aufgeteilt oder gezielt bearbeitet werden.
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Keine Anbindung von ShopifyPOS als separates Projekt: Verkäufe über ShopifyPOS können in Xentral nicht anders als Online-Bestellungen gehandhabt werden.
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ShopifyPOS nicht als Kassensystem angebunden: ShopifyPOS ist nicht als Kassensystem in Xentral verfügbar.
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Kein automatischer Rückerstattungsprozess: Stornierungen werden an Shopify zurückgemeldet, lösen jedoch keine automatische Rückerstattung aus.
Anmerkung
Es können beim Export von Artikeln von Xentral zu Shopify keine Produkttags übermittelt werden. Du musst deine Tags direkt in Shopify pflegen.
Es gibt derzeit keine Möglichkeit, Teilaufträge mit der jeweiligen Trackingnummer bei jeder Ausführung an Shopify zu übertragen. Es kann immer nur ein gesamter Auftrag bei Shopify als abgeschlossen markiert und die Trackingnummer rückgemeldet werden. Du kannst aber deine Versandbestätigungen auch über Xentral verschicken, sodass für jeden Teilauftrag eine eigene Mail versendet wird.
Informationen dazu, wie du Shopify an Xentral anbindest und deine Shop-Schnittstelle konfigurierst, findest du in den folgenden Artikeln:
Wichtig
In den Einstellungen der Shopify-Schnittstelle muss immer ein Porto-Artikel hinterlegt sein! Dies ist für den erfolgreichen Versand notwendig.
Informationen zu diesem Tab findest du hier.
Die in den Shop-Aufträgen verwendeten Zahlweisen werden automatisch zu Xentral mit importiert. Ist eine Zahlweise nicht bekannt, wird diese in der Schnittstelle unter Details > Zahlweisen angelegt und kann dann mit einer hinterlegten Zahlweise in Xentral verknüpft werden.
Nähere Informationen zum Zahlweisen Mapping finden Sie im Artikel Online-Shops. Die Typbezeichnung für Shopify Payments lautet shopify_payments.
Informationen zu diesem Tab findest du hier.
Freifelder für Shopify werden verarbeitet und landen in den Metafeldern in verschiedenen Namespaces:
"global": Wenn die Freifelder zu einem normalen Artikel gehören
"variant": Wenn die Freifelder zu einer Variante gehören
Das Mapping der Freifelder legt fest, welchen Namen das Metafeld hat, in das der Wert gespeichert wird. Mehr Informationen dazu findest du im Abschnitt Metafelder in Shopify.
Das Subshopmapping in der Schnittstelle ist für Shopify derzeit nicht verfügbar, sondern muss über zwei separate Shopimporter und zwei private Shopify-Apps erfolgen.
Informationen zu diesem Tab findest du hier.
Über die Verwendung von Smarty erfährst du mehr in diesem Helpdesk Artikel: Smarty im Shopimporter.
Wie du Artikel von Shopify in Xentral importierst, erfährst du hier.
Es führt zu Fehlern, wenn du folgende Artikel aus Shopify nach Xentral importierst.
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Artikel im Entwurfsmodus
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Artikel ohne SKU
Artikel, die mit einem reduzierten Steuersatz in Shopify angelegt wurden, werden fälschlicherweise mit dem regulären Steuersatz nach Xentral importiert. Dies geschieht aufgrund von Einschränkungen der Shopify-API.
Wir empfehlen dir deine Artikel in Xentral anzulegen und sie nach Shopify zu exportieren.
Alternativ kannst du den folgenden Workaround nutzen:
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Exportiere die betroffenen Artikel aus Shopify in eine CSV-Datei.
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Öffne die CSV-Datei und ändere die entsprechenden Steuersätze.
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Importiere die angepasste CSV-Datei in Xentral.
Eine Besonderheit von Shopify ist, dass wenn du einen Artikel exportierst, der in Shopify Varianten hat, die in Xentral nicht angelegt oder nicht korrekt verknüpft sind, diese Artikel in Shopify gelöscht werden.
Shopify beschränkt die Anzahl der Varianten pro Artikel auf 100. Sobald du einen Artikel mit mehr als 100 Varianten zu Shopify exportieren möchtest, erhältst du eine Fehlermeldung.
Weitere Informationen wie du Artikel von Xentral nach Shopify exportierst, bekommst du hier.
Wie du die Lagerzahlen synchronisieren kannst, erfährst du hier.
Das Importieren von Bestellungen aus Online Shops wird in diesem Artikel beschrieben.
Aktuell werden von Shopify standardmäßig nur Aufträge mit dem Status paid, die nicht den Status versendet haben, importiert. Oft werden die Bestellungen im gleichen Zuge bezahlt, zum Beispiel mit PayPal. Um doppelte Abrechnungen zu vermeiden solltest du pro Zahlungsweise einheitlich definieren, ob die Zahlungsabwicklung bereits in Shopify oder in Xentral durchgeführt wird. Die Einstellungen sind im Zahlungsweisen Mapping vorzunehmen.
Du kannst den Import von Aufträgen erlauben, die noch nicht bezahlt wurden und einen bestimmten Status haben. Die notwendigen Einstellungen findest du unter Tab: Details > Tab: Schnittstelle im Bereich Einstellungen für Shop oder Marktplatz deiner Shopify-Schnittstelle. Aufträge mit den folgenden Status können zusätzlich importiert werden:
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Pending Payment: Dieser Status wird verwendet, wenn der Zahlungsanbieter mit der Verarbeitung der Zahlung begonnen hat, der Prozess aber noch nicht abgeschlossen ist. Er wird außerdem verwendet, wenn die Zahlung später fällig wird, z.B. z. B. wenn der Kunde bei Erhalt der Rechnung zahlt (fällig bei Erhalt) oder wenn alle Artikel versandt wurden (fällig bei Fulfillment).
Den Import von Aufträgen mit Status Pending payment aktivierst du, indem du ein Häkchen bei auch Pending Payment abholen setzt.
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Authorized: Dieser Status wird bei Zahlungen mit Kreditkarte und einigen anderen Zahlungsweisen verwendet, wenn der Zahlungsanbieter die Zahlungsinformationen deines Kunden bestätigt hat, du die Zahlung aber noch nicht erfasst hast. Der Status wird nur angezeigt, falls du deine Zahlungen manuell erfasst.
Den Import von Aufträgen mit Status Authorized aktivierst du, indem du ein Häkchen bei auch Authorized Payment abholen setzt.
Die Option Bei Import Optionen in Shopify zu Artikelbeschreibung übernehmen ermöglicht es dir, Eigenschafts-Optionen, z.B. Personalisierung beim Import, in die Artikelbeschreibung des Auftrags zu übernehmen.
In manchen Fällen können nicht alle Aufträge aus Shopify in Xentral importiert werden. Dieses Problem kann z.B. bei Netzwerkproblemen auftreten. Um sicher zu stellen, dass alle Aufträge importiert wurden, gibt es die Möglichkeit, die in Shopify vorhanden Aufträge mit denen in Xentral zu vergleichen. Für den Vergleich werden die Aufträge der letzten 7 Tage verwendet.
Gehe um den Vergleich zu starten, folgendermaßen vor:
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Öffne das Modul Shopify API Advanced .
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Klicke in der Spalte Aktion auf der rechten Seite auf Shop-Bestellungen vergleichen .
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Klicke im Dialog auf Vergleichen .
Nach Abschluss des Vergleichs wird dir mitgeteilt, wie viele Aufträge überprüft wurden. Falls nicht alle Aufträge importiert werden konnten, werden weiterhin die Shopify Auftrag IDs der fehlenden Aufträge aufgelistet. Diese müssen anschließend manuell importiert werden.
Falls eine große Menge an Aufträgen (>250) überprüft werden soll, kann der Prozess eine Weile dauern. Über einen Klick auf den Aktualisieren Button kann der aktuelle Fortschritt betrachtet werden. Da der Prozess im Hintergrund abläuft, kann das Dialogfenster auch geschlossen und währenddessen weiter mit Xentral gearbeitet werden. Wird dann das Dialogfenster erneut geöffnet, wird der aktuelle Fortschritt angezeigt.
Wenn du in den Einstellungen die Option "Stornierung rückmelden" aktiviert hast, dann werden Stornos von Aufträgen aus dem Shop an Shopify gemeldet. Die Storno-Rückmeldung setzt nur Bestellstatus "Canceled" in Shopify, da die Ausbezahlung der Gutschrift über Xentral laufen kann. Der Zahlstatus bleibt auf "Paid". Die Rückerstattung läuft nicht automatisch über Shopify.
Die Storno-Mail von Shopify wird nicht ausgelöst. Teilstornos oder nachträgliche Preisnachlässe werden nicht beachtet.
So sieht die stornierte Bestellung dann aus:
In Xentral sind Versandkosten über einen Portoartikel mit einem bestimmten Preis implementiert. Dieser Portoartikel wird dann beim Auftragsimport importiert. Damit der Import korrekt abläuft, solltest du einige Einstellungen in deiner Shopify-Schnittstelle konfigurieren.
Um den Import der Versandkosten zu konfigurieren, gehe wie folgt vor:
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Navigiere zu Einstellungen > Verkaufen > Shops / Marktplätze und öffne deine Shopify-Schnittstelle.
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Optional: Bietest du kostenlosen Versand an, wähle die Option Gratisversand als Rechnungsposition hinzufügen aus. Du findest sie unten im Tab: Details > Tab: Schnittstelle.
Nutzt du die Option Gratisversand in Shopify, wird standardmäßig kein Portoartikel nach Xentral importiert. Dies kann zu Problemen beim Auto-Versand führen, da der Porto-Check der Auftragsampel nur auf Grün schaltet, wenn ein Portoartikel existiert und bezahlt ist. Diese Option erlaubt es Xentral den Gratisversand aus Shopify zu erkennen und ihn als Portoartikel mit einem Wert von 0 zu importieren.
Anmerkung
Alternativ kannst du den Porto-Check für ein bestimmtes Projekt unter Projekte > Öffne dein Projekt > Tab: Einstellungen > Tab: Logistik / Versand deaktivieren, indem du ein mögliches Häkchen bei Porto-Check auf der rechten Seite des Bereichs Optionen entfernst.
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Öffne das Tab Einstellungen.
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Wähle einen Artikel für Porto und Porto ermäßigt. Diese Artikel werden auf der Rechnung deines Kunden angezeigt und sollten als Artikel ist Porto gekennzeichnet sein. Du kannst einen Artikel unter Verkaufen > Artikel > Öffne deinen Artikel > Tab: Details > Tab: Artikel im Bereich Artikel Optionen kennzeichnen.
Xentral überträgt die Informationen der Artikel-Kategorien zu Shopify. Dort wird die Kategorie als Produkttyp angelegt (Alle Produkte > Produkt bearbeiten).
Dadurch hast du die Möglichkeit deine Kategorien in Shopify flexibel aufzubauen und zu gliedern. Die Zuordnung zur Kategorie erfolgt dann über die korrekte Zuordnung des Produkttypen (Kategorien → Kategorie bearbeiten).
Anmerkung
Exportierst du Artikel von Xentral nach Shopify werden die Artikel automatisch verknüpft und die notwendigen Fremdnummern angelegt. Eine manuelle Verknüpfung ist nur dann notwendig, wenn der Artikel bereits in Shopify angelegt ist.
Die Verknüpfung der Artikel zwischen Xentral und Shopify ist wichtig, um es der Schnittstelle zu ermöglichen, Artikeldaten und Lagerzahlen zu synchronisieren.
Um die aus Shopify kommenden Artikel (Produkte) richtig mit den Artikeln in Xentral zu verknüpfen, musst du im Artikelstamm von Xentral die ProduktID, die VariantID und SKU als Fremdnummer (Stammdaten > Artikel > Fremdnummern) anlegen. Die SKU aus Shopify wird immer benötigt, sowohl für Varianten wie auch Parent-Artikel und normale Artikel. Zusätzlich ist diese Verknüpfung wichtig für den Artikelexport und -import von Xentral nach Shopify.
Bei Artikeln ohne Variante muss die shopifyproductid beim Artikel gepflegt werden. Diese erscheint, wenn du den Artikel aufrufst und den markierten Bereich aus der URL in den Browser kopierst.
Zusätzlich solltest du auch die SKU (Artikelnummer) des Artikels im Fremdnummern-Mapping in Xentral pflegen.
Shopify URL
Ansicht in Xentral
Bei Artikeln mit Variante musst du zwischen Parent und Child Artikel unterscheiden. Bei parent Artikeln musst du die shopifyproductid (grüner Kasten) pflegen.
Bei child Artikeln musst du die shopifyvariantid (blauer Kasten) und SKU (Artikelnummer) pflegen.
Shopify URL
Ansicht in Xentral
Die in Shopify genannte "Location" ist identisch zu dem Lager in Xentral. Die Location ist wichtig, um den Lagerbestand korrekt zu melden.
Dazu musst du zuvor in Shopify das Lager korrekt zu definieren bzw. anlegen. Dann musst du auswählen, auf welchen Lagerbestand die Location laufen soll. Durch einen Klick auf die Schaltfläche "Verbindung prüfen" wird die Verbindung nach Xentral eingelesen und es findet ein Abgleich des Lagerbestands in Xentral mit dem Lagerbestand in Shopify statt.
Leider ist es derzeit nicht möglich, die selben Zugangsdaten für zwei Shops zu benutzen.
Anmerkung
Den Lagerstandort musst du unbedingt ausfüllen, er stellt ein Pflichtfeld bzw. eine Grundvoraussetzung für den Abgleich der Lagerzahlen dar. Falls du keine Angabe machst, funktioniert der Abgleich des Lagerbestands in Xentral mit dem in Shopify nicht.
Artikel kannst du in Shopify als Gutscheine (Gift Cards) anlegen, um Betragsminderungen in Aufträgen durch Gutscheine darzustellen. Diese können beim Auftragsimport in Xentral übernommen werden.
Wird der Gutschein bei Shopify nicht automatisch kommissioniert und in Xentral importiert, muss der Gutschein manuell versendet werden. Wird er automatisch kommissionert, wird er nicht mehr in Xentral importiert.
In Xentral darf der Artikel kein Lagerartikel sein. Nicht-Lagerartikel können, wenn gewollt, auf dem Lieferschein ausgeblendet werden.
Alternativ dazu kannst du den Haken auch Teilversendete Aufträge abholen aktivieren. Damit werden die Aufträge abgeholt, allerdings ohne den Gutschein. Das führt dazu, dass der Zahlungsbetrag nicht dem Auftragsbetrag in Xentral entspricht. Daher solltest du diese Konstellation nur in Ausnahmefällen verwenden.
Für Geschenkkarten muss in Xentral kein Artikel angelegt werden. Der Kunde bestellt entweder über einen bestimmten Link und erhält den Rabatt an der Kasse, oder er gibt den Geschenkkarten-/Rabattcode an der Kasse ein. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, welcher Betrag über Shopify Payments in Xentral ankommt. Durch den Live-Import der Bestellung wird der Debitor in Xentral angelegt und die Position (in dem Fall: der Geschenkgutschein) wird ebenfalls übertragen. Xentral zieht automatisch den Shopify Zahlungsbericht sodass dieser auch in Xentral vorliegt. Xentral findet zu dem Auftrag dann auch die Shopify Abbuchung, da diese über die Internetnummer verknüpft ist.. Unser Partner nxtgen Digital hat eine Lösung entwickelt, die Geschenkkarten in xentral erkennt und auch korrekt abrechnet.
Die Metafelder in Shopify sind vergleichbar mit den Eigenschaften eines Artikels aus Xentral.
Bis auf einige Ausnahmen sind die Metafelder allerdings nicht ohne zusätzliche Tools sichtbar. Aus technischer Betrachtung bestehen Metafelder aus einem Schlüssel, einem Wert, einem Typ und einem Scope.
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Schlüssel: Der Schlüssel gibt den Namen des Metafeldes an, im Beispiel das blaue metatitle_de
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Wert: Der Wert ist der Inhalt des Metafeldes. In diesem Beispiel "Meta DE"
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Typ: Der Typ gibt an ob es sich beim Inhalt des Metafeldes um einen Text (string) oder eine Zahl (integer) handelt. Im Standard legt Xentral alle Metafelder als Text an
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Scope: Der Scope gibt an, wie weit die Information des Metafeldes reicht. Bei Artikeln mit mehreren Varianten bedeutet ein Metafeld mit dem Scope global, dass der Wert für alle Varianten des Artikels gleich ist. Ein Scope der Einstellung variant bedeutet, dass das Metafeld für alle Varianten einen eigenen Wert hat. In diesem Beispiel das graue global
In Xentral im Artikelstamm kann im Bereich Texte und Beschreibungen z.B. der Meta-Title befüllt werden.
Wird der Artikel zu Shopify exportiert, sieht der Meta Title so aus. In Shopify kann diese Oberfläche durch zusätzliche Apps angezeigt werden.
Metafelder müssen nicht zusätzlich in Shopify angelegt werden. Wird ein Wert in ein Metafeld übertragen, das noch nicht existiert, kümmert sich der Importer um alles.
Beispiel: Es soll für einen Artikel das Metafeld "Farbe" angelegt/übertragen werden und der Wert der dazu übertragen werden soll ist "Pink". Dann reicht es aus die Daten so im Artikel zu hinterlegen.
Voraussetzung ist, dass in der Shopschnittstelle die Option Eigenschaften übertragen aktiviert ist.
Bei Varianten funktioniert die Übertragung in Metafelder gleich. Bei der jeweiligen Variante legst du eine Eigenschaft an und gibst einen Wert ein. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Eigenschaften, die bei Varianten angelegt werden, den Scope variant erhalten. Dadurch hat dann jede Variante in dem Metafeld ihren eigenen Wert.
Einige Metafelder hat Xentral vordefiniert. Bei diesen Feldern werden Stammdaten aus Xentral in Metafeldern in Shopify übertragen.
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Feld in Xentral |
Schlüssel / Feldname |
Scope |
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Zolltarifnummer |
harmonized_system_code |
global |
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Metatitel DE |
metatitle_de |
global |
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Metabeschreibung DE |
metadescription_de |
global |
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Meta Keywords DE |
metakeywords_de |
global |
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Artikelbezeichnung EN |
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ml_en |
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Artikelbeschreibung EN |
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ml_en |
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Metatitel EN |
meta_title |
ml_en |
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Metabeschreibung EN |
meta_description |
ml_en |
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Meta Keywords EN |
metakeywords |
ml_en |
Der Scope ml_en wird hierbei direkt von Xentral erschaffen. Shopify bietet dir die Möglichkeit, einen beliebigen Scope zu erstellen. Damit die Daten für die englische Übersetzung zentral gesammelt sind, setzt Xentral dafür kurzerhand einen eigenen Scope auf.
Alternativ können Metafelder auch über Freifelder zu Shopify übertragen werden. Dann musst du in der Schnittstelle das Freifeldmapping im Importer einstellen.
Um Metafelder sowie die enthaltenen Werte auch in andere Sprachen zu übersetzen, kannst du in Xentral eine Eigenschaft zu diesem Zweck auch für eine andere Sprache (z.B. Französisch) anlegen.
Beim Artikelexport werden dann zwei neue Metafelder in Shopify angelegt.
Das obere Metafeld beinhaltet die Übersetzung des Eigenschaftenwertes. Der Scope gibt dabei an, von welcher Sprache zu welcher übersetzt wurde. Der Schlüssel ist "Pink", die Übersetzung ist der Wert des Metafeldes. Das untere Metafeld beinhaltet die Übersetzung der Eigenschaftenbezeichnung. Der Scope gibt wieder an, von welcher Sprache in welche übersetzt wurde. Vorangestellt steht ein k.
Bei Freifeldern wird die Übersetzung anders realisiert. Hier ist der Scope entweder global, wenn ein einfacher Artikel übertragen wird, oder variant, wenn mehrere Varianten übertragen werden. Der Schlüssel ändert sich anhand der eingestellten Sprache.
Generell empfehlen wir die native Artikelpflege in Xentral durchzuführen, da die Bildübertragung von Xentral zu Shopify einwandfrei funktioniert. Es ist allerdings auch möglich, Artikelbilder von Artikeln aus Shopify an Xentral zu übertragen. Es kann dabei vorkommen, dass die Übertragung für einzelne Artikelbilder nicht funktioniert. Falls ein solcher Fall auftritt, kannst du die Bilder löschen, neu in Xentral importieren und von dort aus einmal zu Shopify exportieren.
Anmerkung
Der Shopify Importer importiert immer sowohl die Liefer- als auch die Rechnungsadresse, auch wenn diese identisch sind. Xentral prüft nicht, ob es sich um eine von der Rechnungsadresse abweichende Lieferadresse handelt.