Legacy-Modul
Das in diesem Artikel beschriebene Modul wurde als Legacy-Modul gekennzeichnet. Dies bedeutet Folgendes:
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Wir entwickeln keine neue Funktionalitäten oder beheben Bugs für dieses Modul.
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Das Modul ist in Xentral-Instanzen nicht mehr verfügbar, die nach dem 28. Sept. 2022 erstellt wurden. Dies gilt sowohl für Demo-Instanzen als auch für lizenzierte Instanzen. Solltest du als Neukunde spezielle Anforderungen haben, die nur durch dieses Modul erfüllbar wären, kontaktiere bitte unser Kundensupport-Team, um mögliche Lösungen zu besprechen.
Die Reisekosten sind im Menü unter Buchhaltung > Reisekosten zu finden. In diesem Modul können angefallene Reisekosten eingetragen und alle wichtigen Informationen eingepflegt werden.
Über Buchhaltung > Reisekosten > +Neu kannst du neue Reisekosten anlegen.
Für die Reisekosten können folgende Daten eingetragen werden:
Kunde
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Kunden-Nr.: Es ist entweder die Kundennummer, die in Xentral bereits angelegt wurde, über das Lupen-Symbol auszuwählen oder eine neue Kundennummer einzugeben
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Kundenname: Es ist der Name des Kunden einzugeben, der betreut wurde
Über die Schaltfläche übernehmen wird nach Eingabe der Kundennummer automatisch der Kundenname und alle dazugehörigen Daten ausgefüllt.
Mitarbeiter
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Mitarbeiter-Nr.: Es ist die Mitarbeiternummer anzugeben, dabei kann über das Lupen-Symbol ein Mitarbeiter mit entsprechender Nummer aus der Liste ausgewählt werden
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Anlass der Reise: Der Anlass der Reise ist möglichst präzisiert einzugeben
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Von (Datum): Das Startdatum der Reise ist einzugeben
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Von (Zeit): Die Startzeit der Reise ist anzugeben
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Bis (Datum): Das Enddatum der Reise ist einzugeben
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Bis (Zeit): Die Endzeit der Reise ist anzugeben
Allgemein
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Projekt: Das Projekt, das mit der Reise zusammenhängt, ist einzugebenentered
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Teilprojekt: Falls die Reise sogar einem Teilprojekt zugeordnet werden kann, ist dieses Teilprojekt hier einzupflegenhere
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Status: Der Status der Reisekosten ist anzugeben. Als Grundeinstellung ist "angelegt" vorhanden
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Auftrag: Der Auftrag der Reise ist anzugeben
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Datum: Das Datum der Anlage der Reisekosten ist anzugeben
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Schreibschutz: Falls das Dokument der Reisekosten schreibgeschützt sein soll, ist das Kästchen anzuhakenchecked
Freitext
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Falls gewünscht, kann ist dieses Feld ein selbst gewählter Freitext eingegeben werden.
Reisekosten
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Bearbeiter: Der Bearbeiter dieses Reisekosten-Dokuments ist anzugeben
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Kein Briefpapier und Logo: Durch Anhaken wird kein Briefpapier und Logo verwendetused
Interne Bemerkung
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Hier kann zusätzlich eine interne Bemerkung durch den Bearbeiter eingegeben werden.
Nach Anlage neuer Reisekosten, können aus der Auswahlliste auf der rechten Seite diese Aktionen ausgewählt werden:
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Reisekosten stornieren: Durch diese Aktion werden die Reisekosten storniert und nicht weiter verfolgt
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Reisekosten kopieren: Diese Aktion kopiert sämtliche Angaben und eine identische Kopie des vorliegenden Reisekostenantrags entsteht
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Reisekosten an Buchhaltung: Diese Aktion schickt die Daten der Reisekosten an die interne Buchhaltung. Dadurch werden die Reisekosten in den Reiter nicht gebuchte Reisekosten verschoben.
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Reisekosten buchen: Hier werden die Reisekosten auf das für den Mitarbeiter hinterlegte Verrechnungskonto gebucht. Eine Anleitung zur Erstellung des Geschäftskontos mit dem Typ Verrechnungskonto findest du in diesem Artikel.
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Reisekosten freigeben: Diese Aktion gibt die Reisekosten frei, der Status des Antrags ändert sich zu "freigegeben"
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PDF öffnen: Diese Aktion produziert eine PDF Datei, die identisch ist zum Dokument, das unter Vorschau erscheint
Wenn die Aktion Reisekosten buchen gewählt wurde, sind im Anschluss die verbuchten Kosten als Ausgabe unter Buchhaltung > Zahlungseingang im jeweiligen Konto wiederzufinden. Dort können diese bei Belastung des Firmenkontos auf einen Kontenrahmen gebucht werden.
Im Unterreiter Positionen können die Positionen der Reisekosten eingetragen werden.
Hier können folgende Eigenschaften vergeben werden:
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Datum: Das Datum, an dem die Reisekosten angefallen sind, ist einzugeben
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Kostenart: Aus der Auswahlliste ist die Kostenart der Reisekosten auszuwählen
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Betrag: Der Betrag der angefallenen Reisekosten ist einzutragen
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Abrechnung bei Kunde: Durch Anhaken werden die Reisekosten beim Kunden abgerechnet
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Sonstige MWST: Hier ist aus der Auswahlliste die jeweilige Mwst. auszuwählen
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Kommentar: Hier kann ein Kommentar zu den Reisekosten gesetzt werden
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Bezahlt: Aus der Auswahlliste ist die Bezahlart auszuwählen
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Aktion: In der Aktionsspalte kann eine Aktion ausgewählt werden
Anmerkung
Um eine Kostenart auswählen zu können, sind zuvor unter App Center > Reisekostenart die Reisekostenarten im System anzulegen. Es sind hier z.B. zweistellige oder dreistellige Nummern zu verwenden. Weitere Hinweise siehe Reisekostenart.
Hier ist beispielhaft ein Dokument dargestellt, das alle nötigen Informationen über die Reisekosten zusammenfasst.
In Verbindung mit Zahlungseingang/Kontoimport können bei den Reisekosten auch die Buchungskonten verwendet werden. Diese Zusatzfunktion wird nur benötigt, wenn die Reisekosten in Einzelzeilen für die Buchhaltung einzeln aufgesplittet dargestellt werden sollen.
Unter Administration > Buchhaltung > Geschäftskonten kann jeweils ein Buchungskonto für den Arbeitnehmer und eines für die Firma mit entsprechendem DATEV-Konto angelegt werden. Dabei muss der richtige Kontentyp aus der Auswahlliste gewählt werden. Um ein neues Konto anzulegen ist auf Geschäftskonto > +NEU > Custom zu klicken.
Um Reisekosten der Firma abzurechnen, sind folgende Angaben unbedingt zu machen:
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˙Bezeichnung: Die interne Bezeichnung kann beliebig gewählt werden
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Typ: Aus der Auswahlliste ist als Typ des Kontos "Sonstige Verbindlichkeiten Firma" auszuwählen
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Aktiv: Der Haken ist hier für die Aktivierung des Kontos zu setzen
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Änderungen erlauben: Um nachträgliche Änderungen an den Kontobuchungen zu erlauben, ist dieses Kästchen anzuhaken
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DATEV Konto: Die Nummer des Kontenrahmens für das Bankkonto ist einzugeben
Um Reisekosten der Firma abzurechnen, sind folgende Angaben unbedingt zu machen:
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Bezeichnung: Die interne Bezeichnung kann beliebig gewählt werden
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Typ: Aus der Auswahlliste ist als Typ des Kontos "Verrechnungskonto" auszuwählen
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Aktiv: Der Haken ist hier für die Aktivierung des Kontos zu setzen
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Änderungen erlauben: Um nachträgliche Änderungen an den Kontobuchungen zu erlauben, ist dieses Kästchen anzuhaken
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DATEV Konto: Die Nummer des Kontenrahmens für das Bankkonto ist einzugeben
Das jeweilige Verrechnungskonto muss unter Stammdaten > Adressen> Details > Sonstige Daten hinterlegt werden.
Im Reiter Übersicht gibt es neben dem Unterreiter Reisekosten auch noch den Unterreiter nicht gebuchte Reisekosten. Dort werden in der Übersicht alle Reisekosten aufgelistet, die schon angelegt wurden und bei denen die Aktion Reisekosten an Buchhaltung durchgeführt wurde.