Inhaltsverzeichnis
Die Reisekosten sind im Menü bei "Buchhaltung → Reisekosten" zu finden. In diesem Modul können angefallene Reisekosten eingetragen und alle wichtigen Informationen eingepflegt werden.
Reisekosten anlegen
Um Reisekosten neu anzulegen, ist unter Buchhaltung → Reisekosten → Details → Reisekosten auf den Button "+NEU" zu klicken.
Für die Reisekosten können folgende Daten eingetragen werden:
Kunde
- Kunden-Nr. → Es ist entweder die Kundennummer, die in xentral bereits angelegt wurde, über das "Lupe"-Icon auszuwählen oder eine neue Kundennummer einzugeben
- Kundenname → Es ist der Name des Kunden einzugeben, der betreut wurde
Über den "übernehmen"-Button wird nach Eingabe der Kundennummer automatisch der Kundenname und alle dazugehörigen Daten ausgefüllt.
Mitarbeiter
- Mitarbeiter-Nr. → Es ist die Mitarbeiternummer anzugeben, dabei kann über das "Lupe"-Icon ein Mitarbeiter mit entsprechender Nummer aus der Liste ausgewählt werden
- Anlass der Reise → Der Anlass der Reise ist möglichst präzisiert einzugeben
- Von (Datum) → Das Startdatum der Reise ist einzugeben
- Von (Zeit) → Die Startzeit der Reise ist anzugeben
- Bis (Datum) → Das Enddatum der Reise ist einzugeben
- Bis (Zeit) → Die Endzeit der Reise ist anzugeben
Allgemein
- Projekt → Das Projekt, das mit der Reise zusammenhängt, ist einzugeben
- Teilprojekt → Falls die Reise sogar einem Teilprojekt zugeordnet werden kann, ist dieses Teilprojekt hier einzupflegen
- Status → Der Status der Reisekosten ist auf anzugeben. Als Grundeinstellung ist "angelegt" vorhanden
- Auftrag → Der Auftrag der Reise ist anzugeben
- Datum → Das Datum der Anlage der Reisekosten ist anzugeben
- Schreibschutz → Falls das Dokument der Reisekosten schreibgeschützt sein soll, ist das Kästchen anzuhaken
Freitext Falls gewünscht, kann ist dieses Feld ein selbst gewählter Freitext eingegeben werden.
Reisekosten
- Bearbeiter → Der Bearbeiter dieses Reisekosten-Dokuments ist anzugeben
- Kein Briefpapier und Logo → Durch Anhaken wird kein Briefpapier und Logo verwendet
Interne Bemerkung Hier kann zusätzlich eine interne Bemerkung durch den Bearbeiter eingegeben werden.
Aktionen in den Reisekosten
Nach Anlage neuer Reisekosten, können aus dem Drop-Down-Menü auf der rechten Seite diese Aktionen ausgewählt werden:
- Reisekosten stornieren → Durch diese Aktion werden die Reisekosten storniert und nicht weiter verfolgt
- Reisekosten kopieren → Diese Aktion kopiert sämtliche Angaben und eine identische Kopie des vorliegenden Reisekostenantrags entsteht
- Reisekosten an Buchhaltung → Diese Aktion schickt die Daten der Reisekosten an die interne Buchhaltung
- Reisekosten buchen → Diese Aktion bucht die entstandenen Reisekosten
- Reisekosten freigeben → Diese Aktion gibt die Reisekosten frei, der Status des Antrags ändert sich zu "freigegeben"
- PDF öffnen → Diese Aktion produziert eine PDF Datei, die identisch ist zum Dokument, dass unter "Vorschau" erscheint
Wenn die Aktion "Reisekosten buchen" gewählt wurde, sind im Anschluss die verbuchten Kosten als Ausgabe unter Buchhaltung → Zahlungseingang im jeweiligen Konto wiederzufinden. Dort können diese bei Belastung des Firmenkontos auf einen Kontenrahmen gebucht werden.
Positionen der Reisekosten
Im Untertab "Positionen" können die Positionen der Reisekosten eingetragen werden.
Hier können folgende Eigenschaften vergeben werden:
- Datum → Das Datum, an dem die Reisekosten angefallen sind, ist einzugeben
- Kostenart → Aus dem Drop-Down-Menü ist die Kostenart der Reisekosten auszuwählen
- Betrag → Der Betrag der angefallenen Reisekosten ist einzutragen
- Abrechnung bei Kunde → Durch Anhaken werden die Reisekosten beim Kunden abgerechnet
- Sonstige MWST → Hier ist aus dem Drop-Down-Menü die jeweilige Mwst. auszuwählen
- Kommentar → Hier kann ein Kommentar zu den Reisekosten gesetzt werden
- Bezahlt → Aus dem Drop-Down-Menü ist die Bezahlart auszuwählen
- Aktion → In der Aktionsspalte kann eine Aktion ausgewählt werden
Hinweis: Um eine Kostenart auswählen zu können, sind zuvor unter Meine Apps → Reisekostenart die Reisekostenarten im System anzulegen. Es sind hier z.B. zweistellige oder dreistellige Nummern zu verwenden. Weitere Hinweise siehe Reisekostenart.
Reisekostenvorschau
Hier ist beispielhaft ein Dokument dargestellt, das alle nötigen Informationen über die Reisekosten zusammenfasst.
Reisekosten Verrechnungskonten (optional)
In Verbindung mit Zahlungseingang/Kontoimport können bei den Reisekosten auch die Buchungskonten verwendet werden. Diese Zusatzfunktion wird nur benötigt, wenn die Reisekosten in Einzelzeilen für die Buchhaltung einzeln aufgesplittet dargestellt werden sollen.
Unter Administration → Einstellungen → Buchhaltung → Geschäftskonten kann jeweils ein Buchungskonto für den Arbeitnehmer und eines für die Firma mit entsprechendem DATEV-Konto angelegt werden. Dabei muss der richtige Kontentyp im DropDown-Menü gewählt werden. Um ein neues Konto anzulegen ist auf Geschäftskonto → +NEU → Custom zu klicken.
Reisekosten Firma
Um Reisekosten der Firma abzurechnen, sind folgende Angaben unbedingt zu machen:
- Bezeichnung → Die interne Bezeichnung kann beliebig gewählt werden
- Typ → Aus dem Drop-Down-Menü ist als Typ des Kontos "Sonstige Verbindlichkeiten Firma" auszuwählen
- Aktiv → Der Haken ist hier für die Aktivierung des Kontos zu setzen
- Änderungen erlauben → Um nachträgliche Änderungen an den Kontobuchungen zu erlauben, ist dieses Kästchen anzuhaken
- DATEV Konto → Die Nummer des Kontenrahmens für das Bankkonto ist einzugeben
Reisekosten Arbeitnehmer
Um Reisekosten der Firma abzurechnen, sind folgende Angaben unbedingt zu machen:
- Bezeichnung → Die interne Bezeichnung kann beliebig gewählt werden
- Typ → Aus dem Drop-Down-Menü ist als Typ des Kontos "Verrechnungskonto" auszuwählen
- Aktiv → Der Haken ist hier für die Aktivierung des Kontos zu setzen
- Änderungen erlauben → Um nachträgliche Änderungen an den Kontobuchungen zu erlauben, ist dieses Kästchen anzuhaken
- DATEV Konto → Die Nummer des Kontenrahmens für das Bankkonto ist einzugeben
Das jeweilige Verrechnungskonto muss unter Stammdaten → Adressen → Details → Sonstige Daten hinterlegt werden.
Nicht gebuchte Reisekosten
Im Tab "Übersicht" gibt es neben dem Untertab "Reisekosten" auch noch den Untertab "nicht gebuchte Reisekosten". Dort werden in der Übersicht alle Reisekosten aufgelistet, die schon angelegt wurden und bei denen die Aktion "Reisekosten an Buchhaltung" durchgeführt wurde.
Reisekosten in Bearbeitung
Im Untertab "in Bearbeitung" finden sich alle bereits angelegten Reisekosten wieder, bei welchen aber noch keine Aktion durchgeführt wurde.