Die Versandart DHL Retoure in Xentral erlaubt dir die Nutzung der DHL-Produkte Retoure National und Retoure International. Diese Produkte werden von DHL speziell für die Abwicklung von nationalen und internationalen Retouren angeboten und stehen in deinen DHL-Geschäftskundenportal zur Buchung bereit.
Wichtig
Die Einrichtung der Versandart DHL Retoure in Xentral ist nur wichtig für dich, wenn du die neueste Schnittstelle der Versandart DHL nutzt. Für die Versandart DHL (Alt) und alle anderen Versanddienstleister sind die Informationen in diesem Artikel nicht relevant.
Du benötigst die Versandart DHL Retoure, wenn du die neueste Versandart DHL in Xentral nutzt und den Sendungen an deine Kunden direkt beim Versand ein passendes Retourendokument beilegen oder aber das Retourendokument auf Anfrage deiner Kunden nachträglich erzeugen und ihnen per E-Mail zukommen lassen möchtest. Dieses Retourendokument wird im Format DIN A4 ausgedruckt und enthält die folgenden Bestandteile:
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Retouren-Versandlabel im Format DIN A5
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Sendungsinformationen (Absender- und Empfängeradresse, Sendungsnummer)
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Anleitung zum Ausdruck des Retourenlabels durch den Kunden per QR-Code
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Informationen zu DHL-Annahmestellen für die Einlieferung der Retoure
Die Xentral Versandart DHL Retoure bietet dir die folgenden Features:
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Effiziente und moderne Retourenabwicklung für die Versandart DHL
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Unkomplizierter Retourenprozess für deine Kunden, da kein Drucker benötigt wird
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Bequeme Retourenabgabe per QR-Code in Postfilialen, Paketshops und Packstationen
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Volle Kostenkontrolle durch Nutzung eines Pauschalpreises für die DHL-Produkte Retoure National und Retoure International
Detaillierte Informationen über verfügbare Extra-Services und häufig gestellte Fragen zu den Retouren-Produkten von DHL stehen dir direkt bei DHL zur Verfügung.
Um DHL Retoure als Versandart in Xentral zu nutzen, legst du zunächst eine neue Versandart an. Anschließend aktivierst du diese mit deinen vorliegenden Vertragsdaten von DHL. Es braucht nur einige Minuten und wenige Schritte, bist du bereit für die Retourenabwicklung bist!
Anmerkung
Um die Versandart DHL Retoure in Xentral einzurichten, benötigst du Folgendes:
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Benutzername und Passwort deines Kontos im DHL-Geschäftskundenportal
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Im DHL-Geschäftskundenportal muss das Produkt Retoure National oder Retoure International für deinen Vertrag gebucht und aktiviert sein.
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Suche mithilfe der Smart Search nach Versandarten.
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Klicke oben rechts auf + NEU.
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Wähle DHL Retoure aus.
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Gib die Informationen wie unten beschrieben ein.
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Klicke auf Weiter.
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Du kannst nun optionale Einstellungen zur Projekt- und Druckerzuordnung vornehmen. Klicke erneut auf Weiter, um die Einstellungen zu überspringen. Die benötigten Einstellungen nimmst du im nächsten Schritt gesammelt vor.
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Benutzername |
Benutzername deines Kontos im DHL-Geschäftskundenportal |
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Passwort |
Passwort deines Kontos im DHL-Geschäftskundenportal |
Nachdem du die oben beschriebenen Einstellungen vorgenommen hast, öffnet sich automatisch das Einstellungsmenü für die neu erstellte Versandart.
Zusätzlich zu den oben beschriebenen Einstellungen musst du noch einige wenige weitere Einstellungen in der Versandart DHL Retoure vornehmen.
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Falls du dich nicht mehr im Einstellungsmenü der Versandart befindest, suche mithilfe der Smart Search nach Versandarten. Klicke dann bei DHL Retoure auf das Stift-Symbol rechts.
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Aktiviere im Bereich Experte die Option Zusätzliche Einstellungen anzeigen.
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Nimm die Einstellungen wie unten beschrieben vor.
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Klicke auf Speichern.
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Bezeichnung |
Hier findest du die Bezeichnung der Versandart, wie sie in Xentral beispielsweise bei der Auftragsbearbeitung angezeigt wird.Die Bezeichnung ist nur für dich und deine Mitarbeiter sichtbar. Achte darauf, dass jede Bezeichnung nur einmal in Xentral vorkommt, damit die Versandart stets eindeutig identifiziert werden kann. |
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Typ |
Dies ist eine interne Feldbezeichnung, die für die Zuordnung bei deinen Online-Shops und anderen Verkaufsplattformen benötigt wird. Verändere diese Bezeichnung nach Möglichkeit nicht! Solltest du diese Bezeichnung doch einmal anpassen, denke daran, sie auch in den Einstellungen deines Shops und deiner sonstigen Verkaufsplattformen genau passend abzuändern. Eine Ausnahme besteht, wenn du ohne Online-Shops oder Verkaufsplattformen arbeitest. In diesem Fall kannst du den Namen des Typs nach deinen Wünschen umbenennen. |
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Modul |
Gib hier das passende Xentral Modul an. In diesem Fall handelt es sich um DHL Retoure. Es ist auch möglich, der Versandart ein anderes Modul zuweisen. Beachte jedoch, dass dabei bereits gesetzte Einstellungen verloren gehen und der Modulname in nicht schreibgeschützten Belegen aktualisieren wird, falls du hier eine Änderung vornimmst. |
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Projekt |
Gib optional eine Projektzuordnung an. Diese wird benötigt, wenn du die Versandart auf einen bestimmten Verkaufskanal oder ein Projekt (beispielsweise eine spezifische Niederlassung) beschränken möchtest. Ist dies nicht der Fall, bleibt dieses Feld leer und gilt somit für alle Projekte und Benutzergruppen. |
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Aktiv |
Aktiviere diese Option, sobald du alle benötigten Einstellungen für die Versandart vorgenommen hast. AnmerkungNicht mehr verwendete Versandarten kannst du später deaktivieren. Beachte jedoch, dass deaktivierte Versandarten nur noch in bereits erstellten Belegen angezeigt werden. In neu erstellten Belegen und in Benutzerflächen wie der Auftragsübersicht oder in den Kundendaten steht eine deaktivierte Versandart nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung. Du kannst Versandarten auch löschen. Dadurch wird jedoch auch die Versandhistorie gelöscht. Deshalb solltest du nur fälschlicherweise angelegte Versandarten löschen, die du nicht produktiv genutzt hast. |
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Kein Portocheck |
WichtigDiese Einstellung ist für die Versandart DHL Retoure nicht relevant. Aktiviere diese Option deshalb nicht. |
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Drucker Paketmarke |
Wähle aus dem Dropdown-Menü den Drucker aus, der standardmäßig für Retourenlabels genutzt werden soll. Beachte, dass hier nur Drucker auswählbar sind, die du bereits in Xentral eingerichtet hast. Je nachdem, wie und wo der Versandprozess in deinem Unternehmen abläuft, kannst du hier genau den Drucker auswählen, den du benötigst - egal ob direkt am Schreibtisch oder am Packtisch im Lager. |
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Drucker Export |
WichtigDiese Einstellung ist für die Versandart DHL Retoure nicht relevant. Aktiviere diese Option deshalb nicht. |
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Versandmail |
Lege hier fest, nach welchen Regeln Benachrichtigungen über die Erstellung des Retourenauftrags per E-Mail an deine Kunden verschickt werden sollen. Die folgenden drei Optionen stehen dir zur Verfügung: Standardverhalten: Die Logistikeinstellungen aus dem Projekt werden verwendet. Diese Einstellungen nimmst du im Menü Einstellungen > Grundeinstellungen > Projekte > Projekt öffnen > Tab: Einstellungen > Tab: Logistik / Versand vor. In den Bereichen Stufe 1 (Pick/Kommissionierung) und Stufe 2 (Pack) definierst du über die Checkboxen namens E-Mail, bei welchen Schritten deine Kunden über den Stand des Retourenauftrags informiert werden. Keine Versandmail: Für diese Versandart wird keine Benachrichtung per E-Mail versendet. Eigene Textvorlage: Für diese Versandart wird die ausgewählte Textvorlage per E-Mail versendet. Diese Vorlage musst du vorab im Menü Einstellungen > Grundeinstellungen > Belege > Textvorlagen erstellen. Anschließend wählst du die gewünschte Vorlage im Dropdown-Menü Textvorlage aus. Durch diese Auswahl werden die Logistikeinstellungen des Projekts für diese Versandart nicht genutzt. |
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Lieferungen unterstützt |
WichtigDiese Einstellung ist für die Versandart DHL Retoure nicht relevant. Daher ist es nicht möglich, diese Option zu aktivieren. |
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Retouren unterstützt |
Diese Option musst du zwingend aktivieren, damit du DHL Retoure als Versandart für Retourenaufträge auswählen und Retourenlabels in Xentral erstellen kannst. |
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Retourenempfänger |
Wähle hier die Adresse aus, an die Retouren, die dich über die Versandart DHL Retoure erreichen, addressiert werden sollen. Diese Adresse muss mit deinen Retouren-Adressangaben im DHL-Geschäftskundenportal übereinstimmen. Die hier ausgewählte Adresse erscheint auf dem Retourenlabel als Empfängeradresse. |
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Tracking-Nummer in Auftrag übernehmen |
Aktiviere diese Option, um die Trackingnummer nach der Erstellung des Retourenlabels direkt in den entsprechenden Retourenauftrag in Xentral zu übernehmen. So bleibt die Trackingnummer dauerhaft in deinem System vermerkt und du musst das Retourenlabel nach der Erstellung nicht erneut abscannen, um diese Daten in Xentral zu erfassen. |
Im letzten Schritt ordnest du die neu angelegte Versandart DHL Retoure in den Einstellungen deiner Versandart DHL als Retouren-Versandart zu. Dies ist notwendig, damit die Versandart DHL Retoure bei der Erstellung einer Retoure korrekt automatisch vorausgewählt und das Retourenlabel passend zur ursprünglichen DHL-Sendung erzeugt werden kann.
Wichtig
Für jedes von dir gebuchte DHL Produkt hast du eine separate Versandart in Xentral angelegt. Die unten beschriebenen Schritte musst du deshalb für jede DHL-Versandart vornehmen, für die du die Versandart DHL Retoure nutzen möchtest. Gehe dazu wie unten beschrieben vor.
Tipp
Die Xentral Versandarten, die zur neuen DHL-Schnittstelle gehören, erkennst du daran, dass das Modul dhl in der Übersicht angezeigt wird.
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Suche mithilfe der Smart Search nach Versandarten.
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Öffne die entsprechende DHL-Versandart, für die du DHL Retoure als Rücksendemethode nutzen möchtest.
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Aktiviere im Bereich Experte die Option Zusätzliche Einstellungen anzeigen.
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Wähle im Dropdown-Menü Bevorzugte Rücksendemethode die Option DHL Retoure aus.
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Wähle im Dropdown-Menü Retouren-Versandart für beigelegtes Rücksendeetikett die Option DHL Retoure aus. Diese Einstellung hängt davon ab, welchen Workflow dein Unternehmen im Bezug auf Retouren nutzt. Im folgenden Kapitel erfährst du mehr über die möglichen Optionen für die Retourenabwicklung mit DHL Retoure.
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Optional: Aktiviere die Option Retourenlabel zusammen mit Paketmarke drucken, falls du das ausgedruckte Retourendokument direkt beim Versand der ursprünglichen Sendung im Paket beilegen möchtest.
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Klicke auf Speichern.
Je nachdem, ob du das Retourenlabel direkt der ursprünglichen Sendung an deine Kunden beilegen möchtest oder deinen Kunden anbieten möchtest, Retouren selbstständig anzumelden und das Retourenlabel zu Hause, in einer Postfiliale oder an einer Packstation auszudrucken, hast du verschiedene Möglichkeiten, die Versandart DHL Retoure in deinem Tagesgeschäft zu nutzen. Diese Möglichkeiten werden in den folgenden Abschnitten kurz beschrieben, sodass du weißt, welche Schritte jeweils in Xentral notwendig sind.
Nutzt du bereits das Xentral Retourenportal? Dann haben deine Kunden jederzeit die Möglichkeit, ihre Retouren selbstständig anzumelden und im Anschluss direkt auf das benötigte Retourenlabel für die Rücksendung zuzugreifen. Bei diesem Anwendungsfall musst du außer den oben beschriebenen Einstellungen zur Einrichtung der Versandart DHL Retoure keine weiteren Schritte vornehmen. Durch die Anbindung des Retourenportals an Xentral wird der gesamte Retourenprozess automatisiert, sodass du Retourenaufträge und Retourenlabels nicht manuell in Xentral erstellen musst.
Wichtig
Achte darauf, bei Verwendung des Retourenportals die Option Retourenlabel zusammen mit Paketmarke drucken in den Einstellungen der Versandart DHL nicht zu aktivieren.
Alle wichtigen Informationen zum Retourenportal und zu den Abläufen in Xentral findest du in diesem Artikel.
Durch die Anbindung der Versandart DHL Retoure in Xentral hast die Möglichkeit, Sendungen mit der Versandart DHL direkt das Retourendokument beizulegen. Dieses Dokument enthält unter anderem ein vorgefertigtes Retourenlabel, das deine Kunden im Fall einer Retoure direkt nutzen können, um die Retoure zu versenden.
Anmerkung
Aktiviere bei diesem Anwendungsfall die Option Retourenlabel zusammen mit Paketmarke drucken in den Einstellungen der Versandart DHL. Auf diese Weise wird das Retourendokument direkt im Versandprozess mit ausgedruckt, sodass du das Retourendokument inklusive Retourenlabel beim Verpacken der Waren direkt beilegen kannst.
In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, Retouren zu Aufträgen mit der Versandart DHL manuell anzulegen, beispielsweise wenn Kunden dich per E-Mail oder Telefon kontaktieren und Artikel zurücksenden möchten. Je nach den Produkten, die du verkaufst, möchtest du Kunden eventuell keine direkte Möglichkeit zur Rücksendung anbieten oder jeden Fall prüfen, bevor du ein Retourenlabel zur Verfügung stellst.
Wichtig
Achte darauf, bei manueller Erstellung von Retourenaufträgen die Option Retourenlabel zusammen mit Paketmarke drucken in den Einstellungen der Versandart DHL nicht zu aktivieren.
Wenn Kunden eine Retoure bei dir anfragen, gehst du in Xentral wie folgt vor, um manuell einen Retourenauftrag anzulegen und das entsprechende Retourenlabel zu erstellen:
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Öffne im Menü Verkaufen > Auftrag den ursprünglichen Auftrag.
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Wähle im Dropdown-Menü Aktion oben rechts die Aktion als Retoure weiterführen aus.
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Die Ansicht Retoure wird geöffnet.
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Gib im Feld Retoure die zu retournierenden Artikelmengen ein.
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Wähle im Feld Grund den passenden Retourengrund aus.
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Klicke im Anschluss auf Retoure erzeugen.
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Der Retourenauftrag wird angelegt und automatisch geöffnet.
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Du kannst den Retourenauftrag nun erneut überprüfen.
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Klicke auf Freigeben.
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Klicke im Bereich Aktion rechts auf Retourenlabel erstellen.
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Öffne das Tab Paketmarke, um den Paketmarkendialog zu öffnen.
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Stelle sicher, dass die Versandart DHL Retoure ausgewählt ist. Andernfalls kannst du die Versandart per Klick auf Andere Versandart wählen ändern.
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Klicke zum Abschluss auf Paketmarke drucken.
Nun kannst du das Retourendokument inklusive QR-Code Retourenlabel im PDF-Format per E-Mail an deinen Kunden senden. Dein Kunde entscheidet dann selbst, ob er das Retourenlabel ausdruckt oder den QR-Code an einer Packstation, in einem Paketshop oder einer Postfiliale scannen lässt, um das Retourenlabel zu erhalten.